Vnitřní předpisy podnikatelů s vazbou na účetnictví - v čem účetní jednotky chybují

Dobře zpracované vnitřní předpisy tvoří jeden ze základních předpokladů pro dobré fungování vnitřního kontrolního systému každé organizace, v našem případě účetní jednotky, která je podnikatelem.

Vlastní rozsah pravidel závisí na struktuře účetní jednotky, její velikosti, způsobu řízení atd. A pokud jsou vnitřní předpisy dodržované v průběhu účetního období, i návštěva auditora nebo kontroly správce daně či jiného dozorového orgánu může probíhat o poznání snáze, protože řada dotazů na metody a způsob účtování nebo dodržování dalších pravidel je dopředu zodpově­zena. Pro úplnost je však třeba upozornit a zdůraznit skutečnost, že pokud účetní jednotka uvede ve svém vnitřním předpisu cokoli, co by bylo v rozporu s obecně platnou právní úpravou, pak je toto ustanovení automaticky neplatné a samozřejmě platí ustanovení platné legislativy.

Uvedu nejprve ty společné, další možné chyby vyplývají z následného textu o základních zásadách při tvorbě konkrétních vnitřních předpisů.

Jednou z oblastí, kde se předpokládá i vyžaduje použití vnitřních směrnic, je . Účetnictví jako ucelený systém informací o účetní jednotce poskytuje ekonomické informace různým skupinám vnějších a vnitřních uživatelů. Správné a srozumitelné nastavení vnitřních pravidel pro vedení účetnictví má pak zásadní význam nejen pro vnitřní řízení organizací, ale i pro dokazování v rámci daňového řízení, resp. při správě daní, a pro další povinnosti spojené například i s čerpáním prostředků z veřejných rozpočtů. Významnou úlohu hraje účetnictví a jeho výstupy též v rámci civilních řízení, exekučních a insolvenčních řízení, správních a trestních řízení.

Při zpracování vnitřních účetních předpisů vychází účetní jednotka z platné legislativy a obecně uznávaných účetních předpokladů a zásad. Jsou to zejména následující :

pouze v několika vybraných případech, např. v § 14, § 24 odst. 7 a § 33a odst. 10. ČÚS ve svých doporučeních tento okruh poněkud rozšiřují a z řady ustanovení zákona a vyhlášky tato povinnost vyplývá nepřímo.

se zpravidla i většina vnitřních zásad řízení účetnictví přizpůsobuje požadavkům zřizovatele. Pokud ovšem tyto požadavky v oblasti účetnictví nejsou v souladu s tuzemskými právními předpisy, musí účetní jednotka zajistit dodržování těchto předpisů. To znamená, že zahraniční právnická osoba, která je účetní jednotkou, resp. její pobočka, vede účetnictví pouze za podnikání nebo jinou činnost, kterou provozuje na území ČR a měla by ji mít upravenou vnitřními předpisy, které jsou v souladu s platnou českou legislativou.

Tato základní směrnice by měla určovat zejména popis způsobu zpracování účetnictví, a to zejména používaný účetní program (software), projekčně programovou dokumentaci, seznam účetních knih, typy a druhy účetních záznamů, rozsahy číselných řad účetních záznamů, označení středisek, kalkulačních položek, seznam používaných symbolů a zkratek apod. Jedná se o jednu z nejdůležitějších písemností, které popisují vzhledem k tomu, že v drtivé většině účetních jednotek se účetnictví zpracovává pomocí výpočetní techniky a příslušného programového vybavení.

Účtový rozvrh, který vždy vychází ze směrné účtové osnovy, .

Příloha č. 4 vyhlášky stanovuje závaznou na úrovni dvoumístných skupin účtů. Závazné členění syntetických účtů pro podnikatele neexistuje. O uspořádání, značení a obsahové náplni syntetických účtů v rámci daných účtových skupin a dalším podrobnějším členění na analytické účty rozhoduje účetní jednotka na základě svých vlastních potřeb při respektování potřeb účetní závěrky a požadavků vyplývajících z platných právních předpisů (viz § 46 odst. 2 vyhlášky). Základní kritéria pro vytváření analytických účtů jsou pak uvedena v bodě 2.2. ČÚS č. 001 a v dalších standardech řešících účtování jednotlivých složek aktiv a pasiv. Vhodně sestaveným účtovým rozvrhem může být účetnictví poměrně snadno využitelné jak a výpočtu daně i při dodržení základních účetních principů, tak i

(např. číselník středisek, obchodních partnerů, výkonů, účelů, kalkulačních položek, zakázek či obchodních případů). Nutnou součástí je pak jasně definované obsahové vymezení jednotlivých analytických účtů.

Na závěr tohoto bodu ještě uvedu, že většina účetních jednotek z praktických důvodů používá , které byly do roku 2002 součástí účtové osnovy z opatření Ministerstva financí čj. 281/89759/2001, kterým se stanoví účtová osnova a postupy účtování pro podnikatele, samozřejmě v aktualizované podobě podle změn účetních předpisů. Tato účtová osnova obsahovala tříčíselné označení pro účty, které se ve většině účetních jednotek i v odborné literatuře stále používají.

Účetní jednotky jsou povinny zachycovat veškeré skutečnosti, které jsou předmětem účetnictví (jedná se o jednotlivé účetní případy) průkaznými účetními doklady a tyto zaznamenávat v účetních knihách.Účetní doklad vzniká vždy v účetní jednotce, která ho vystavuje pro svoji potřebu, tj. k zachycení výše uvedené skutečnosti. Účetní jednotka musí zabezpečit, aby nedocházelo ke ztrátě účetních dokladů, manipulacím s nimi a aby bylo průběžně zajištěno jejich uložení a následně jejich archivace.

Z pohledu organizačního je , byť existence tohoto předpisu nevyplývá přímo z právních předpisů v oblasti účetnictví. Avšak jedná se o zcela základní vnitřní předpis, který tvoří páteř a základ fungujícího vnitřního kontrolního systému organizace. Je zcela logické, že pokud účetní pracovník neobdrží doklad nebo alespoň podklad pro provedení účetního zápisu, nemá o čem účtovat, neboť o dané skutečnosti se nedozví. Účtárna nezaúčtuje skutečnost, o které se neví, nebo ji zaúčtuje nesprávně, pokud se o ní dozví v nesprávné nebo neúplné podobě, popř. s větší či menší časovou prodlevou až na základě následných indikací, jakými mohou být např. neidentifikované položky na bankovním výpisu, upomínky k zaplacení dluhu, chybějící či přebývající majetek zjištěný při inventuře apod. Obdobně je tomu u smluvní dokumentace, zápisů z valných hromad nebo rozhodnutí managementu nebo dozorčích orgánů, žalob, rozhodnutí soudů aj. Z těchto dokumentů vyplývají takové vztahy, které vyžadují promítnutí určitých transakcí do účetnictví, aby pak mohly být součástí správné účetní závěrky. Může se jednat např. o dohadné položky, tvorbu rezerv, způsob rozdělení výsledku hospodaření, výplatu dividendy nebo promítnutí dalších významných skutečností, a to často i s příslušným daňovým dopadem.

Oběh účetních dokladů, strukturu informačního systému organizace a na projekt a způsob zpracování (vedení) účetnictví. Musí být do něj zakomponovány hlavní zásady vedení účetnictví účetní jednotky, určení odpovědnosti za správnost účetnictví, úplnost a průkaznost.

Dále musí být stanoveny uvedené v § 11 odst. 1 zákona o účetnictví (bez doplnění těchto náležitostí není např. faktura, pokladní doklad nebo bankovní výpis účetním dokladem), povinnosti a odpovědnosti jednotlivých pracovníků při jejich vyhotovení, přijímání, schvalování, přezkušování, zaúčtování. Mezi nepovinné náležitosti účetních dokladů (zákon je neuvádí) patří například číslo dokladu, předkontace, popis účetního případu odpovídající zaúčtování, splatnost, razítka, smluvní sankce a další skutečnosti prokazující úplnost účetního případu. Další náležitosti se však vyžadují v případě, že účetní doklad je zároveň ; zde je třeba respektovat i ustanovení § 26 až 35a zákona o DPH.

A tady je třeba si uvědomit, že jejich neprůkaznost může vést k neprůkaznosti celého účetnictví, a tedy i k účetní závěrce, která nepodává věrný a poctivý obraz o stavu aktiv, pasiv a výsledku hospodaření účetní jednotky. Pro průkaznost účetnictví má význam zejména (kontrola) účetních dokladů z , které musí být ve vnitřním předpise jednoznačně vymezeno. Věcnou správnost zpravidla ověřují účastníci účetního případu (tj. ti, kteří účetní případ nařídili nebo schválili). by měla ověřit soulad se skutečností, tj.:

účetních dokladů je obvykle prováděna účetním pracovníkem a ověřuje:

v této účetní jednotce, vztahující se k připojování podpisového záznamu nebo identifikačního záznamu, a to takovým způsobem, aby bylo možno určit nezávisle na sobě odpovědnost jednotlivých osob za obsah účetního záznamu, ke kterému byly uvedené záznamy připojeny, je stanovena v § 33a odst. 10 zákona o účetnictví.

Významnou součástí interního předpisu o oběhu dokladů musí být i vymezení všech (určuje se s přesností na dny) týkajících se účetní jednotky; tento okamžik může (ale nemusí) být totožný s okamžikem vyhotovení dokladu podle § 11 odst. 1 písm. d) zákona.

Okamžik uskutečnění účetního případu je z účetního i daňového hlediska významným okamžikem, samozřejmě . Účetní pravidla vymezují tento okamžik pouze na některých příkladech (např. ČÚS č. 001 Účty a zásady účtování na účtechbod 2.4.3). Lhůty vymezené v oběhu účetních dokladů však nemohou být v rozporu s § 6 odst. 1 a 2 zákona; tzn., že nastal-li okamžik uskutečnění účetního případu, jsou z hlediska účetnictví irelevantní jakékoliv subjektivní lhůty vymezené vnitřním předpisem účetní jednotky pro zaúčtování účetních případů.

Systém označování účetních záznamů, číselných symbolů a systém ukládání účetních dokladů sice přímo nevyplývá z předpisů v oblasti účetnictví, avšak je základem pořádku, bez kterého nelze účetní práce řádně provádět, a v neposlední řadě slouží pro rychlou orientaci všech vnitřních i vnějších uživatelů výstupů z účetnictví.

Účetní doklady se zpravidla řadí chronologicky v rámci určitého věcného třídění a označují se vnitřním jedinečným identifikačním kódem. Nezbytnou etapouje proto , tzn. vytvoření stejnorodých skupin účetních dokladů podle obsahu. Jedním z příkladů je třídění na např. přijaté faktury, vydané faktury, pokladní doklady atd. Případně je možné třídit podrobněji, např. přijaté faktury podle druhu měny, podle charakteru pořízení věcí nebo služeb na provozní a investiční, provozní dále na nákup surovin, režie atd. Roztříděné doklady se očíslují podle stanovených jednoznačných kódů (např. číselných řad), a tak získají jedinečný identifikátor pro konkrétní doklad v daném účetním období. Vhodně zvolené (mj. souvislou číselnou řadou), i když je zákon výslovně nestanoví, je jednou z podmínek prokázání, zda účetní jednotka zaúčtovala v účetním období všechny účetní doklady, které měla zaúčtovat a na kterých byly zachyceny všechny účetní případy příslušného účetního období, a tím naplnila princip , jednak pro vlastní pracovní proces v účetnictví a jednak pro archivaci účetních dokladů. Při chybějícím čísle dokladu v souvislé číselné řadě je vhodné do založených účetních dokladů vložit poznámku o příčině absence dokladu (vrácená faktura, omyl atd.). Duplicitní číslo dokladu zpravidla znamená, že doklad je zaúčtován vícekrát a tato skutečnost nám avizuje možnou chybu, kterou je nutno neprodleně opravit.

V souladu s § 33 zákona o účetnictví mohou mít účetní záznamy formu:

z jedné formy do jiné nové formy je účetní jednotka povinna zajistit, že obsah účetního záznamu v nové formě je shodný s obsahem účetního záznamu v původní formě. Účetní jednotka musí zaručit .

Požadavky na průkaznost účetního záznamu definuje ustanovení § 33a zákona o účetnictví. Podpisový záznam podle tohoto ustanovení je nebo podle zvláštního právního předpisu (§ 6 odst. 2 zákona č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce) či . Při tom má účetní jednotka oprávnění, povinnosti a odpovědnost osob vztahující se v této účetní jednotce k připojování podpisového záznamu (§ 33a odst. 10 zákona). je nezbytné identifikovat dané technické zařízení, případně fyzickou osobu, která je odpovědná za zaúčtování nebo přenos dat. V takovém případě je nezbytné opět zaručit, aby nedošlo k používání daného zařízení jinou osobou a nedošlo tak bez jejího vědomí nebo s jejím vědomím ke zneužití připojování jednoznačného identifikačního záznamu.

Při zpracování tohoto vnitřního předpisu č. , ve znění pozdějších předpisů a ze zákona o účetnictví, resp. dalších předpisů (např. zákon č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení). V úvahu je potřeba vzít také (především zákona o DPH), a seznámit se s dobou úschovy daňových dokladů. Zákon o účetnictví obsahuje v § 31 a 32.

U zakladatelských dokumentů stanov, jednacích řádů, výročních zpráv, auditů, zápisů z jednání nejvyššího orgánu včetně příloh, smluv o převodech vlastnického práva k nemovitostem a listin osvědčujících přechod vlastnického práva k nemovitostem apod., a subjekt si je ponechává po celou dobu své existence; v případě jeho zániku a likvidace řeší skartaci a výběr archiválií až prostřednictvím likvidátora.

Na závěr tohoto tématu podotýkám, že podle ustanovení § 8 odst. 1 zákona o účetnictví je zřejmá povinnost, aby účetní jednotka zajistila (účetním záznamem se stávají veškeré dokumenty, na kterých jsou zaznamenány skutečnosti, které jsou předmětem účetnictví); z ustanovení § 8 odst. 6 lze vyvodit, že trvalost účetních záznamů je vázána především na dobu jejich úschovy vymezenou zákonem o účetnictví, resp. v souladu s § 31, § 32 a § 33 odst. 3 a 7. Při preferenci je třeba mít na paměti, že po celou dobu, po kterou se musí doklady archivovat, musí se rovněž archivovat software a hardware nutný k zobrazení archivovaných dokladů a dokumentů nebo provádět transformace dat do následných programů a technologií. Řešením je přirozeně i možnost mít veškeré účetní záznamy v papírové formě.

Součástí tohoto vnitřního předpisu účetní jednotky musí být postupy účtování o dlouhodobém majetku, postupné vytváření pořizovací ceny, resp. vlastních nákladů na samostatném uspořádacím účtu, její struktura a vazba na , tj. do okamžiku nabytí způsobilosti věc užívat, respektive nabytí provozuschopnosti věci z technického a právního hlediska (zkoušky, revize, atd.) (viz § 6 odst. 8 a § 7 odst. 11 vyhlášky). nelze pro účely účetnictví uvést do užívání a odpisovat (ani např. v případech předčasného užívání stavby podle § 123 odst. 1 stavebního zákona). Neodpisovaným majetkem jsou pozemky a jiný majetek vymezený zvláštními právními předpisy nebo prováděcími právními předpisy (viz § 56 odst. 8 a 11 vyhlášky). Účetním záznamem pro zaúčtování dokončeného majetku na příslušný majetkový účet je zpravidla vnitřní účetní doklad doložený . Obdobně se postupuje v případech technického zhodnocení provedeného na dlouhodobém hmotném a nehmotném majetku.

Účetní jednotka by měla v těchto pravidlech uvést také svůj přístup k dlouhodobému majetkuz hlediska podle § 6 a 7 vyhlášky, stanovit postupy při technickém zhodnocování majetku, rozhodnout o zahrnování úroků do pořizovací ceny dlouhodobého majetku atd. a vyjádřit podrobnější klasifikaci dlouhodobého majetku, např. podle bodu 6.3. ČÚS č. 013 Dlouhodobý nehmotný a hmotný majetek prostřednictvím analytických účtů a dále podle analytického členění tj. . Touto inventární kartou majetku nemusí být přímo papírová karta, ale samozřejmě i datový soubor. Ve vnitřním předpisu je potřeba jasně uvést povinné náležitosti této karty, kterými jsou:

Dále je užitečné zde doplnit i daňové údaje, např. vstupní cenu, ze které je odpisován hmotný majetek, a to v souladu s § 29 odst. 1 ZDP, která se v některých případech odlišuje od ocenění v účetnictví, dále daňové hodnotové limity (odlišují-li se od účetních) a odpisy apod.

je pak rozhodné zařazení ve smyslu kódu podlepřílohy č. 1 ZDP(Třídění hmotného majetku do odpisových skupin) s užitím klasifikace produkce CZ-CPA a klasifikace CZ-CC.

Účetní jednotky, které účtují o majetku a odpisují jej v souladu s účetními metodami, jsou uvedeny v § 28 zákona. je zakotvena v § 28 odst. 6 zákona, v § 56 a 56a vyhlášky; podle změn v průběhu používání v § 56 odst. 3 a 4 vyhlášky. Metody výpočtu účetních odpisů mohou odpovídat času, výkonu, existenci komponent i zbytkové hodnotě. Organizace si však mohou zvolit také svou vlastní specifickou metodiku tak, aby jejich výše zobrazovala skutečnou realitu.

Z odpisového plánu musí být patrné, jak dlouho, jakým způsobem a v jaké výši se každý jednotlivý odpisovaný dlouhodobý majetek bude , s výjimkou majetku, u něhož je odpisování vymezeno právní úpravou, např. . Odpisový plán, případně stanovení předpokládané doby používání dlouhodobého majetku je možno stanovit nejen pro jednotlivé druhy dlouhodobého odpisovaného majetku, ale i pro předem určenou skupinu věcí s přihlédnutím k principu významnosti. Svou roli při aktualizaci odpisového plánu bude mít i dokončené technické zhodnocení dlouhodobého majetku. Kategorie dlouhodobého majetku je podmíněna splněním podmínky předpokladu délky životnosti delší než 12 měsíců, a proto . Z pohledu daně z příjmů je v zásadě možné zahájit daňové odpisování až v období, kdy na poplatníka přešlo vlastnické právo (§ 28 odst. 1 ZDP).

Účetními odpisy se vyjadřuje ; o trvalém snížení ocenění dlouhodobého majetku se účtuje prostřednictvím oprávek (účty účtové skupiny 07 a 08), na kterých se odpisy zachycují kumulativně. Ke snižování hodnoty majetku nedochází jen jeho přímým používáním, nýbrž i v případě nepoužívání majetku jeho zastaráváním v čase. Z toho vyplývá, že účetní odpisy vyjadřující trvalé snížení hodnoty majetku jsou povinné a nelze je přerušit, v opačném případě by účetní závěrka nebyla věrným obrazem skutečnosti.

V praxi nejsou výjimkou případy, kdy účetní jednotky pro zjednodušení za účetní odpisy považují . Tento postup lze připustit u malých firem s nevelkým množstvím dlouhodobého majetku, které nepodléhají auditu a ani nepotřebují znát přesné kalkulované odpisy majetku pro účely cenové kalkulace svých výrobků.

Při tvorbě odpisového plánu je nutné mít také na paměti ne nevýznamnou připomínku ustanovení § 28 odst. 6 zákona o účetnictví, podle kterého se majetek odpisuje v účetnictví. Občas se vyskytuje i (nebo jiného ocenění podle § 25 zákona, tj. reprodukční pořizovací ceny, vlastních nákladů), zejména pokud účetní jednotka nemá pro tento účel vhodně nastavený software a neprovádí průběžnou kontrolu. V praxi se přirozeně používá i , neboť žádný právní předpis nezakazuje ani neomezuje jeho používání. V účetnictví se nic nemění, změna odpisového plánu se neprovádí. Až se tento majetek přestane používat, zaúčtujete se standardně o jeho vyřazení. Pokud se na plně odepsaném majetku provádí technické zhodnocení, majetek se nevyřazuje a odpisuje se formou zvýšení pořizovací ceny technicky zhodnoceného majetku ( se odpisuje částka technického zhodnocení).

je třeba provést úpravou odpisového plánu v souladu se zásadou stálosti metod a za podmínek vymezených zákonem (viz § 7 odst. 4 a 5 a § 4 odst. 15 zákona).

Pokud účetní jednotkaaktualizuje odpisový plán v průběhu užívání konkrétního majetku, potom

Závěrem ještě připomínám, že

Vzhledem k tomu, že účetní předpisy (zejména § 9 a 49 vyhlášky) umožňují účetním jednotkám právo volby při účtování o zásobách a jejich oceňování (v rámci § 25 zákona o účetnictví) a České účetní standardy (zejména ČÚS č. 007 a č. 015) , je nezbytné ve vnitřních předpisech stanovit, jaké zásady se v dané účetní jednotce uplatňují.

, která vede k problémům při kontrole ze strany správce daně, zejména je, když u těchto zásob není používán způsob A ani způsob B, tzn. . Kontrolní orgán se zpravidla nespokojí s prohlášením „co nakoupíme, to také ihned spotřebujeme“. Vznikají pochybnosti, zda se materiál nepoužil „načerno“ i na jiné účely, a to i v případě, že totožná částka hodnoty materiálu je účtována na změnu stavu nedokončené výroby jako její přírůstek.

Vymezení pravidel pro vedení evidence o zásobách např. živelní pohromou či k odcizení; skladová evidence o zásobách je nejvýznamnějším podkladem pro zjištění škody a uplatnění náhrady u pojišťovny.

V každé účetní jednotce by měl být stanoven za svěřený majetek. Součástí tohoto předpisu by měla být pravidla pro sepisování dohod o hmotné odpovědnosti za majetek s jednotlivými pracovníky (jinak je odpovědný statutární orgán). Účetní jednotka se tak vyhne zbytečným dohadům a soudním sporům v případě ztráty, inventarizačních rozdílů nebo poškození majetku apod.

O nákladech a výnosech se účtuje do období, s nímž věcně a časově souvisejí, a to bez ohledu na jejich zaplacení (viz § 3 odst. 1 zákona o účetnictví). K zabezpečení této zásady lze využít z účetních metod především časové rozlišení. V uvedené směrnici účetní jednotka určí a přístupy k určitým typům účetních operací, jako jsou například nájmy, předplatné, pojistné, finanční leasing, rozpracované obchodní případy, pokud nesouvisejí s nedokončenou výrobou apod., a zároveň vymezí případy, kdy časové rozlišení nepoužije (viz bod 6.4. ČÚS č. 019). S časovým rozlišením to z praktického hlediska není třeba přehánět – v některých firmách se časově rozlišuje každá drobná položka, a naopak , jejichž cílem je rovněž zajistit věrné zobrazení skutečnosti (atd.). Zásadu věcné a časové souvislosti podle účetních předpisů je nezbytné respektovat i pro potřeby zjištění základu daně z příjmů (viz § 23 odst. 1 ZDP), a to včetně nutnosti účtovat na dohadných účtech a účtech časového rozlišení.

Vnitřní předpis by měl . Rezervy se vytvářejí na vrub nákladů (snižují tvorbu zisku účetní jednotky) a z hlediska pohybu peněžních prostředků nepředstavují jejich okamžité vydání pro zabezpečení podnikatelské činnosti (nemají-li současně uhrazovací povinnost), ale .

stanovené například podle smluv, které nejsou doloženy veškerými potřebnými doklady, a tedy . Na rozdíl od rezerv slouží k vyjádření dluhů nebo pohledávek, které účetní jednotce již vznikly v důsledku plnění smluvních vztahů. Může se jednat i o dluhy nebo pohledávky stanovené na základě právních předpisů, rozhodnutí soudů a dalších orgánů. Ve vnitřním předpise účetní jednotky lze vymezit, jakých případů by se účtování týkalo, a uvést způsoby jejich propočtu, aby byl maximálně omezen vliv možného subjektivního zkreslení reality při tvorbě odhadů pro účely účetnictví, a to i z časového hlediska.

Vedení vnitropodnikového účetnictví, stejně tak i ostatních složek vnitropodnikového řízení, jako je rozpočetnictví, kalkulace, resp. tzv. manažerské účetnictví. Pouze směrná účtová osnova a bod 2.5. ČÚS č. 001 nabízí variantně techniku vedení vnitropodnikového účetnictví. Úkolem účetní jednotky tak, aby byly zabezpečeny především průkazné podklady využívané ve finančním účetnictví, a to o stavu a změně stavu zásob vytvořených vlastní činností, pro vyjádření aktivace vlastních výkonů, pro ocenění zásob a ostatních výkonů vytvořených vlastní činností. Jedná se o přiřazení příslušné položky nákladů a výnosů jednotlivým výkonům, střediskům, účelu a časovému období. Cílem vnitropodnikového (popř. manažerského) účetnictví je získat další podklady potřebné především pro samotné řízení účetní jednotky.

Vnitropodnikové účetnictví je tvořeno v závislosti na konkrétním vnitřním uspořádání a organizaci účetní jednotky, na složitosti výrobních a dalších procesů, na typu výroby, na schopnostech a zkušenostech managementu účetní jednotky s jeho využíváním pro řízení. Pokud vnitropodnikové účetnictví účetní jednotka využívá, pak je nutné tuto skutečnost popsat ve vnitřní směrnici a současně promítnout také do účtového rozvrhu účetní jednotky, a to s využitím analytických účtů a analytického členění v rámci účtové třídy 5 Náklady a 6 Výnosy (např. účty 599 a 699), nebo účetní jednotka stanoví pro vnitropodnikové účetnictví samostatný okruh v účtových třídách 8 a 9.

Pomocné činnosti představují ve firmách významnou položku, a proto je důležité je správně „zaklíčovat“ (směřovat tam, kde skutečně byly vynaloženy). Jedná se o činnosti, které lze přesně vysledovat, například údržbáři nebo řidiči. Tyto práce by se neměly sledovat jako režie. Pro režie je charakteristické, že se nedají přímo klíčovat tam, kdy byly vynaloženy, pro rozpuštění režijních nákladů tak musí mít firma ve vnitřním předpise . Příkladem jsou správní či výrobní režie.

Tento vnitřní předpis musí zabezpečit, aby inventarizace plnila svoji základní úlohu, a to potvrzovala , jeho shodu se skutečným stavem jednotlivých druhů majetku a skutečnými závazky (věcnou správnost). Předpis se musí zaměřit nejen na vlastní podstatu inventarizací ve vztahu k jejich účelu, ale i na lhůty pro provádění inventarizací, zvláštnosti inventarizací a inventur u jednotlivých složek majetku, resp. závazků, techniku a organizaci inventarizací, zpracovávání inventurních soupisů, zjišťování zúčtovatelných rozdílů a jejich vypořádání v analytickém členění a jejich zaúčtování atd. Tento předpis by měl vycházet z , který můžeme rozfázovat na následující kroky:

Vhodnou přílohou předpisu jsou vzory tiskopisů, používaných při inventarizaci a stanovit jejich závaznost.

Tuto vnitřní směrnici je potřeba stanovit tak, aby byla stanovena jasná , na základě kterých účetní jednotka rozhoduje v případě dočasného snížení ocenění majetku účetní jednotky o tvorbě opravných položek u jednotlivých druhů aktiv. U pohledávek je možné pro výpočet částky opravné položky například vymezit pevné procento z hodnoty pohledávky v závislosti na době, která uplynula od data její splatnosti (pokud nejde o insolvenční řízení, soudní rozhodnutí apod.).

,například oceněním reálnou hodnotou. Stejně tak je potřeba stanovit pravidlo, že opravné položky mohou být pouze do výše pořizovací ceny (u neodpisovaných aktiv) nebo do výše zůstatkové ceně (u odpisovaných aktiv).

Účetní předpisy pro podnikatele neobsahují žádná ustanovení, která by podrobně řešila, jakým způsobem se mají opravné položky kvantifikovat, resp. jak vyjádřit, to a je tedy i velkým tématem pro zpracování podrobné vnitřní směrnice k této problematice. U pohledávek se v praxi obvykle vychází z auditorských přístupů, tzn. zpravidla, že u pohledávky, která je po splatnosti dobu delší, než je půl roku, se předpokládá 50% pravděpodobnost jejího uhrazení. Pokud je pohledávka po splatnosti déle než 1 rok, je téměř 100% jistota její nedobytnosti a včase je pak třeba přikročit k jejímu odepsání; výjimkou mohou být případy, kdy je dohodnut splátkový kalendář, dodatek k původní smlouvě ve smyslu jiných podmínek splatnosti apod. Daňově je podrobně upraven režim tvorby opravných položek k pohledávkám především zákonem o rezervách (§ 8 až 8c).

Novela zákona o účetnictví s účinností od 1. 1. 2024 umožňuje , bude-li tato jiná měna zároveň funkční měnou. Vnitřní předpis účetní jednotky, která se takto rozhodne, pak musí obsahovat zejména popis, kdy a jakým kurzem přepočítávat cizí měny na měnu účetnictví a metodu přepočtu účetních limitů na jinou měnu, ale i řešení přepočtu interních dokladů, např. při sestavování mzdových listů. Podle mého názoru však lze pochybovat, že některá účetní jednotka „stihla“ přechod svého účetnictví na jinou než českou měnu již od začátku tohoto roku.

V případě, že měnou účetnictví účetní jednotky zůstane česká koruna, se postupuje standardně. Pro přepočet cizí měny na českou měnu lze volit mezi používáním stanoveného účetní jednotkou na základě kurzu devizového trhu vyhlášeného Českou národní bankou. Tato volba musí být zakotvena ve vnitřním předpise. Jeho součástí bude zejména stanovení kurzu platného pro přepočet cizí měny na českou měnu .

(mimo případů, kdy musí být pevný kurz změněn vždy, tj. při vyhlášení devalvace i revalvace české měny), např. překročení inflace, deflace apod.

u jednotlivých druhů majetku a u závazků včetně dluhů a .

Je to jedna z nejdůležitějších vnitřních směrnic a každá účetní jednotka by měla její tvorbě, aktualizaci a seznámení se s obsahem věnovat velkou pozornost. Vnitřní směrnice „Harmonogram účetní závěrky“ by měla obsahovat , který stanoví posloupnost prací, jakož i přidělenou odpovědnost za konkrétní dílčí oblasti činností před a při zpracovávání účetní závěrky a účetní uzávěrky. Harmonogram by se měl věnovat jednak:

by pak měla být věnována vlastnímu (vlastní sestavení účetní závěrky, kterou tvoří části předepsané zákonem, zpracování ukazatelů pro finanční analýzu a podkladů pro výroční zprávu účetní jednotky, ověření účetní závěrky auditorem, konání valné hromady obchodní společnosti, předložení účetní závěrky statutárnímu orgánu nebo zřizovateli ke schválení).

této směrnice by pak měl být věnován sestavení obratové předvahy, vyčíslení zůstatků účtů nákladů a výnosů po zdanění a jejich převod na účet výsledku hospodaření běžného účetního období a následně jeho převod na konečný účet rozvažný, vyčíslení zůstatků účtů aktiv a pasiv po zdanění a jejich převod na konečný účet rozvažný), .

Harmonogramu účetní závěrky může být i , případně mohou být tyto problematiky zpracovány jako samostatné vnitřní předpisy. Připomenu ještě, že z § 18 odst. 2 zákona vyplývá, že z účetních jednotek – podnikatelůjmenované dvě části účetní závěrky.

Ve vyhlášce a v ČÚS č. 023 Přehled o peněžních tocích je obecně vymezena volba metod, koncepce a modelu o peněžních tocích, stanovení obsahové náplně peněžních prostředků a peněžních ekvivalentů a dalších ukazatelů. . Proto je nezbytné tyto jednotlivé veličiny a metody jasně a srozumitelně uvést ve vnitřním předpisu. Případné změny a úpravy oproti předchozímu účetnímu období je pak nutné popsat v příloze v účetní závěrce.

Jedná se o podání informace o (např. od 1. 1. 2024 do 31. 12. 2024). Účelem přehledu je zobrazení změn, které proběhly za účetní období v jednotlivých položkách vlastního kapitálu a které jinak nejsou zjevné z počátečních a konečných stavů těchto položek v rozvaze. Opět je tedy potřeba ve vnitřním předpisu popsat postup, jak bude tato součást účetní závěrky zpracovávána. Jednotná struktura tohoto přehledu není ve vyhlášce vytvořena, protože variabilita potřeb informací týkající se změn vlastního kapitálu podnikatelských účetních jednotek a uživatelů jejich účetních závěrek je příliš velká. Záleží tedy na účetní jednotce, aby si položky výkazu uspořádala tak, aby jeho vypovídací schopnost splnila svůj účel. Součástí vnitřní směrnice by měl být i požadavek v rámci inventarizace , a to dokladovou inventurou v návaznosti na základní dokumenty účetní jednotky, jimiž jsou společenská smlouva nebo stanovy, usnesení orgánů obchodní (valné hromady), rozhodnutí obchodní , dokumenty pro zápis do obchodního rejstříku, projekty přeměny , doklady o oceňování reálnou hodnotou apod.

Poznámka: V tomto příspěvku jsou uvedeny pouze hlavní zásady a oblasti, na které bychom při tvorbě vnitřních účetních předpisů určitě neměli zapomenout a u kterých, nejsou-li upraveny vnitřními pravidly, může účetní jednotce vzniknout významná újma.