Jak se dostat do a ze zaměstnání daňově co nejoptimálněji aneb jaké možnosti může poskytnout zaměstnavatel svým zaměstnancům

Při svém posouzení jsem primárně vycházel z těchto níže uvedených právních předpisů:

Pracovní trh kromě nepřeberného množství pracovních míst nabízí v současné době i celkem pěknou řadu zaměstnaneckých benefitů. Ať už se jedná o tradiční benefity, jako např.:

tak i ty, které si své místo u zaměstnanců, a tedy i na výsluní teprve hledají. Příkladem budiž např.:

Benefity, které jsou daňovým nákladem u zaměstnavatele, u zaměstnance jsou příjmy osvobozeny od daně z příjmů.	Benefity, které jsou u zaměstnance osvobozeny od daně z příjmů, ale u zaměstnavatele jsou nedaňové.
Benefity, které jsou u zaměstnavatele daňovým nákladem, ale u zaměstnance podléhají zdanění.	Benefity, které jsou u zaměstnavatele nedaňové a u zaměstnance podléhají zdanění.

Jednou z možností, jak stávající či potenciální nové zaměstnance zaujmout, je mimo samotné úrovně mzdy i právě snižování výdajů vynaložených zaměstnanci na dopravu z místa (trvalého) bydliště do zaměstnání a zpět. V tomto ohledu se nabízí celá řada řešení, u nichž nás budou zajímat právě jejich daňové dopady pro obě zúčastněné strany. Z mého osobního úhlu pohledu se jedná pro některé zaměstnance o celkem velmi pěkný, zajímavý a v konečném důsledku i žádaný benefit. Pro některé však nemusí představovat v zásadě nic, anebo naopak může být přímo i nutností. V aktuální situaci neustálého kruhu zvyšování cen čehokoli, jízdné nevyjímaje, tento benefit jistě ocení celá řada stávajících zaměstnanců, ba co více, mohl by přilákat i nějaké ty nové. Avšak slovy klasika „každá mince má však rub a líc“, resp. „není všechno zlato, co se třpytí“. Hned úvodem je důležité si uvědomit, že v kontextu s výše uvedeným se rozhodně nejedná o povinnost zaměstnavatele stanovenou zákoníkem práce. Samotný zákoník práce považuje totiž cestu do zaměstnání a zpět za čistě soukromou. Ostatně i dle stanovení § 380 odst. 3 ZP se nepovažuje za pracovní úraz takový, který se přihodil právě na cestě do zaměstnání a zpět, a zaměstnavatel tudíž neodpovídá za škodu.V daném případě dle mých praktických zkušeností jde u tohoto benefitu o následující formy podpory, eventuálně možnosti, jak zaměstnavatel může přistoupit k řešení „přemístění“ svého zaměstnance z místa bydliště do práce a naopak:

1. služební vůz a jeho užití pro soukromé účely,

2. peněžní příspěvek na dojíždění (na MHD, vlak, autobus, vlastní vozidlo apod.),

3. úhrada výdajů na tramvajenky, šalinkarty či tzv. lítačky,

4. zajištění svozu a odvozu zaměstnanců svépomocí,

5. zajištění svozu a odvozu zaměstnanců zaměstnavatelem provozujícím veřejnou dopravu.

Zcela standardní a v praxi velmi rozšířené je bezplatné poskytnutí služebního vozidla k používání nejen pro služební účely, nýbrž i k soukromému užití. Rozšířené je zejména u manažerské úrovně zaměstnanců, ostatně proto se v praxi mluví někdy o tzv. manažerských autech. V případě tohoto benefitu není mnoho pochybností a v praxi existuje odborná shoda daňových poradců, stejně jako představitelů státní správy. Ostatně samotný názor prezentovaný metodickým pokynem Generálního finančního ředitelství D–59 k jednotnému postupu při uplatňování zákona o daních z příjmů¹⁾ k § 24 odst. 2 ZDP nestanoví zaměstnavateli povinnost krátit daňovou účinnost výdajů, které souvisejí s vozidlem, částečně užívaným zaměstnancem i pro soukromé účely. Toto se týká nejen daňových odpisů, ale i nájemného, oprav a pojištění. Týká se to také spotřebovaných pohonných hmot, pokud nárok na jejich spotřebu pro soukromé účely představuje pracovněprávní nárok daného zaměstnance vyplývající z kolektivní smlouvy, vnitřního předpisu zaměstnavatele, pracovní nebo jiné smlouvy.²⁾ Zákon o daních z příjmů také na tuto skutečnost pamatuje, i pokud se zaměstnavatel rozhodne uplatnit výdaje formou tzv. paušálních výdajů na dopravu ve smyslu § 24 odst. 2 písm. zt) ZDP. Paušální výše takovýchto výdajů ve výši 5 000 Kč (tj. v plné výši) na jedno silniční motorové vozidlo za každý celý kalendářní měsíc zdaňovacího období nebo období, za které se podává daňové přiznání, nelze uplatnit, používá-li poplatník silniční motorové vozidlo pouze zčásti k dosažení, zajištění a udržení zdanitelného příjmu. Za těchto okolností je možné uplatnit pouze část paušálního výdaje na dopravu ve výši 80 % výše uvedené částky (jde o tzv. „krácený paušální výdaj na dopravu“). V tomto ohledu si ještě dovolím upozornit, že je-li využíváno předmětné silniční motorové vozidlo k dosažení, zajištění a udržení příjmů, které je ve společném jmění manželů nebo ve spoluvlastnictví více poplatníků, lze si v úhrnu uplatnit paušální výdaj na dopravu nejvýše právě maximálně v částce 5 000 Kč.

Na straně zaměstnanců už to ovšem tak radostné není… Zaměstnanci totiž vzniká zdanitelný nepeněžní příjem, který rovněž podléhá odvodům sociálního i zdravotního pojištění. Hodnota tohoto majetkového prospěchu je upravena v § 6 odst. 6 ZDP, přičemž je stanovena v paušální výši 1 % vstupní ceny vozidla – a to vždy včetně DPH, i kdyby si zaměstnavatel oprávněně v souladu s § 72 ZDPH uplatnil odpočet daně z přidané hodnoty na vstupu. Minimální výše činí 1 000 Kč. U najatého vozidla se vychází ze vstupní ceny vozidla u původního vlastníka, a to i když dojde následně k odkoupení vozidla dotyčným zaměstnavatelem. Jedná-li se o nízkoemisní motorové vozidlo, považuje se za zdanitelný příjem zaměstnance částka ve výši 0,5 % ze vstupní ceny tohoto motorového vozidla. Nízkoemisním motorovým vozidlem se pro účely ZDP rozumí silniční vozidlo kategorie M1, M2 nebo N1, které nepřesahuje emisní limit CO2 ve výši 50 g/km a 80 % emisních limitů pro látky znečišťující ovzduší v reálném provozu podle přílohy I nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 715/2007, ze dne 20. 6. 2007, o schvalování typu motorových vozidel z hlediska emisí z lehkých osobních vozidel a z užitkových vozidel (Euro 5 a Euro 6).

Při bezúplatném poskytnutí více motorových vozidel současně v průběhu jednoho kalendářního měsíce vzniká zaměstnanci zdanitelný příjem ve výši 1 % (popř. 0,5 %) z úhrnu vstupních cen všech motorových vozidel, vstupní cenou se přitom rozumí vstupní cena uvedená v § 29 odst. 1–9 ZDP.

Jestliže se rozhodne zaměstnavatel, že svému zaměstnanci poskytne peněžitý příspěvek na dopravu (na dojíždění), opět je nutné se zaobírat otázkou, jak to bude s takto zaměstnavatelem vynaloženými náklady. Bude se jednat o daňově uznatelný náklad? Zákon o daních z příjmů v rámci svých ustanovení ohledně příspěvku na dopravu mlčí, nestanoví nic specifického, a proto lze s díky využít obecného ustanovení § 24 odst. 2 písm. j) bod 5 ZDP. Daňovou účinnost předmětného příspěvku je nutné podpořit právem dotyčného zaměstnance, které bude vyplývat z kolektivní smlouvy nebo z vnitřního předpisu zaměstnavatele, anebo z pracovní či jiné smlouvy. Na straně zaměstnance tyto příjmy v peněžní i nepeněžní formě podléhají zdanění a rovněž tak i pojistnému na sociální a zdravotní pojištění. V zásadě se jedná o stejný režim jako v případě klasického zvýšení mzdy. Z hlediska dalších ustanovení ZP je doporučeníhodné přesně vymezit podmínky poskytování takového příspěvku, nabízí se například paušální částka každému zaměstnanci.

Právní nárok zaměstnance lze textovat například následovně: Zaměstnanci mají v souladu s interní směrnicí zaměstnavatele nárok na příspěvek za každou odpracovanou směnu ve výši jízdenky MHD v ceně xx Kč a zaměstnanci, kteří v místě výkonu práce nebydlí, mají nárok na příspěvek ve výši xx Kč za km dle vzdálenosti bydliště od místa výkonu práce, nejvýše však xx Kč.

Vzhledem k výše uvedeným restriktivním omezením ve smyslu specifikace právního nároku, jeho dodržování, případně prokazování je na zvážení, zda by se v tomto případě nevyplatilo zaměstnanci prostým způsobem navýšit hrubou výši měsíční mzdy, neboť tímto způsobem dojde k eliminaci zvýšené administrativní náročnosti související s poskytováním peněžního příspěvku jednotlivým zaměstnancům a jeho případného prokazování při kontrole finančnímu úřadu.

Další relativně jednoduchou možností se může zdát proplácení ceny jízdného zaměstnanci. V praxi to znamená, že zaměstnanec jednoduše předloží své jízdenky za vlakovou či autobusovou dopravu do zaměstnání zaměstnavateli a ten mu je proplatí. Říká se, že v jednoduchosti je krása. Nicméně ne vždy obecná pravidla platí i v daních a tento příklad je toho důkazem. Jak již bylo výše uvedeno, předmětnou cestu z bydliště zaměstnance do zaměstnání nelze považovat za pracovní cestu, a proto jestliže zaměstnavatel výdaj zaměstnanci proplatí, bude tato částka pro zaměstnance představovat zdanitelný příjem ze závislé činnosti podle § 6 ZDP a samozřejmě takovýto příspěvek bude také součástí vyměřovacího základu povinných odvodů zdravotního a sociálního pojištění. V případě proplacení tramvajenky, příp. šalinkarty, resp. dlouhodoběji trvajícího jízdného je dle mého názoru velmi problematické rozlišení využití pro soukromé a služební účely. Protože nelze v zásadě užití pro soukromé účely, jsem toho názoru, že i zde předmětné proplacení představuje zdanitelný příjem ze závislé činnosti podle § 6 ZDP, vč. souvisejících odvodů zdravotního a sociálního pojištění. Jestliže budou naplněny podmínky ustanovení § 24 odst. 2 písm. j) bod 5 ZDP, není dle mého názoru problém s posouzením předmětných výdajů na straně zaměstnavatele jako daňově účinných nákladů. Zásadní je specifikace právního nároku dotyčného zaměstnance v kolektivní smlouvě, vnitřním předpisu zaměstnavatele, anebo pracovní či jiné smlouvě.

Situace na trhu umožňuje zaměstnavatelům využít i tuto další možnost, tj. zajištění dopravy zaměstnanců do práce svépomocí, či eventuálně prostřednictvím smluvního partnera. Pokud se zaměstnavatel rozhodne zajistit svoz zaměstnanců do a ze zaměstnání vlastní nebo externí dopravou a zaměstnanec tuto dopravu nehradí, jde na straně zaměstnance opět o zdanitelný nepeněžní příjem ze závislé činnosti podle § 6 ZDP. Přidaňovat se zde bude ve výši obvyklého jízdného, včetně odvodu sociálního a zdravotního pojistného. Toto však v praxi nemusí být jednoduché, neboť ocenění tohoto příjmu, které by mělo odpovídat obvyklému jízdnému za srovnatelnou veřejnou dopravu, nebývá vždy snadno ani jednoznačně určitelné. Výdaje vynaložené na dopravu zajišťovanou zaměstnavatelem lze opět posoudit jako daňově uznatelné, pokud se jedná o práva zaměstnanců vyplývající z kolektivní smlouvy, vnitřního předpisu zaměstnavatele, pracovní nebo jiné smlouvy.

Otázku svozu zaměstnanců do práce a jejich odvoz domů vlastními nebo najatými autobusy (minibusy) byla do konce roku 2007 v ZDP řešena speciálním ustanovením, na jehož základě byly považovány za daňově uznatelné výdaje na dopravu zaměstnanců do a ze zaměstnání motorovými vozidly pro přepravu deseti a více osob. Bohužel, resp. možná lépe, od roku 2008 již toto speciální ustanovení v ZDP není, což umožňuje aplikaci již výše uvedeného obecného pravidla bodu 5 § 24 odst. 2 písm. j) ZDP.

V této situaci se jedná svým způsobem o výjimečný případ. Zaměstnavatel provozující veřejnou hromadnou dopravu osob může taktéž umožnit svým zaměstnancům přepravu vlastními dopravními prostředky zdarma, anebo alespoň s výraznou slevou oproti běžným cestujícím.

Tento zaměstnanecký benefit je velmi populární, protože:

Výše uvedené ustanovení zní:

Jestliže se budeme bavit o čemkoli v rovině zaměstnaneckého benefitu, tj. ať ve formě peněžního, či nepeněžního příspěvku zaměstnavatele na dopravu zaměstnancům do a ze zaměstnání, bude se dle mého názoru jednat zpravidla o personální náklady. Na straně zaměstnavatele tedy budou účetně zachyceny na vrub nákladů účtové skupiny 52 Osobní náklady. Pro zúčtování odvodů zdravotního a sociálního pojištění hrazených zaměstnavatelem standardně využije účet 524-Zákonné sociální a zdravotní pojištění. Pokud by doprava byla zajištěna vlastním automobilem, využijí se na straně zaměstnavatele standardní nákladové účty. Tedy účtová skupina 50 Spotřeba materiálu na spotřebované pohonné hmoty, účet 551-Odpisy majetku na odpisy dopravních prostředků, účtová skupina 52 Osobní náklady na mzdové náklady řidičů atd. V případě zajištění dopravy zaměstnanců externí dopravou se bude jednat o přijatou službu, která se promítne zápisem na vrub nákladů účtu 518-Ostatní služby.