Vyslání zaměstnance na pracovní cestu není jen o tom, aby měl zaměstnanec vytvořeny vhodné podmínky pro splnění pracovního úkolu v rámci pracovní cesty. Jde také o to, aby pracovní cesta byla správně vyúčtována, aby zaměstnavatel mohl správně dostát své zákonné povinnosti vyplatit zaměstnanci náhrady výdajů souvisejících s pracovní cestou, na které má zaměstnanec nárok, a aby bylo vše také řádně zaúčtováno. Navíc je vhodné nastavit pravidla tak, aby příjem z vyplacených cestovních náhrad nebyl předmětem daně u zaměstnance a aby se nemuselo odvádět sociální ani zdravotní pojištění.
Pracovní cesty
RNDr.
Ivan
Brychta
Pár nezbytných pojmů na úvod
Připomeňme si pár definic a pravidel ze zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce (dále jen „ZP“), které jsou pro následující výklad důležité.
-
Pracovní cesta je v § 42 odst. 1 ZP vymezena jako časově omezené vyslání zaměstnance zaměstnavatelem na cestu k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce.
-
Zahraniční pracovní cestou se podle § 154 ZP rozumí cesta konaná mimo území České republiky. Rozhodná doba pro vznik práva zaměstnance na náhradu cestovních výdajů v cizí měně je doba přechodu české státní hranice, kterou oznámí zaměstnanec zaměstnavateli, nebo doba odletu a příletu při letecké přepravě. I při zahraniční pracovní cestě ale může vzniknout zaměstnanci nárok na cestovní náhrady podle pravidel pro tuzemské pracovní cesty, a to v souvislosti s částí zahraniční pracovní cesty konané na území České republiky (tj. před překročením hranice při cestě do zahraniční, resp. při návratu ze zahraničí).
-
Pravidelné pracoviště je (podle § 34a ZP) místo dohodnuté se zaměstnancem pro účely cestovních náhrad v pracovní smlouvě; není-li takové místo dohodnuto, je pravidelným pracovištěm místo výkonu práce sjednané v pracovní smlouvě. Jestliže je však místo výkonu práce sjednáno šířeji než jedna obec, považuje se za pravidelné pracoviště obec, ve které nejčastěji začínají pracovní cesty zaměstnance. Pravidelné pracoviště nesmí být sjednáno šířeji než jedna obec, a to z důvodu, aby zaměstnavatel úmyslně nemohl zaměstnance širším vymezením pravidelného pracoviště o cestovní náhrady připravit.
Příklad 1
Možností, jak je v pracovní smlouvě vymezeno místo výkonu práce (dále také „MVP“) a zda je v ní sjednáno i pravidelné pracoviště (dále také „PP“), je více. Pár příkladů ve vazbě na možnost poskytování cestovních náhrad (dále také „CN“) ukazuje následující tabulka:
|
MVP sjednané v pracovní smlouvě
|
PP sjednané v pracovní smlouvě
|
Místo rozhodné pro stanovení nároku na CN
|
Kdy je nárok na CN
|
|
Slaný, Dlouhá 5
|
neurčeno
|
Slaný, Dlouhá 5
|
opustí-li MVP
|
|
Slaný
|
neurčeno
|
Slaný
|
cesta mimo město Slaný
|
|
Slaný
|
Slaný, Dlouhá 5
|
Slaný, Dlouhá 5
|
cesta mimo PP
|
|
Středočeský kraj
|
neurčeno
|
obec, kde nejčastěji začínají pracovní cesty
|
cesta mimo obec, kde nejčastěji začínají pracovní cesty
|
|
Středočeský kraj
|
Slaný
|
Slaný
|
cesta mimo město Slaný
|
|
Středočeský kraj
|
Slaný, Dlouhá 5
|
Slaný, Dlouhá 5
|