Vnitropodnikové směrnice

Vnitropodnikové směrnice jsou předpisy, které podrobně zajišťují metodické postupy v účetní jednotce a stanovují konkrétní pravidla pro jednotné zachycení hospodářských operací. Dobře zpracované a aktualizované vnitropodnikové směrnice účetní jednotky se stávají nepostradatelným nástrojem řízení v případech vnější či vnitřní kontrolní činnosti. Obecně platí, že čím je účetní jednotka větší a její účetnictví komplikovanější, tím důležitější je kvalitní zpracování vnitřních předpisů. Jedním z důvodů, proč dochází k podcenění tvorby vnitropodnikových pravidel, je skutečnost, že neexistují jasně dané a závazné postupy pro jejich tvorbu. Cílem tvorby vnitropodnikových směrnic je aplikovat zákonné předpisy na konkrétní podmínky v dané účetní jednotce.

Účetní jednotka by při tvorbě vnitropodnikových směrnic měla čerpat minimálně z tohoto legislativního rámce:

Ačkoliv zákon tvorbu většiny vnitřních účetních předpisů přímo neukládá, lze z legislativních předpisů odvodit, že realizace vnitřních pravidel některá zákonná ustanovení předpokládají. Zákonem nařízené směrnice jsou pak například směrnice upravující postup inventarizace, odpisové plány, stanovení odpovědných osob a podpisové vzory. Nezbytnost existence vnitřních předpisů účetní jednotky nepřímo vyplývá i ze samotné definice předmětu účetnictví, jehož cílem je poskytovat o stavu a pohybu majetku a závazků, o vlastním kapitálu, o nákladech, výnosech a hospodářském výsledku.

Poskytnutí je splněno za předpokladu, že účetní jednotka v daném účetním období zaúčtovala do účetních knih všechny účetní případy a nejpozději do konce tohoto období sestavila účetní závěrku, vyhotovila výroční zprávu, zveřejnila informace a má o těchto skutečnostech přehledně zachycené záznamy.

Poskytnutí účetní jednotka zajistí veškerými průkaznými záznamy a provedením inventarizace.

Poskytnutí lze dosáhnout pouze takovým způsobem, který neodporuje zákonu o účetnictví ani ostatním právním předpisům a neobchází jejich účel.

V neposlední řadě musí být účetnictví vedeno způsobem, který zaručuje trvalost účetních záznamů a účetní jednotka plní povinnosti spojené s jejich úschovou a zpracováním po celou zákonem stanovenou dobu.

Smyslem vnitřních předpisů je naplnění výše uvedených pravidel a ustanovení k zajištění správného a jednotného účtování o různých hospodářských operacích v rámci činnosti jednotky v různém čase. Vnitropodnikové směrnice jsou významnou součástí každé účetní jednotky bez ohledu na velikost a je kladen velký důraz na to, aby v maximálním rozsahu vystihovaly aktuální situaci účetní jednotky.

Z předchozích informací je zřejmé, že sestavení vnitropodnikových směrnic obnáší rozsáhlou a náročnou práci a při tvorbě těchto směrnic je vhodné, ne-li nezbytné spolupracovat se všemi útvary účetní jednotky, kterých se činnosti uvedené ve směrnicích týkají. V souvislosti s tvorbou vnitropodnikových směrnic je vhodné dodržet minimálně tyto základní zásady:

Jednotné záhlaví nebo hlavička obsahující důležité informace slouží k identifikaci problematiky, jíž se daná směrnice zabývá, a určení hodnověrnosti či platnosti dokumentu.

Záhlaví by mělo obsahovat tyto základní údaje:

Vlastní text je nejdůležitější částí vnitropodnikové směrnice a skládá se z těchto částí:

Představuje zejména odkazy na příslušné právní normy, případně citace jednotlivých předpisů, z nichž se při tvorbě směrnice vycházelo.

Obsahuje konkrétní ustanovení účetní jednotky, pro něž se v rámci své činnosti rozhodla a kterými dále zavazuje dotčené pracovníky se ode dne jejich uvedení v platnost řídit.

V závěrečném ustanovení se uvádí výčet směrnic, jež se vydáním této směrnice ruší či mění, a dále také určení osob odpovědných za kontrolu dané směrnice.

Zápatí je nedílnou součástí vnitropodnikových směrnic a sestává se z těchto částí:

Součástí vnitropodnikové směrnice pak může být i například seznam příloh a samotné přílohy (například účtový rozvrh tisknutý z účetního softwaru).

Vnitropodnikové směrnice mají klíčový význam pro každou účetní jednotku. Při tvorbě směrnic je nezbytné neustále pamatovat na pravidla pro sestavování směrnic, kterými jsou logičnost, srozumitelnost, jednoduchost a soulad s předpisy a praxí (judikaturou).