Založení obchodní společnosti a náklady před jejím vznikem

Vznik obchodní společnosti má svá pravidla upravená zákonem č. 90/2012 Sb., o obchodních korporacích (dále jen „ZOK“). Stejně tak má svá pravidla vedení účetnictví účetní jednotkou, kterou je každá obchodní společnost a jejíž účetnictví je upraveno zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví (dále jen „ZÚ“).

Podle § 8 ZOK se obchodní společnost zakládá společenskou smlouvou. Společenská smlouva, kterou se zakládá kapitálová obchodní společnost (tj. společnost s ručením omezeným nebo akciová společnost), vyžaduje formu veřejné listiny. Kapitálovou společnost může založit jediný zakladatel zakladatelskou listinou pořízenou ve formě veřejné listiny. V tom případě působnost nejvyššího orgánu vykonává její společník. Do šesti měsíců od založení společnosti by měl být podán návrh na zápis společnosti do obchodního rejstříku, neurčí-li společenská smlouva lhůtu jinou (§ 9 ZOK). Zápisem do obchodního rejstříku společnost vzniká a zároveň se stává účetní jednotkou s povinností začít vést účetnictví.

Před otevřením účetních knih by měla společnost sestavit , která obsahuje údaje o výši vloženého majetku (na straně aktiv) a o způsobu jeho krytí vlastními či cizími zdroji (na straně pasiv). Nutno uvést, že tato zahajovací rozvaha se v tomto okamžiku nezveřejňuje, slouží jen jako podklad pro otevření počátečních zůstatků na aktivních a pasivních účtech. Až bude účetní jednotka sestavovat první účetní závěrku na konci účetního období, ve kterém vznikla, v rozvaze se uvádějí údaje ze zahajovací rozvahy jako údaje minulého účetního období.

Od okamžiku svého založení se společnost připravuje na svoji činnost. V intervalu mezi založením a vznikem společnost často vynakládá výdaje nezbytné pro její budoucí podnikání. Může se jednat o poplatky za vystavení živnostenských listů, poplatky za právnické služby, poštovné, nájemné, společnost si může nakupovat nábytek do provozoven či kanceláří, případně zásoby pro svoji obchodní činnost. Avšak vzhledem k tomu, že dosud není účetní jednotkou, nemůže o těchto výdajích účtovat. Ke dni vzniku sestaví zahajovací rozvahu, kde se tyto položky uvedou na straně aktiv jako dlouhodobý majetek, zásoby, pohledávky nebo náklady příštích období. Na straně pasiv se v zahajovací rozvaze uvede částka základního kapitálu zapsaná v obchodním rejstříku, případně jiné vklady do vlastního kapitálu (pokud jsou) či cizí zdroje (úvěry nebo zápůjčky). Po otevření účetních knih se uvedené částky převedou jako počáteční zůstatky na příslušné účty aktiv či pasiv podle na jejich charakteru.

V závislosti na právní formě obchodní společnosti se společníci mohou (v osobních společnostech) nebo musí (v kapitálových společnostech) zavázat ke , případně do jiných forem vlastního kapitálu. Podle § 15 ZOK se vkladem rozumí peněžní vyjádření hodnoty předmětu vkladu. Předmětem vkladu je věc, kterou se společník nebo budoucí společník (dále jen „vkladatel“) zavazuje vložit do obchodní za účelem nabytí nebo zvýšení účasti v ní (dále jen „vkladová povinnost“). Vkladovou povinnost lze splnit splacením v penězích (dále jen „peněžitý vklad“) nebo vnesením jiné, penězi ocenitelné věci (dále jen „nepeněžitý vklad“).

Před vznikem obchodní přijímá a spravuje splacené nebo vnesené předměty vkladů nebo jejich části společenskou smlouvou pověřený ; správcem vkladů může být i zakladatel nebo některý ze zakladatelů (§ 18 ZOK). Správce vkladů vydá tomu, kdo je oprávněn podat návrh na zápis do obchodního rejstříku, písemné prohlášení o splnění vkladové povinnosti nebo její části jednotlivými vkladateli. Prohlášení se přikládá k návrhu na zápis do obchodního rejstříku, ledaže zákon zápis o rozsahu splnění vkladové povinnosti do obchodního rejstříku nevyžaduje (§ 24 ZOK).

Vlastnické právo k předmětu vkladu vnesenému před vznikem obchodní nabývá obchodní okamžikem svého vzniku (§ 25 odst. 1 ZOK). Po vzniku obchodní jí správce vkladů předá předměty vkladů i s plody a užitky, ledaže ohledně plodů a užitků společenská smlouva určí jinak. Nevznikne-li obchodní , správce vkladů předměty vkladů nebo jejich části i s plody a užitky bez zbytečného odkladu vrátí vkladatelům (§ 27 ZOK). Zákon rovněž stanoví, jakým způsobem dochází ke splacení nepeněžitých a peněžitých vkladů.

Nepeněžitý vklad se do kapitálové společnosti vnese před jejím vznikem (§ 23 ZOK). Nepeněžitý vklad ocení znalec vybraný ze seznamu znalců vedeného podle zvláštního právního předpisu. Odměna znalci za zpracování znaleckého posudku se určí dohodou a hradí ji společnost. Vedle odměny náleží znalci náhrada za účelně vynaložené náklady spojené s vypracováním znaleckého posudku. V případě, že společnost nevznikne, hradí odměnu společně a nerozdílně zakladatelé (§ 143 ZOK). Způsob splácení nepeněžitých vkladů upravuje zákon následovně:

Peněžitý vklad do kapitálových společností se splácí na zvláštní účet u banky nebo spořitelního a úvěrního družstva (dále jen „banka“), který zřídí správce vkladů. Banka s těmito prostředky neumožní nakládat dříve, než kapitálová společnost vznikne, ledaže se jedná o úhradu zřizovacích výdajů nebo vrácení emisních kursů zakladatelům (§ 23 ZOK).

Pravidla týkající se založení různých právních forem obchodních společností se liší v závislosti na tom, zda se jedná o osobní, či kapitálovou společnost. Avšak z hlediska povinnosti vedení účetnictví v okamžiku vzniku společnosti (dnem jejího zápisu do obchodního rejstříku) jsou pravidla v podstatě stejná – povinnost sestavit zahajovací rozvahu a následně uvedené položky převést jako počáteční zůstatky na příslušné účty hlavní knihy. Proto si v následujícím textu ukážeme pravidla pro založení osobní společnosti (veřejná obchodní společnost) a kapitálové společnosti (společnost s ručením omezeným).

Veřejná obchodní společnost je společnost , které se účastní na jejím podnikání nebo správě jejího majetku a ručí za její dluhy společně a nerozdílně. Společníkem veřejné obchodní společnosti může být jak fyzická, tak právnická osoba. Je-li společníkem právnická osoba, vykonává práva a povinnosti spojené s účastí ve společnosti její zmocněnec, kterým může být pouze fyzická osoba. Firma obsahuje označení „veřejná obchodní společnost“, které může být nahrazeno zkratkou „veř. obch. spol.“ nebo „v. o. s.“.

Vzájemné právní poměry společníků se řídí . Není-li ve společenské smlouvě dohodnuto jinak, jsou podíly společníků stejné. Společenská smlouva musí obsahovat:

Společenskou smlouvu lze měnit pouze dohodou všech společníků. Má-li být změnou společenské smlouvy zasahováno do práv společníků, je třeba ke změně souhlasu i těch společníků, do jejichž práv se zasahuje. Každý společník má jeden hlas, ledaže společenská smlouva určí jinak.

Má-li podle společenské smlouvy společník vkladovou povinnost, splní ji ve lhůtě, způsobem a v rozsahu určených společenskou smlouvou, jinak v penězích bez zbytečného odkladu po vzniku své účasti ve společnosti. Společník, který je v prodlení se splacením peněžitého vkladu, platí úrok z prodlení. Prodlení se splněním vkladové povinnosti může mít také za následek vyloučení společníka ze společnosti po marném uplynutí dodatečné lhůty určené pro její splnění (to neplatí, jsou-li ve společnosti jen dva společníci).

V souladu se zákonem o účetnictví vzniká společnosti povinnost sestavit zahajovací rozvahu a otevřít účetní knihy dnem vzniku, tj. dnem zápisu společnosti do obchodního rejstříku. V aktivech zahajovací rozvahy se vykáže vložený majetek, v pasivech zdroje jeho krytí. Veřejná obchodní společnost nemá ze zákona povinnost vkladů do společnosti, společníci se však k nim mohou ve společenské smlouvě zavázat.

Pokud se společníci zaváží ke vkladům do základního kapitálu, vykáží se v zahajovací rozvaze na účtu . Jinou možností jsou vklady nikoliv do základního kapitálu (ty se zapisují do obchodního rejstříku), ale podle rozhodnutí společníků mohou nabýt jiných forem vlastního kapitálu vykazovaných v kapitálových fondech (např. na účtu ). Majetek může být také společníky nebo jinými osobami do společnosti zapůjčen, společnost pak bude vykazovat závazky ke společníkům, popř. jiné závazky (např. úvěry nebo zápůjčky od jiných subjektů). Upsané vklady do základního kapitálu nesplacené do data vzniku společnosti představují pohledávku za společníky evidovanou na účtu

Společníkům mohou vzniknout výdaje (náklady) související se založením společnosti (např. poplatky za zápis společnosti do obchodního rejstříku, poplatky za vystavení živnostenských listů, poplatky za právnické služby, poštovné, nájemné apod.). Od všech těchto výdajů je nutné uchovat účetní doklady. V zahajovací rozvaze se tyto zřizovací výdaje uvedou jako náklady příštích období na účtu a při otevření účetních knih se buď jednorázově, nebo postupně rozpustí do nákladů běžného období.

Společnost s ručením omezeným je společnost, za jejíž dluhy ručí společníci společně a nerozdílně do výše, v jaké nesplnili vkladové povinnosti podle stavu zapsaného v obchodním rejstříku. Firma obsahuje označení „společnost s ručením omezeným“, které může být nahrazeno zkratkou „spol. s r. o.“ nebo „s. r. o.“.

ve společnosti s ručením omezeným se určuje v poměru jeho vkladu na výši základního kapitálu, pokud společenská smlouva nestanoví jinak. Společenská smlouva může připustit vznik různých druhů podílů. Určí-li tak společenská smlouva, může společník vlastnit více podílů, a to i různého druhu.

při založení společnosti obsahuje:

, ledaže společenská smlouva určí, že výše vkladu je vyšší což se zpravidla děje). Výše vkladu může být pro jednotlivé podíly stanovena rozdílně. Před podáním návrhu na zápis společnosti do obchodního rejstříku se splatí nepeněžní vklady, celé vkladové ážio a na každý peněžitý vklad nejméně 30 %.

V souladu se zákonem o účetnictví vzniká společnosti povinnost (§ 19 ZÚ) a otevřít účetní knihy dnem vzniku, tj. dnem zápisu společnosti do obchodního rejstříku, kdy společnosti vzniká povinnost vést účetnictví (§ 17 odst. 1 ZÚ). V zahajovací rozvahy je soupis majetku, který společnost nabyla před svým vznikem a který představuje splacené peněžité a nepeněžité vklady. Částka nesplacených peněžních vkladů představuje pohledávku za společníky (účet ). Následně pak společník (nebo společníci) splní vkladovou povinnost ve lhůtě určené společenskou smlouvou, nejpozději však do 5 let od vzniku společnosti. Další položkou v aktivech mohou být zřizovací výdaje, přestavující výdaje (náklady) vynaložené v období mezi založením a vznikem společnosti, které se do zahajovací rozvahy vkládají jako předplacené náklady (účet ). Po otevření účetních knih se zůstatek účtu 381 převede buď jednorázově, nebo postupně do nákladů běžného účetního období na příslušné nákladové účty podle jejich charakteru.

V h zahajovací rozvahy musí být vykázána položka základního kapitálu představující součet všech vkladů (účet ve výši zapsané v obchodním rejstříku. Rozdíl mezi cenou nepeněžitého vkladu určenou posudkem znalce a výší vkladu společníka tvoří vkladové ážio (účet ), které může vzniknout i v případě peněžitého vkladu, ledaže společenská smlouva nebo rozhodnutí valné hromady určí, že se tento rozdíl nebo jeho část vrací vkladateli (účet ) nebo se použije se souhlasem společníka na tvorbu rezervního fondu (účet či jiného kapitálového fondu (účet ). Z cizích zdrojů, pokud je společnost pro své založení použila, mohou být v rozvaze vykázány zápůjčky od společníků, úvěry od úvěrových institucí nebo zápůjčky od jiných fyzických či právnických osob. Zvolený účet ve 3. nebo 4. účtové třídě bude záviset na tom, zda jsou půjčky nebo úvěry krátkodobé, nebo dlouhodobé a zda je věřitelem společník, nebo jiná fyzická či právnická osoba.

Z uvedených příkladů je vidět, že založení osobní společnosti je zpravidla jednodušší než kapitálové společnosti, i když tomu tak vždy být nemusí. Závisí na tom, jak složitá je organizační struktura společnosti, kolik má společníků a jaký majetek do společnosti vnáší. Pravděpodobně složitější situace se bude týkat založení akciové společnosti, kde se vyžaduje před jejím vznikem svolání zahajovací valné hromady, která schvaluje přijetí stanov. Tato valná hromada má další povinnosti, k jejichž potvrzení je zapotřebí notářského zápisu. Mimo jiné se jedná o schválení základního kapitálu, jehož výše musí být minimálně 2 000 000 Kč nebo 80 000 EUR. Prakticky to znamená i vyšší náklady, které vzniknou mezi založením a vznikem společnosti. Avšak pravidla týkající se zahajovací rozvahy a otevření účetní knihy jsou shodná jako u uvedených obchodních společností.