Zákon č. 500/2004 Sb. , správní řád, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „správní řád “), ukládá ve svém ustanovení § 26 odst. 1 všem správním orgánům povinnost zřídit nepřetržitě veřejně přístupnou úřední desku. Úřední deska slouží k vyvěšování dokumentů, u nichž tak stanoví zákon, plní nezastupitelnou roli při doručování, ale také při dobrovolném zveřejňování dokumentů, které mají napomoci informovat o dění v obci.
Některé problémy vznikající při uveřejňování dokumentů na úřední desce obce
JUDr.
Eva
Janečková
Problematika zveřejňování na úřední desce však může obcím činit značné problémy – jednak díky roztříštěnosti jednotlivých povinností týkajících se zveřejňování na úřední desce do mnoha právních předpisů, jednak díky rozdílným formulacím těchto povinností, ale také díky nejednoznačnosti textů právních předpisů.
Jak již bylo uvedeno výše, zveřejňované dokumenty lze rozdělit na povinně zveřejňované a zveřejňované dobrovolně.
Povinné zveřejňování vlastních dokumentů
a) Zveřejnění informací požadovaných právním předpisem
Například:
–
Ustanovení § 8 odst. 2 zákona č. 76/2002 Sb., o integrované prevenci a omezování znečištění, o integrovaném registru znečišťování a o změně některých zákonů (zákon o integrované prevenci), ve znění pozdějších předpisů –
„Úřad současně ve lhůtě podle odstavce 1 prostřednictvím informačního systému integrované prevence na své úřední desce a na úřední desce obce, na jejímž území je nebo má být zařízení umístěno, zajistí zveřejnění stručného shrnutí údajů podle § 4 odst. 1 písm. d) a informaci o tom, kdy a kde lze do žádosti nahlížet, pořizovat si z ní výpisy, opisy, popřípadě kopie. Úřad a obec tyto informace vyvěsí na svých úředních deskách na dobu 30 dnů.“
–
Právní předpis obsahuje způsob zveřejnění a způsob ochrany osobních údajů při tomto zveřejnění jedná se o zvláštní právní úpravu vůči GDPR
je postupováno podle zvláštního zákona a ochrana osobních údajů se neřeší (tzn. nedochází k anonymizaci).
–
Ustanovení § 93 odst. 1 zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o obcích“) – obecní úřad informuje o místě, době a navrženém programu připravovaného zasedání zastupitelstva obce. Informaci vyvěsí na úřední desce obecního úřadu alespoň 7 dní před zasedáním zastupitelstva obce; kromě toho může informaci uveřejnit způsobem v místě obvyklým.
–
Smyslem uveřejňování však není informovat o osobách, kterých se projednávaná věc může týkat, ale poskytnout informace o činnosti a záměrech obce, tzn. o projednávané věci.
§ 93 zákona o obcích také nestanoví výslovně povinnost uveřejnit navržený program včetně osobních údajů osob, kterých se projednávaná věc týká, ale v souladu s platnou právní úpravou je správný postup takový, že je v programu zveřejněn buď popis věci bez informací o konkrétní osobě, anebo se uvedou pouze iniciály jména a příjmení a obec, ve které má dotčená osoba bydliště. Vždy je třeba docílit, aby ze zveřejněné informace nebyla zřejmá identita fyzické osoby.1)
b) Doručování veřejnou vyhláškou
Může být vyvěšeno:
–
Úplné znění písemnosti – správní řád nestanoví, že by v případě doručování veřejnou vyhláškou měly být skrývány jakékoliv údaje, nebo že by se písemnost pozměňovala např. místo uvedení celého jména pouze uvedení iniciál, za účelem nezveřejnění některých osobních údajů. Účelem zveřejnění písemnosti na úřední desce je umožnit adresátovi písemnosti uplatnit jeho práva a oprávněné zájmy. Je tedy nezbytné písemnost vyvěsit v celém svém rozsahu, s celým odůvodněním a uvedením všech práv a povinností, která dané osobě vznikají
Písemnost je zveřejněna v plném znění, nedochází ani k částečné anonymizaci (např. iniciály místo celého jména).
–
Oznámení o možnosti převzít písemnost – vyvěšení písemnosti by mělo být primárním způsobem, pro vyvěšení pouhého oznámení by měly existovat důvody bránící vyvěšení samotné písemnosti (typicky její velký rozsah) anebo důvody dané ochranou osobních údajů, tedy například případy, kdy písemnost samotná obsahuje rovněž osobní údaje jiných osob než adresáta, osobní údaje zvláštních kategorií apod.2)
Budou uvedeny pouze nezbytné identifikační údaje dotčené osoby (jméno, příjmení, adresa, případně i datum narození), stejně tak označení věci by mělo respektovat adresátovo právo na ochranu soukromí; obecně lze za postačující považovat i pouhé uvedení jednacího čísla, popřípadě typu písemnosti (rozhodnutí, usnesení).
Správní řád neupravuje kritéria pro volbu daného způsobu, obec jako správní orgán by měla tedy zvážit okolnosti konkrétního případu, resp. obsah doručované písemnosti v jednotlivém případě.
Některé zákony upravují doručování včetně uložení zásilky a také doručování veřejnou vyhláškou. Oba způsoby mají vlastní režim, který je třeba respektovat – nelze zaměňovat.
Například:
–
Ustanovení § 44 odst. 4 zákona č. 280/2009 Sb., daňový řád, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „daňový řád“) – písemnost určená do vlastních rukou adresáta se doručuje přímo adresátovi. Nebyl-li adresát písemnosti, která má být doručena do vlastních rukou, na adrese pro doručování zastižen, písemnost se uloží a adresát se vhodným způsobem upozorní, aby si ji ve lhůtě 10 dnů vyzvedl.
–
V tomto případě není doručováno veřejnou vyhláškou – oznámení o uložení písemnosti musí být v maximální možné míře anonymizováno – lze uvést např. jméno, příjmení a číslo jednací (nikoli adresu nebo rok či datum narození, případně další údaje).
–
Ustanovení § 49 daňového řádu – veřejnou vyhlášku správce daně vyvěsí po dobu nejméně 15 dnů na své úřední desce a zároveň ji zveřejní způsobem umožňujícím dálkový přístup. Veřejná vyhláška obsahuje upozornění na místo uložení písemnosti s jejím označením a s uvedením možnosti vyzvednutí.
–
Jedná se o veřejnou vyhlášku a je tedy možné postupovat výše uvedeným způsobem.
Nepovinné zveřejňování vlastních dokumentů
Jedná se o případy, kdy obec v rámci transparentnosti a snahy informovat o dění v obci zveřejňuje různé druhy oznámení – jako údaje o společenském, kulturním a sportovním životě obce, oznámení o ztrátách a nálezech, zápisy z jednání komisí rady apod.3)
Pro každé takové zpracování údajů musí být stanoven nějaký účel. Pro zveřejňování to obvykle bývá souhlas, pro zveřejňování např. zápisů z jednání komise tzv. veřejný zájem (v takovém případě není nutná anonymizace).
Zveřejňování cizích dokumentů
V případě těchto písemností nese odpovědnost za dodržování GDPR a jiných předpisů týkajících se ochrany osobních údajů orgán, který obecnímu úřadu danou písemnost k vyvěšení zaslal, a obecní úřad nemůže obsah této písemnosti měnit nebo do ní jakkoliv zasahovat.
Je nutné ověřit, zda existuje povinnost v souladu s příslušným procesním předpisem [např. zákon č. 99/1963 Sb., občanský soudní řád, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „občanský soudní řád“), zákon č. 337/1992 Sb., o správě daní a poplatků] doručený dokument na úřední desce skutečně vyvěsit. Opatrnosti je na místě například u listin zaslaných exekutorem, jelikož „ne“ pro každou takovou písemnost stanovuje zákon o obcích, zákon č. 120/2001 Sb., exekuční řád, ve znění pozdějších předpisů, občanský soudní řád či jiný právní předpis povinnost zveřejnění na úřední desce.
Úřad pro ochranu osobních údajů v rámci své rozhodovací praxe řešil případ města, které postupovalo nesprávně při nakládání s listinou zaslanou exekutorem. Pochybením na straně exekutorského úřadu byla městu zaslána písemnost, aniž by bylo oprávněným příjemcem, a město, aniž by zkoumalo obsah písemnosti a oprávněnost jejího zákonného zveřejnění, ji vyvěsilo na úřední desce včetně osobních údajů v ní uvedených. Písemnost byla zveřejněna neoprávněně, bez právního titulu, jelikož žádný právní předpis městu neukládal písemnost zveřejnit. Odpovědnost za zveřejněné osobní údaje tak neslo město namísto autora písemnosti, a to i přesto, že mu písemnost byla doručena omylem.4)
Z technického hlediska je nutno zvolit takový formát, který není dále upravovatelný. Při vyvěšování je nezbytné materiály pojmenovat konkrétním a nezaměnitelným způsobem.
1) Zveřejňování informací na úřední desce obce, viz GDPR-Modelove_situace_-_Zverejnovani_na_urednich_deskach.pdf
2) Tamtéž.
3) Při zveřejňování je vždy třeba důsledně rozlišovat, jaké typy osobních údajů jsou ve zveřejňovaném dokumentu obsaženy, kterým dotčeným subjektům tyto údaje náleží, a zejména, zda je dán příslušný právní titul pro zveřejnění údajů.
4) Zveřejňování informací na úřední desce obce v souladu s GDPR, viz http://www.smocr.cz/cz/oblasti-cinnosti/gdpr/zverejnovani-informaci-na-uredni-desce-obce-v-souladu-s-gdpr.aspx.