Technologie mění účetní profesi k nepoznání. Papírové doklady střídá automatické vytěžování dat, rutinní práci přebírají chytré nástroje a umělá inteligence (AI). Odbornost však jen tak něco nenahradí. Díky moderním nástrojům a novým možnostem můžete zefektivnit své interní procesy i práci pro klienty, abyste získali více času na řešení složitých případů, zlepšování kvality služeb, vzdělávání a rozvoj firmy. Inspirujte se praktickými příklady a zkušenostmi ostatních. Dozvíte se, jak řídit, digitalizovat a propagovat účetní kancelář i bez týmu IT a marketingových specialistů.
Zjednodušte si evidenci klientů, pravidelné úkoly i komunikaci v týmu
Řídíte účetní kancelář a máte pocit, že vám někdy přerůstá práce přes hlavu? Nejste sami.
Účetní firmy odvádějí skvělou práci pro klienty, ale často jim nezbývá čas věnovat se vlastnímu fungování a efektivitě.
Denně řeší spoustu úkolů a otázek, musí dodržovat termíny a nesou velkou odpovědnost. Málokterá ale využívá sadu nástrojů (nebo jeden konsolidovaný systém) pro řízení svého chodu a financí.„Účetní většinou pracují s Excelem nebo jednoduchými aplikacemi na správu úkolů, což je určitě dobrý první krok. Z konzultací s majiteli účetních firem ale vím, že potřebují mnohem víc – například evidovat kontakty, hlídat termíny pro mzdy a DPH, úkoly u jednotlivých zákazníků a měřit odpracovaný čas. Doporučil bych jim se na interní fungování podívat z nadhledu a hledat cesty, jak řízení firmy a spolupráci v týmu i s klienty posunout dál nad rámec excelových tabulek,“
říká Petr Macek, zakladatel all-in-one firemního systému Caflou.Řízení firmy nespočívá v tom, že pořídíte nový software a máte hotovo. Vyplatí se začít
revizí interních procesů.
Obejdete se i bez sofistikovaných analýz. Zkuste si s týmem projít váš typický pracovní týden a u každé činnosti si položte otázku:
Dá se zjednodušit nebo dokonce vůbec nedělat?
Zaměřte se přitom na tyto oblasti:
–
Práce pro klienty
– jak probíhá spolupráce od první schůzky po pravidelnou komunikaci (typické kroky, opakované úkoly).–
Kapacity a vytížení týmu
– kdo má co na starosti a kolik času tím stráví.–
Komunikace v týmu
– jak komunikujete a sdílíte mezi sebou informace.–
Evidence dokumentů
– kde máte uložené podklady a jak si je předáváte.–
Finanční stránka
– jak sledujete ziskovost klientů.–
Rizikové oblasti
– kde nejčastěji vznikají chyby nebo zpoždění.–
Rutinní úkoly
– které činnosti se pravidelně opakují.Když získáte přehled, jak vaše firma funguje,
lépe odhalíte slabá místa.
Třeba zjistíte, že vám chybí pořádný systém na hlídání termínů a někdy něco zapadne. Nebo že ztrácíte hodiny přeposíláním excelů mezi kolegy. Případně nemáte tušení, kolik času vám zabírají opakované úkoly pro klienty.Na každý takový problém
existuje řešení
– ať už to bude sdílený kalendář, nástroj pro projektové řízení a správu zakázek (včetně smluv, nabídek a dalších dokumentů), cloudové úložiště nebo aplikace na měření času. Zamyslete, co by vám nejvíc usnadnilo život.„Jakmile dostanete pod kontrolu základy, můžete se soustředit na další vylepšení a automatizaci tam, kde to dává smysl. Například si nastavíte automatické připomínky klientům, když vám nepošlou včas podklady pro účetnictví a mzdy. V moderních systémech to není nic složitého,“
dodává Petr Macek z Caflou.Chytří pomocníci vám ušetří hodiny práce
Přepisování údajů z faktur, hledání ztracených účtenek a stohy papírů na stole… Nastal čas zbavit se starých zvyků. Usnadněte si život a využijte
technologické možnosti,
které trh nabízí. Neudělají všechno 100% za vás, ale každý krok kupředu se počítá!Cíl je jasný – ušetřit čas a energii, které vám berou rutinní činnosti, ať se můžete věnovat
důležitější a odborné práci.
Díky digitálním nástrojům a automatizaci navíc výrazně snížíte chybovost a můžete klientům poskytnout lepší, moderní služby.„Není nutné vyřešit vše hned, ale je nutné začít. Účetní firma, která se zatím digitalizací nezabývala, by určitě měla začít elektronizací dokumentů od klientů – kompletně opustit papíry a vybrat si aplikaci pro online úložiště. Nejlépe jen jednu, zavést ji u všech klientů a nedávat jim na výběr. Jednoduše oznámit, že nově budou doklady ukládat na dané místo a papíry už od nich nechcete vidět,"
doporučuje Gabriela Karásková, COO digitální účetní kanceláře E-Consulting Czech.Zároveň přidává
tip z praxe:
„V úložišti nastavte strukturu složek tak, aby klient podklady rovnou nahrával podle typu dokumentů. Díky tomu se nestane, že vznikne jedna hromada dokladů, kterou budete hodinu třídit. Nejvíce se nám osvědčilo mít samostatné ‚šuplíčky‘ na přijaté faktury, vydané faktury, účtenky a bankovní výpisy.“
Jak tedy na digitální předávání dokladů?
1.
Zvolte si jedno cloudové úložiště pro všechny klienty.
2.
Vytvořte přehlednou strukturu složek.
3.
Připravte jednoduchý manuál pro klienty.
4.
Trvejte na dodržování nastaveného systému.
5.
Kde to jde, pracujte s ISDOC (formát elektronických faktur).
Když vyřešíte příjem dokladů, můžete začít s
automatizací.
Moderní nástroje dokážou automaticky vytěžovat údaje z faktur do účetního systému, kontrolovat správnost vložených dat, hlídat splatnosti a párovat platby i generovat finanční reporty.V digitalizaci účetnictví samozřejmě hraje zásadní roli i to,
jaký účetní systém používáte,
respektive jak
pokročilé funkce
nabízí.
„Trendy jsou jednoznačné,“
říká Daniel Matějka, Head of ABRA Flexi.
„Účetní systémy se stěhují na web, do cloudu s přístupem odkudkoliv, mají API pro integrace (e-commerce, bank a dalších aplikací) a začínají implementovat různé nástroje na bázi AI. Na tohle vše je potřeba myslet, protože nároky moderních a progresivních firem budou taktéž neustále růst, a to je dobře.“
Podle Matějky už
nelze účetnictví jen vnímat jako nutné legislativní zlo.
„Účetní firmy se postupně transformují do technologických entit, pracují kompletně digitálně. Dokáží klientům interpretovat data prakticky v reálném čase a ti se mohou soustředit na to, co jim přísluší – na řízení svých firem.“
Účetním kancelářím proto radí:
„Měli byste hledat účetní systém, který všechno tohle umožní. Budoucnost začíná dnes a svět už nikdy nebude tak pomalý, jako byl včera.“
Jeho slova potvrzuje příklad
digitálního procesu přijaté faktury.
Ručně trvá několik minut, díky chytrým nástrojům máte hotovo za pár vteřin. Může vypadat třeba takto:1.
Příjem dokladu:
Do sdílené složky nebo na sběrný e-mail
klient
zašle fakturu v elektronické podobě (papírovou naskenuje/vyfotí mobilem).2.
Automatické vytěžení:
Aplikace rozpozná údaje – dodavatele, částku, DIČ, data splatnosti, číslo účtu i rozpis DPH.3.
Přenos do účetnictví:
Údaje z faktury putují do účetního softwaru včetně návrhu zaúčtování na základě pravidel, která si nastavíte (případně se je systém postupně učí).4.
Kontrola a schválení:
Účetní zkontroluje správnost údajů. Pokud systém některé pole označil jako nejisté, zvýrazní ho pro ruční ověření.5.
Párování s bankou:
Po provedení platby software automaticky spáruje fakturu s bankovním výpisem a označí ji jako uhrazenou.6.
Digitální archivace:
Doklad se uloží do zabezpečeného online archivu, kde ho kdykoli dohledáte podle různých parametrů – dodavatele, částky, data nebo třeba čísla faktury.Digitalizovaný oběh dokladů
Digitální účetnictví přináší spoustu výhod, ale
musíte být důslední,
abyste je využili naplno. Gabriela Karásková z E-Consulting upozorňuje:
„Pokud chcete digitalizovat, doporučuji si za svým rozhodnutím stát i za cenu ztráty některých zákazníků. Ti, kdo nechtějí přejít do onlinu, vás totiž budou brzdit. Každý ústupek zesložiťuje práci hlavně vašim účetním konzultantům, kteří budou zbytečně bojovat s kombinací elektronických dokumentů a papíru.“
Marketing účetní kanceláře: ukažte světu, co umíte, a získejte nové klienty
Marketing není jen pro e-shopy, automobilky a restaurace. I účetní kancelář potřebuje
budovat svou značku,
získávat nové klienty a udržovat vztahy s těmi stávajícími.Důvody vysvětluje SEO specialistka Romana Ondrová:
„Budování značky je pro účetní a daňové firmy zásadní, protože posiluje důvěru. Pokud klient neuvěří, že jste odborník, nesvěří vám své peníze. Důvěryhodnost lze podpořit různými způsoby, například sepsáním odpovědí na nejčastější otázky na váš web, publikace odborných článků nebo prezentace referencí. To vše pomáhá. Zároveň nezapomínejte ani na vaše aktuální klienty. Můžete je například srozumitelně informovat o změnách v legislativě.“
V
online marketingu
pak hraje značka a odbornost ještě významnější roli.
„Vyhledávače jako Google pečlivě monitorují obor financí vzhledem k jeho přísné regulaci a velkému potenciálnímu dopadu – poskytnuté informace ovlivňují finanční rozhodnutí čtenářů. Proto upřednostňují přesný a aktuální obsah od oborových autorit,“
dodává Ondrová.Aktivní online a offline prezentace není důležitá jen pro potenciální klienty. Pomáhá také
přilákat kvalitní účetní a daňové specialisty do vašeho týmu.
Zejména mladá generace si často vybírá zaměstnavatele podle jeho digitální stopy a image.Neexistuje univerzální návod na funkční marketingovou strategii, ale pokud ji zatím nemáte a chcete někde začít,
většinou se účetním kancelářím vyplatí vyzkoušet:
–
LinkedIn:
Ideální platforma pro B2B komunikaci. Sdílejte své zkušenosti, komentujte aktuální dění, ukažte zákulisí své práce a její přínos pro klienty.–
Webové stránky a blog:
Pište o tématech, která vaše klienty zajímají – daňové tipy, novinky v účetnictví nebo případové studie.–
Newsletter:
Informujte klienty o termínech a legislativních změnách.–
PR:
Vystupujte jako expert v médiích, přispívejte do odborných časopisů, lokálních magazínů či novin nebo spolupracujte s novináři při komentování ekonomických témat.–
Odborné akce:
Můžete uspořádat školení nebo webináře pro klienty i veřejnost.Tvorba kvalitního obsahu může být časově náročná. Naštěstí i tady můžete využít moderní technologie. Umělá inteligence dokáže urychlit
přípravu obrázků, videí i textů
– od struktury článků přes návrhy témat až po první verze newsletterů.Základní principy
generování textů s AI
popisuje copywriterka Monika Hušková:
„Když zastavíte někoho na ulici a řeknete mu ‚Napiš e-mail.‘, bude na vás koukat jako na zjevení, protože netuší, o co jde. Podobně to funguje s jazykovými modely typu ChatGPT nebo Claude. Odpověď sice dostanete, ale výsledek s takovým zadáním (tzv. promptem) vás nejspíš nenadchne.“
Jak postupovat, aby AI texty stály za to?
„Vždy uveďte informace alespoň o tom, kdo jste, pro koho píšete, co chcete sdělit a jak text znít (formálně, přátelsky…), případně i požadovanou délku. Inspirovat se můžete metodou COSTAR. Pomohou také konkrétní příklady dobrého a špatného řešení. Zkrátka platí, že čím víc kontextu a vlastních zkušeností poskytnete, tím lepší výstup získáte,“
vysvětluje Hušková.Metoda COSTAR: struktura zadání pro AI
U odborných témat je pak na místě opatrnost.
„Pokud generujete obsah, který se týká legislativy, daní a účetnictví, určitě nezapomeňte na kontrolu. AI vám pomůže s psaním, ale po odborné stránce na ni (minimálně zatím) nespoléhejte,“
uzavírá copywriterka.Digitální transformace účetní firmy ve 21. století
Digitalizace se neobejde bez plánu, trpělivosti a odvahy. Ve skutečnosti není tak složitá, jak se může zdát, a výsledky stojí za to!
Jak postupovat?
1.
Stanovte priority pro digitalizaci.
Zaměřte se na procesy, které zabírají nejvíc času, jsou rutinní, opakované, náchylné k chybám. Určete, co nejrychleji přinese zlepšení.2.
Vyberte vhodné nástroje.
Začněte s 1–2 systémy. Preferujte řešení s dobrou podporou, referencemi a ověřte si možnosti propojení s ostatními nástroji.3.
Připravte tým.
Průběžně vysvětlujte důvody změn i očekávané přínosy a zajistěte potřebná školení.4.
Spusťte pilotní provoz.
Začněte s menší skupinou členů týmu či klientů (ideálně s těmi, kteří jsou přirozeně otevření změně a vítají nové technologie). Otestujte běžné scénáře a sbírejte zpětnou vazbu.5.
Rozšiřujte a vylepšujte.
Postupně zapojte ostatní, průběžně vylaďte nastavení i postupy a naplánujte další kroky.Platí však, že můžete mít sebelepší nástroje a plán digitální transformace, ale úspěch
vždy závisí na lidech.
Jak získat tým na svou stranu?„Lidé mají obecně obavy ze změn. Při zavádění nových technologií v našem oboru to platí dvojnásob,“
komentuje Gabriela Karásková z E-Consulting.
„Účetní bývají konzervativnější a hlavně na začátku nedůvěřiví. Když ale najdete nástroj, který jim opravdu pomůže a během pár dní uvidí, že funguje a šetří jim čas, máte vyhráno.“
„Nejlepší je, když v týmu najdete tahouny a nadšence pro digitalizaci. Přicházejí pak s vlastními nápady, které budou sami přirozeně prosazovat, a nadchnou tak ostatní. Samozřejmě se může stát, že pro někoho budou novinky nepřekonatelné a v průběhu se odpojí, ale to je vlastně dobře. Zbytečně by demotivoval celý tým,“
dodává Karásková.Její zkušenosti z praxe potvrzují, že
digitalizace je správná cesta.
„Za 20letou kariéru v účetnictví se mi zatím nestalo, že bychom se vraceli ke starým postupům. Ano, někdy upravujeme proces, museli jsme například vyměnit jednu aplikaci za jinou. Je to cesta změny a postupného přerodu, ale minimálně u nás v E-Consulting by nikdo z cca 40 mzdových a účetních konzultantů už nechtěl fungovat jinak.“
Nezaspěte dobu a mějte náskok před konkurencí
Správné řízení firmy, digitalizace a marketing nejsou ani v účetní kanceláři otázkou „jestli", ale spíš
„kdy" a „jak“.
Osvojte si nové postupy a technologie
v klidu vlastním tempem.
Začněte třeba digitálním předáváním dokladů nebo zaveďte nástroj pro sledování času a úkolů. Napište první příspěvek na LinkedIn. Vyzkoušejte AI pro psaní příštího e-mailu.
Záleží jen na vás. Důležité je
udělat první krok.
Výsledky v podobě efektivity a růstu vaší firmy, spokojených zaměstnanců a kvalitních služeb pro klienty
rozhodně stojí za to.