V tomto příspěvku malého seriálu s několika navazujícími dalšími články se věnujeme účetnictví firem, základním účetním zásadám, pravidlům a náležitostem. Je určen zejména začínajícím podnikatelům, aby se seznámili se základy vedení účetnictví, nutností archivace dokladů, standardními operacemi a dalšími potřebnými pojmy, protože dle našich zákonů je nutné, aby podnikatel v určité právní formě svoje účetnictví vedl či zajistil, neboť odpovídá za jeho správnost a včasnost. V článku si popíšeme jednu ze tří povinných složek účetnictví, tj. účetní doklady, jejich náležitosti a jejich oběh v podniku.
|
Získejte na 10 dní ZDARMA
|
Základní účetní zásady a náležitosti
Ing.
Jana
Bellová,
Ph.D.,
Ing.
Jaroslav
Zlámal,
Ing. Ph.D.
1 Obecná pravidla účetnictví
Zákon o účetnictví definuje zásady vedení účetnictví pro tzv.
účetní jednotky
. Těmito jednotkami jsou:–
všechny právnické osoby (PO),
–
všechny fyzické osoby (FO), které vykonávají svou činnost na základě oprávnění (tj. podnikání na základě živnostenského listu), popř. jinou výdělečnou činnost na základě zvláštních předpisů (advokáti, poradci atd.), a pro daňové účely vykazují své výdaje na dosažení, zajištění a udržení příjmů.
Ze znění zákona vyplývají pro účetní jednotky (dále jen „ÚJ“) určité povinnosti:
a)
ÚJ účtují v systému podvojného účetnictví:
–
o stavu a pohybu majetku a jiných aktiv, závazků a jiných pasiv,
–
o nákladech a výnosech (resp. výdajích a příjmech v daňové evidenci),
–
o výsledku hospodaření.
b)
ÚJ účtují o skutečnostech, které jsou předmětem účetnictví, do období, s nímž tyto skutečnosti časově a věcně souvisí (dále jen „účetní období“), není-li možné tuto zásadu dodržet, mohou účtovat i v účetním období, v němž zjistily uvedené účetní skutečnosti.V účetním období ÚJ účtují o uvedených skutečnostech v souladu s účetními metodami. Pro daňovou evidenci platí, že se veškeré výdaje a příjmy evidují až v okamžiku jejich skutečného zaplacení nebo přijetí.
c)
Účetním obdobím
je nepřetržitě po sobě jdoucích dvanáct měsíců
, není-li v určitých paragrafech zákona o účetnictví stanoveno jinak. Účetní období se buď shoduje s kalendářním rokem (od 1. 1. do 31. 12.) nebo je hospodářským rokem. Poznámka: K zavedení pojmu „hospodářský rok“ a umožnění některým poplatníkům účtovat v účetním období, které není totožné s kalendářním rokem, došlo s účinností od 1. 1. 2001 zákonem č. 492/2000 Sb.d)
Hospodářským rokem
je účetní období, které začíná prvním dnem jiného měsíce, než je leden, musí však splňovat podmínku dvanácti po sobě jdoucích měsíců. Hospodářský rok mohou uplatnit pouze ÚJ, které jsou podnikateli, a to pouze s vědomím příslušného správce daně (finančního úřadu). Oznámení správci daně musí být však doručeno před začátkem účtování.(Poznámka: Kategorie „hospodářský rok“ byla zavedena především pro potřeby právnických osob podléhajících konsolidaci, jejichž mateřské společnosti mají sídlo v zahraničí.
Konsolidace
se provádí u akciových společností, pokud má tato společnost majetkovou účast nad 20 % ještě v jiných podnicích. Zanikne tím nutnost sestavování dvou účetních závěrek.) Na rozdíl od právnických osob mají fyzické osoby i nadále zdaňovací období stejné s kalendářním rokem.
e)
V určitých zákonem vyjmenovaných případech
může být účetní období kratší nebo delší
než dvanáct měsíců, a to:
–
při vzniku ÚJ v období tří měsíců před koncem kalendářního roku nebo při zániku ÚJ v období tří měsíců po skončení kalendářního roku může být účetní období o příslušnou dobu delší než dvanáct měsíců,
–
při přechodu z kalendářního na hospodářský rok účetní období bezprostředně předcházející změně účetního období může být kratší nebo i delší než dvanáct měsíců.
f)
ÚJ právnické osoby (PO), které mají sídlo na území ČR a organizační složky státu podle zvláštního právního předpisu jsou povinny vést účetnictví ode dne svého vzniku až do dne svého zániku. ÚJ fyzické osoby (FO), které podnikají nebo provozují jinou samostatnou výdělečnou činnost, pokud prokazují své výdaje vynaložené na dosažení, zajištění a udržení příjmů pro účely zjištění základu daně z příjmů, a dále zahraniční osoby, pokud na území ČR podnikají nebo provozují jinou činnost podle zvláštních právních předpisů, jsou povinny vést účetnictví ode dne zahájení činnosti až do dne ukončení činnosti
g)
ÚJ jsou povinny dodržovat při vedení účetnictví:
–
obsahové vymezení účetních knih,
–
účetní metody, způsoby oceňování, postupy odpisování, tvorby a použití opravných položek a rezerv,
–
vést jedno účetnictví za ÚJ jako celek.
h)
ÚJ jsou povinny vést účetnictví jako soustavu účetních záznamů, přitom mohou použít technických prostředků, nosičů informací a programového vybavení. Účetním záznamem se rozumí data, která jsou nositeli informací týkajících se předmětu účetnictví nebo jeho vedení. Každou informaci jsou ÚJ povinny zaznamenávat výhradně jen účetními záznamy. Jednotlivé účetní záznamy mohou být seskupovány do účetních záznamů nesoucích souhrnnou informaci. Takovými účetními záznamy jsou zejména účetní doklady, účetní zápisy, účetní knihy, odpisový plán, inventurní soupisy, účtový rozvrh, účetní závěrka a výroční zpráva. ÚJ jsou povinny vést takové účetní záznamy nejméně v rozsahu stanoveném zákonem o účetnictví.Pro vedení účetnictví je možné použít prostředků výpočetní (a jiné) techniky. Pro přenos dat je možné použít nosiče dat, mikrografické záznamníky, mikrofiše. Takto vedené účetnictví musí být v souladu s projekčně programovou dokumentací. (Poznámka: Vyplývá z toho povinnost archivovat software i po skončení používání obslužného programu.)
i)
ÚJ jsou povinny vést účetnictví v peněžních jednotkách české měny. V případě pohledávek a závazků, podílů, cenných papírů a derivátů, cenin, pokud jsou vyjádřeny v cizí měně, devizových hodnot s výjimkou zlata, jsou ÚJ povinny použít současně i cizí měnu. Tato povinnost platí i u opravných položek, rezerv a technických rezerv, pokud majetek a závazky, kterých se týkají, je vyjádřen v cizí měně. ÚJ jsou povinny vést účetnictví v českém jazyce. Účetní doklady mohou být vyhotoveny v cizím jazyce jen tehdy, je-li splněna podmínka srozumitelnosti určená § 8 odst. 5 zákona o účetnictví.
j)
ÚJ mohou pověřit vedením účetnictví i jinou PO či FO. Tímto pověřením se však ÚJ nezbavuje odpovědnosti za řádně vedené účetnictví.Prakticky to znamená možnost postihu ÚJ ze strany např. finančního úřadu. ÚJ se pak může hojit občansko-civilní cestou na FO či PO pověřenou vedením jejího účetnictví.
k)
ÚJ dokládají skutečnosti, které jsou předmětem účetnictví (tj. účetní případy) účetními doklady. Je možné zachycení i přímo jako data, pak je nutné, aby jejich vznik byl v souladu s dokumentací (software). ÚJ zapisují účetní případy v účetních knihách.ÚJ jsou povinny inventarizovat majetek a závazky.
l)
ÚJ jsou povinny sestavovat účetní závěrku jako řádnou, popřípadě jako mimořádnou nebo mezitímní. (Poznámka: Pro určité PO platí povinnost sestavovat kromě toho i konsolidovanou účetní závěrku.)
m)
ÚJ jsou povinny vést účetnictví:
úplně, průkazným způsobem, pravdivě, správně, srozumitelně, přehledně a způsobem zaručujícím trvalost účetních záznamů.
–
Účetnictví je správné, jestliže ÚJ vede účetnictví tak, že to neodporuje zákonu o účetnictví a ostatním právním předpisům ani neobchází jejich účel;
–
Účetnictví je úplné, jestliže ÚJ zaúčtovala v účetním období v účetních knihách všechny účetní případy, které měla zaúčtovat, a sestavila včas účetní závěrku, popř. další zákonem o účetnictví požadované výstupy, a to přehledně uspořádané;
–
Účetnictví je průkazné, jestliže všechny účetní záznamy tohoto účetnictví jsou průkazné a ÚJ provedla inventarizaci;
–
Účetnictví je srozumitelné, jestliže umožňuje jednotlivě i v souvislostech spolehlivě a jednoznačně určit obsah účetních případů a obsah účetních záznamů;
–
Účetnictví je vedeno způsobem zaručujícím trvalost účetních záznamů, jestliže ÚJ je schopna splnit povinnosti spojené s jejich úschovou a zpracováním po celou dobu, po niž jsou jí uloženy zákonem o účetnictví.
(Poznámka: Trvalost účetních záznamů musí být zaručena po celou dobu povinné archivace účetních záznamů i účetních dokladů. Doporučuje se však dbát na trvanlivost zápisu i po delší dobu, než je povinná archivace – viz níže, neboť doložení oprávněnosti účtování je záležitostí ÚJ, a v některých případech může žádat finanční úřad průkaz oprávněnosti delší, např. 10 roků, zvláště při návaznosti na trestní zákon. V takovém případě je vlastním zájmem ÚJ doložit oprávněnost účtování právě trvanlivým účetním záznamem či dokladem.)
Obecná pravidla účetnictví spoluvytvářejí tzv.
obecné účetní prostředí
. To je navíc dáno ještě obecnými účetními zásadami.2 Obecné účetní zásady
Rovněž zásady pro vedení účetnictví vycházejí ze znění zákona o účetnictví. Tvoří je zejména:
a)
Zásada
objektivity
účetnictví, která znamená požadavek vedení účetnictví tak, aby účetní závěrka sestavená na jeho základě podávala
věrný a poctivý obraz
předmětu účetnictví a finanční situace ÚJ.
–
Zobrazení je věrné, jestliže obsah položek účetní závěrky odpovídá skutečnému stavu, který je přitom zobrazen v souladu s účetními metodami, jejichž použití je ÚJ uloženo na základě zákona o účetnictví;
–
Zobrazení je poctivé, když jsou při něm použity účetní metody způsobem, který vede k dosažení věrnosti. Poznámka: Ustanovení o věrném a poctivém zobrazení („true and fair view“) přibližuje účetnictví ke Čtvrté směrnici ES, dochází však k větším rozdílům mezi hospodářským výsledkem vykázaným v účetnictví a daňovým základem. Upřednostňuje se tedy ekonomická realita před daňovými předpisy, které podléhají neustálým změnám.
b)
Zásada
bilanční kontinuity
, z níž vyplývá požadavek, aby konečné stavy a počáteční stavy nového účetního období souhlasily.c)
Zásada
stálosti metod
oceňování, postupů účtování a způsobů odpisování. Zde se musíme zmínit o nezbytnosti použití tzv. historických cen, tj. takových cen, za které byl majetek v době svého vzniku skutečně pořízen. Tyto historické ceny přesně vyjadřují některé právní požadavky (např. je zřejmý podíl při podílovém spoluvlastnictví), proto se nemohou během existence majetku měnit, přestože inflace a jiné faktory způsobují, že dnešní pořizovací ceny jsou na zcela jiné úrovni.d)
Zásada
zákazu
znamená, že je zakázáno vzájemné vyrovnávání aktiv a pasiv, nákladů a výnosů, příjmů a výdajů (např. máme-li úroky přijaté ve výši 100 Kč, úroky placené ve výši 30 Kč, musíme mít v účetnictví dva řádky (dva účty), nemůžeme je vzájemně vyrušit a uvést, že máme úroky přijaté ve výši 70 Kč).kompenzace
e)
Zásada opatrnosti
, podle níž je povinností ÚJ promítnout do ocenění majetku a závazků v účetnictví a v účetní závěrce rizika, ztráty, znehodnocení, které jsou známy ÚJ při sestavování účetní závěrky. Aktiva a výnosy se nesmí nadhodnocovat, pasiva a náklady podhodnocovat. Zásada opatrnosti se promítá do účetnictví především tvorbou tzv. opravných položek a tvorbou rezerv.Všechny tyto zásady ústí v jeden zásadní požadavek,
požadavek reálného zobrazení ekonomiky dané účetní jednotky.
3 Účetní doklady
Účetní doklady jsou nezbytnou součástí účetnictví. Platí pravidlo:
Bez účetního dokladu není možné zaúčtovat účetní případ.
Účetní doklady
jsou
originální písemnosti
, které musí splňovat určité
náležitosti
:
–
označení účetního dokladu (např. slovně „faktura“, „daňový doklad“, „paragon“ apod.),
–
obsah účetního případu (není-li to zřejmé nepřímo z názvu), např. „Fakturujeme Vám nákup, prodej...“ atd.),
–
označení účastníků účetního případu (kdo je dodavatel, kdo odběratel atd.),
–
peněžní částku nebo údaj o ceně a množství,
–
datum vyhotovení účetního dokladu,
–
datum uskutečnění účetního případu (není-li shodné s datem vyhotovení účetního případu),
–
podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování (to jen u některých typů dokladů).
Tyto skutečnosti prokazuje ÚJ pouze účetním dokladem.
Účetní doklady se vyhotovují okamžitě po zjištění příslušného hospodářského jevu, resp. bez zbytečného odkladu po zjištění skutečností, které se jimi zachycují.
(Poznámka: Zákon používá termínu „podpisový záznam“, což umožňuje i elektronický podpis dané osoby.)
V závislosti na velikosti podniku mají účetní doklady uvnitř podniku určitý životní cyklus.
Doklady někde vznikají, obíhají mezi podnikovými útvary, archivují se a zanikají. Pokud se jedná o individuálního podnikatele – FO, tak rozsah činností spjatých s oběhem účetních dokladů je minimální, nicméně u velkých anebo prostorově značně dislokovaných podniků existuje poměrně velký oběh dokladů. Podívejme se proto podrobněji na činnosti spjaté
s životním cyklem účetních dokladů v tom maximálním rozsahu.
3.1 Vznik účetních dokladů a jejich oběh
Účetní doklady jsou vesměs vystavovány tam, kde hospodářský jev vznikl, popřípadě tam, kde se o jeho existenci příslušný pracovník nejdříve dozví.
Příklad
–
úbytky či přírůstky materiálu ve skladu jsou zachyceny skladníkem, který vystavuje příjemku či výdejku materiálu,
–
pokladník eviduje přírůstek či úbytek peněz v pokladně vystavením příjmového či výdajového pokladního dokladu,
–
fakturační oddělení podniku vystavuje na základě dodacího listu fakturu odběrateli.
Všechny účetní doklady musí být vystaveny tak, aby byla zaručena trvanlivost zápisu, znamená to zápisy propiskou, psacím strojem, převážně pak počítači. V současné době převažuje i samotné vystavení a zaslání dokladu elektronicky s elektronickým podpisem. Samozřejmě že při vystavení účetního dokladu může dojít k určitým chybám. A zase platí, že případné opravy musí být provedeny předepsaným způsobem tak, aby byla dodržena zásada úplnosti, průkaznosti, správnosti atd.
Doklady uvnitř podniku putují, jejich oběhem jsou pověřeni určití pracovníci, respektive povinnost zajistit oběh a provedení jednotlivých fází vyplývá z pracovního zařazení.
Jednotlivé etapy oběhu účetních dokladů můžeme vyjádřit následující posloupností:
a)
vznik,
b)
ověření správnosti,
c)
příprava k zaúčtování,
d)
vlastní zaúčtování,
e)
archivace,
f)
skartace, tj. zničení.
Podívejme se na jednotlivé etapy podrobněji. O vzniku, případně opravě jsme již hovořili,
proto začneme bodem b).
ad b) Ověření správnosti
Každý doklad by měl být prověřen, přezkoumán, popřípadě přepočítán, a to ze dvou hledisek:
–
z hlediska věcné správnosti,
–
z hlediska formální správnosti.
Přezkoumání věcné správnosti znamená například:
–
zjištění, zda doklad vůbec podniku patří,
–
přezkoumání správnosti uváděných údajů se skutečností (například zda souhlasí dodané množství, zda je fakturována dohodnutá cena, druh zboží, kvalita či zda je správný matematický výpočet).
Přezkoumání formální správnosti znamená ověření, zda doklad obsahuje všechny předepsané náležitosti, popřípadě oprávněnost osob, které doklad podepsaly nebo zaúčtovaly.
ad c) Příprava k zaúčtování
může obsahovat následující činnosti:
–
třídění dokladů,
–
číslování dokladů,
–
zápis dokladů do knih evidence,
–
provedení účtovacího předpisu.
Třídění dokladů
je nutné provádět tehdy, pokud je těchto dokladů mnoho, popřípadě pokud docházejí v určitých dávkách. Třídění se obvykle provádí podle druhu hospodářské operace, například vytřídí se všechny faktury, na jinou hromádku se pak dají všechny příjemky atd. Jiným hlediskem může být hledisko časové, buď dle data vystavení nebo převzetí dokladu, popřípadě se kombinují obě hlediska.Číslování dokladů
nemá žádné závazné normy, velké firmy mají většinou svůj specifický systém číslování sestavený tak, aby se z čísla dokladu daly vyčíst nějaké důležité třídící parametry, jako například z kterého skladu doklad pochází, jaká je to operace apod. V daňové evidenci se používá jen pořadového čísla od počátku účetního období.Zápis dokladů do účetních knih
se neprovádí u všech účetních dokladů, ale především u těch dokladů, kde je třeba sledovat datum splatnosti, popřípadě uhrazenou částku. Takto se vedou například Knihy došlých faktur, Knihy vystavených faktur, Pokladní kniha apod. Tyto knihy nemusí samozřejmě existovat fyzicky, ale jako záznamy v počítači.
Provedení účtovacího předpisu
se týká podvojného účetnictví. V praxi se většinou jedná o razítko, které na účetní doklad dá vedoucí, popřípadě jiná osoba než ta, která potom účetní případ zaúčtuje. Účtovacím předpisem se stanovuje způsob zaúčtování, například v podvojném účetnictví zápis na konkrétní strany Má dáti a Dal konkrétních účtů. V daňové evidenci není účtovací předpis nutný. Účtovací předpis zajišťuje vztah mezi účetním dokladem a jeho zaúčtováním. Kontrolou je pak možné zjistit, zda byl došlý doklad skutečně zaúčtován a zda toto zaúčtování bylo provedeno v souladu s účtovacím předpisem. V daňové evidenci se většinou zapisuje přímo na doklad pořadové číslo případu.ad d) Vlastní zaúčtování
Vlastní zaúčtování se provádí podle účtovacího předpisu (standardu) zápisem do příslušné účetní knihy, a to dvěma (či více) zápisy na příslušné účty. Zpětně se pak provedení účetního zápisu na účty zaznamená jako poznámka o zaúčtování na účtovací předpis. Vlastní zaúčtování účetních případů se vesměs všude provádí na PC.
ad e) Archivace
Archivace účetních dokladů musí být zajištěna v souladu s právními předpisy. Ty stanovují
různé archivační lhůty
pro dané typy účetních dokladů. Proto je nezbytné účetní doklady daného účetního roku po uplynutí tohoto účetního období znovu seřadit podle délky archivace. Platí zásada, že účetní doklady daného účetního období musí být v průběhu kalendářního roku archivovány v příručním archivu. Po roční účetní závěrce se pak setříděné předávají do archivu účetní jednotky (může být mimo areál podniku), kde podléhají archivačnímu režimu (vedení výpůjček apod.).Účetní doklady a záznamy se dle ustanovení § 31 zákona o účetnictví musí uchovávat takto:
–
účetní závěrka a výroční zprávy po dobu 10 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají,
–
účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají,
–
účetní záznamy, kterými ÚJ dokládají vedení účetnictví, po dobu 5 let počínajících koncem účetního období kterého se týkají.
Tyto povinnosti se týkají případně i právního nástupce, který by vedení účetnictví převzal.
ad f) Skartace
Po uplynutí předepsané archivační doby jsou doklady skartovány, vyřazeny a zničeny.
Rovněž v této oblasti platí určitý skartační řád, který definuje povinnosti účetní jednotky, postup skartace a její metody.
Závěr
Tento článek je výčtem zásadních příslušných paragrafů zákona o účetnictví. Tento zákon musí odrážet realitu, musí tedy reflektovat např. skutečnost, že podniky a podnikatelé vedou účetnictví dnes již téměř výhradně na PC. S tím jsou spjaté nové pojmy, skutečnosti, jevy apod., zákon je musí definovat, aktualizovat, připustit či zakázat atd.
Legislativa
vždy odráží realitu, i když někdy ji pouze dohání. Výskyt nových jevů (jako např. možnost elektronického podpisu) se musí projevit i v novelách zákona o účetnictví. Proto lze stále předpokládat úpravy i této právní normy o nové technické pojmy a možnosti.
|
Získejte na 10 dní ZDARMA • Přístup ke všem článkům s příklady
|