Jak na výběr dodavatelů v dotačních programech II. díl
Ing.
Pavlína
Vančurová
Ph.D.
Ing.
Diana
Afanová
Kategorie výběrových řízení
Výběrová řízení lze rozdělit do dvou základních kategorií:
A) Výběrová řízení, která musí být realizována v celém rozsahu
podle platného zákona o veřejných zakázkách
(v současné době je to zákon č. 55/2012 Sb., kterým se mění zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů).Pro určení, zda bude žadatel o dotaci při zadávání zakázek v rámci svého projektu postupovat podle zákona o veřejných zakázkách (ZVZ), je nutné posoudit zařazení žadatele z pohledu tohoto zákona. Při postupu podle dotačních programů lze zjednodušeně konstatovat, že podle ZVZ musí zadávat zakázky v rámci svých projektů tito uvedení žadatelé (pokud nakládají s veřejnými prostředky, používá zákon o veřejných zakázkách pojem dodavatel):
*
Veřejní zadavatelé,
což je Česká republika (tzn. všechny subjekty, o kterých pojednává zákon č. 219/2000 Sb., o majetku ČR a jejím vystupování v právních vztazích), dále pak jednotky územní samosprávy (obce, města, kraje). Stejné postavení veřejného zadavatele mají také příspěvkové organizace a jiné právnické osoby založené za účelem uspokojování veřejného zájmu ČR a územně samosprávné celky, které jsou navíc převážně financovány nebo právně či fakticky ovládány státem, obcí, městem nebo krajem (například správa lesů, svoz odpadů, vzdělávání apod., bez ohledu na jejich právní formu).*
Dotovaní zadavatelé,
což jsou právnické nebo fyzické osoby, které zadávají zakázku dotovanou z veřejných zdrojů z více než 50 % (tedy u takového grantového projektu, který příjemce spolufinancuje z méně než poloviny svými zdroji), nebo pokud peněžní prostředky poskytnuté z veřejných zdrojů (z dotace
nebo příspěvku) na veřejnou zakázku z těchto zdrojů přesahují 200 mil. Kč. Dotovaný zadavatel se musí řídit ustanoveními ZVZ platnými pro veřejného zadavatele. V této souvislosti je nutné si uvědomit, co ZVZ považuje za zadávání veřejné zakázky. Konkrétně o tom pojednává § 17 písm. m) zákona. Zadávání upravuje jako závazný postup zadavatele v zadávacím řízení zákona, jehož účelem je zadání veřejné zakázky, a to až do uzavření smlouvy nebo do zrušení zadávacího řízení. Prakticky to znamená, že dotovaný zadavatel se postupy dle ZVZ řídí od zahájení řízení po uzavření smlouvy a zveřejnění oznámení o zadání zakázky. Další ustanovení zákona se na jeho postup nevztahují.*
Sektoroví zadavatelé,
což jsou osoby podnikající v oblasti plynárenství, teplárenství, elektroenergetiky, vodárenství, veřejných dopravních sítí a poštovních služeb na základě speciálního oprávnění.Konkrétní postup pro zadání zakázky (druh výběrového řízení) se řídí zákonem o veřejných zakázkách, u zakázek malého rozsahu zpravidla vnitřní směrnicí při dodržení pravidel transparentnosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace. U zakázek financovaných ze zdrojů EU musí být dodržena pravidla, která jsou pro veřejné zakázky stanovena metodikou jednotlivých operačních programů. Zvolený postup musí být žadatelem beze zbytku dodržen pod hrozbou sankce ze strany Úřadu pro ochranu hospodářské soutěže, popřípadě hrozbou nečerpáni či krácení
dotace
. Pokud však žadatel nespadá pod žádnou z výše uvedených kategorií, nemusí při výběru dodavatelů postupovat striktně podle ZVZ.B) Výběrová řízení realizovaná
mimo režim ZVZ.
Při jejich realizaci žadatelé, kteří nakládají s prostředky EU, postupují podle pravidel popsaných v příručkách konkrétních dotačních programů.Pro výběr dodavatele, který bude tendr nebo grantový projekt realizovat, platí pravidla dotačních programů, podle nichž jsou výběrová řízení povinni realizovat všichni žadatelé o
dotace
, kteří nespadají do režimu ZVZ. Z praktického hlediska se nejčastěji jedná o podnikatelské subjekty, mohou to ale být také nestátní neziskové organizace, které realizují dotační projekt s mírou spolufinancování vyšší než 50 %, a stávají se tak dotovaným zadavatelem.Konkrétní postupy zakázek zadávaných mimo režim ZVZ se mohou lišit program od programu. Obecný standardní postup je tento:
1.
volba vhodného druhu zadávacího řízení,
2.
nastavení kvalifikace a hodnotícího kritéria,
3.
zpracování zadávací dokumentace,
4.
uveřejnění oznámení či inzerátu,
5.
lhůta pro podání nabídek,
6.
kontrola formálních náležitostí a požadavků zadavatele,
7.
vyhodnocení podle hodnotícího kritéria a výběr nejvhodnější nabídky,
8.
dodržení oznamovací povinnosti.
Pro úspěšnost výběrového řízení je klíčová výzva k podání nabídky nebo zadávací dokumentace coby dokument podrobně popisující veškeré náležitosti veřejné zakázky. Zadávací dokumentace obsahuje přesný popis předmětu zakázky, požadavky na kvalifikaci, hodnotící kritéria, obchodní a platební podmínky, další požadavky zadavatele.
Výběrová řízení podle dotačních titulů
Výběrová řízení zjednodušená (ve smyslu mimo režim ZVZ) podle pravidel dotačních programů jsou povinni realizovat všichni žadatelé o
dotace
, kteří nespadají do režimu ZVZ. Konkrétní postupy se liší program od programu, většinou však výběrové řízení probíhá formou přímé výzvy k podání nabídek více potenciálním dodavatelům, u nichž je předpoklad splnění zakázky, nebo formou zveřejnění oznámení o úmyslu zadat určitou zakázku příručkou stanoveným způsobem. Například v rámci Operačního programu Podnikání a inovace se zakázky nad 500 tisíc Kč bez DPH povinně zveřejňují v Obchodním věstníku po dobu minimálně 30 dnů. Výběr nejvýhodnější nabídky pak provede žadatel nebo jím pověřená komise na základě předem stanovených kritérií uvedených ve výzvě k podání nabídky či v zadávací dokumentaci k zakázce.Investiční projekty
Jako příklad dotačního programu podporujícího investiční projekty žadatelů uveďme Operační program Podnikání a inovace
(OPPI). Subjekty, které nemají povinnost řídit se při výběru dodavatelů zákonem o veřejných zakázkách, postupují podle pravidel tohoto programu u zakázek v celkové hodnotě vyšší než 500 tisíc Kč bez DPH, s výjimkou činností uvedených v pokynech pro výběr dodavatelů (například nákup či nájem nemovitostí, nákup duševního vlastnictví, aj.). Má-li žadatel povinnost postupovat podle pravidel OPPI, nelze dobrovolně zvolit postup podle zákona místo pokynů programu. Zákonem se lze však inspirovat v bodech, které pravidla OPPI neupravují. Nejedná se o povinnost, pouze o doporučení. Výběrové řízení v rámci OPPI je třeba zveřejnit v internetová verzi Obchodního věstníku. Zadavatel zakázky s předpokládanou hodnotou více než 50 mil. Kč bez DPH uveřejňuje zadávací podmínky v Centrální adrese, což je informační systém o dražbách a ostatních nabídkách na intemetové adrese: . Zadavatel zakázky postupující podle pravidel pro výběr dodavatelů OPPI může zvolit postup stejný jako u zadavatele veřejné zakázky, který má podle zákona č. 137/2006 Sb. povinnost zveřejnit veřejnou zakázku ve Věstníku veřejných zakázek (tj. na adrese: ).
Neinvestiční projekty
Dalším příkladem je Operační program Lidské zdroje
a zaměstnanost
(OPLZZ). Také zde se rozlišuje postup při výběru dodavatele podle předpokládané hodnoty zakázky. Zadávání zakázek na dodávky a služby s předpokládanou hodnotou do 200 tisíc Kč bez DPH a na stavební práce do 500 tisíc Kč bez DPH probíhá bez výběrového řízení, samozřejmě však v souladu s principy transparentnosti, rovného zacházení a nediskriminace. Dostačující je výzva k předložení nabídky jednomu vhodnému dodavateli k podání cenové nabídky (s vymezením požadovaného plnění a případně dalšími podmínkami plnění), případně zaslání objednávky takovému dodavateli. Dodávku nebo službu do 200 tisíc Kč bez DPH není třeba dokládat písemnou smlouvou, postačí, aby byl uskutečněný výdaj doložen účetními doklady, resp. účetními záznamy dle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů. Dodávky zboží, nákup služeb a nákup stavebních prací nepřesahujících 500 tisíc Kč bez DPH musí být podložené písemnou smlouvou, alespoň ve formě písemné objednávky písemně potvrzené dodavatelem.Zadavatel musí být vzhledem k uchazeči (uchazečům) nestranný. Podmínku nestrannosti nesplňuje ten, kdo se podílel na zpracování nabídky uchazeče nebo jej s uchazečem spojuje osobní, pracovní či jiný obdobný poměr nebo má z jiných důvodů osobní zájem na zadání zakázky některému z uchazečů. Zadavatel s vybraným dodavatelem uzavře písemnou smlouvu alespoň ve formě písemné objednávky písemně potvrzené dodavatelem (postačuje e-mailová forma). V případě nákupu drobných položek v obchodě s cenou nepřesahující 5 tisíc Kč (včetně DPH) postačí doložit paragon z obchodu s doplněnými náležitostmi účetního dokladu podle zákona o účetnictví nebo paragon z obchodu a výdajový pokladní doklad zadavatele, které spolu tvoří jeden účetní doklad. Paradoxně u drobných hotovostních položek nejde o zakázku ve smyslu § 7 odst. 1 ZVZ, protože chybí smluvní základ tohoto plnění.
U zakázek s předpokládanou hodnotou od 500 tisíc Kč včetně do 1 mil. Kč bez DPH je zadavatel povinen písemně vyzvat k podání nabídky alespoň tři dodavatele, kteří nabízejí požadované plnění na trhu. Podrobná specifikace údajů uvedených ve výzvě nebo další podmínky pro plnění zakázky mohou být uvedeny také v samostatné zadávací dokumentaci. Lhůta pro podávání nabídky nesmí být kratší než deset dnů. Nabídka, která bude zadavateli doručena po uplynutí lhůty pro podávání nabídek, se neotevírá a nehodnotí. Při podávání odpovědi na dotaz potenciálního dodavatele ohledně podmínek zadávané zakázky musí zadavatel sdělit odpověď i se zněním dotazu všem osloveným dodavatelům.
Výběrová řízení podle zákona o veřejných zakázkách
ZVZ hovoří o zadávacím řízení, nicméně širší veřejností je zažitý spíše pojem výběrové řízení. Zadávací řízení zabezpečuje soutěž směřující k výběru nejvhodnější nabídky. Je to tedy zákonem stanovený formalizovaný postup, kterým je vybírán dodavatel veřejné zakázky. Zadávací řízení se zahajuje výhradně způsoby stanovenými v zákoně, jiný způsob zahájení zadávacího řízení není možno považovat za platný. Zadávací řízení se zahajuje dvěma základními formami, buďto uveřejněním oznámení o zahájení zadávacího řízení, nebo je zadávací řízení zahajováno výzvou.
Zadávací řízení má následující fáze:
*
předběžné oznámení o zakázce u nadlimitních zakázek a podlimitních zakázek v jiném než ve zjednodušeném podlimitním řízení,
*
zveřejnění zadání (včetně kritérií posuzování nabídek),
*
zveřejnění odůvodnění veřejné zakázky na profilu zadavatele u nadlimitních zakázek a podlimitních zakázek v jiném než ve zjednodušeném podlimitním řízení,
*
případné doplňující informace k zadávacím podmínkám,
*
přijetí obálek s nabídkami uchazečů o zakázku,
*
otevření obálek a kontrola úplnosti nabídek (požadovaný jazyk nabídek a podpis smlouvy a nabídky osobou oprávněnou jednat jménem či za uchazeče o zakázku),
*
posouzení kvalifikace uchazečů o zakázku,
*
posouzení nabídek, včetně posouzení, zda se nejedná o mimořádně nízkou nabídkovou cenu,
*
hodnocení nabídek dle hodnotících kritérií a způsobu hodnocení stanovených zadavatelem v zadávacích podmínkách,
*
zveřejnění výsledků výběrového řízení ve Věstníku veřejných zakázek a na webových stránkách operačních programů,
*
zveřejnění uzavřené smlouvy, jejích změn a dodatků (u smluv nad 500 tisíc Kč bez DPH na profilu zadavatele),
*
zveřejnění skutečně uhrazené ceny plnění a seznamu subdodavatelů v zákonem stanovených termínech na profilu zadavatele,
*
archivační povinnost úplné dokumentace k veřejné zakázce včetně všech úkonů zadavatele.
ZVZ rozlišuje a upravuje následující typy zadávacích řízení:
*
otevřené řízení,
*
užší řízení,
*
jednací řízení s uveřejněním,
*
jednací řízení bez uveřejnění,
*
soutěžní dialog, zjednodušené podlimitní řízení,
*
jiné druhy řízení např. elektronická aukce, rámcové smlouvy a další.
Možnost použití jednotlivých zadávacích řízení závisí na několika skutečnostech. První je kategorie zadavatele (zda jde o zadavatele veřejného, dotovaného či sektorového). Druhou potom v případě některých zadávacích řízení rovněž skutečnost, zda jsou naplněny zákonné podmínky pro jejich použití. V některých případech má zadavatel volbu, které z řízení si vybere. Uveďme příklad:
+-----------------------------------------------------------------------------------------------+ | Možné postupy zadavatele s ohledem na předpokládanou hodnotu veřejné zakázky | +-----------------------------------------------------------------------------------------------+ | Zadavatel je povinen u každého druhu veřejné zakázky dodržovat zásady transparentnosti, | | rovného zacházení a zákazu diskriminace. | +-----------------------------------------------------------------------------------------------+ | Veřejná zakázka malého rozsahu § 12 odst. 3 ZVZ | +-----------------------------------------------------------------------------------------------+ | Veřejný zadavatel je povinen u každého druhu veřejné zakázky dodržovat zásady | | transparentnosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace + případné závazné postupy | | stanovené vnitřním řídícím aktem | +-----------------------------------------------------------------------------------------------+ | Pokud je zakázka hrazena s účastí ze státního rozpočtu na financování akce, je třeba | | respektovat požadavky správce rozpočtové kapitoly (viz Rozhodnutí o registraci akce). | +------------------------------------------+----------------------------------------------------+ | Podlimitní veřejná zakázka § 12 odst. 2 | +------------------------------------------+----------------------------------------------------+ | otevřené řízení § 27 ZVZ | bez omezení | | užší řízení § 28 ZVZ | bez omezení | | jednací řízení s uveřejněním § 29 ZVZ | při splnění zákonem stanovených podmínek § 22 ZVZ | | jednací řízení bez uveřejnění § 34 ZVZ | při splnění zákonem stanovených podmínek § 23 ZVZ | | zjednodušené podlimitní řízení § 38 ZVZ | bez omezení u dodávek a služeb, omezení | | | u stavebních prací limitem do 10 mil. Kč | +------------------------------------------+----------------------------------------------------+ | Podlimitní veřejná zakázka § 12 odst. 2 | +------------------------------------------+----------------------------------------------------+ | otevřené řízení § 27 ZVZ | bez omezení | | užší řízení § 28 ZVZ | bez omezení | | jednací řízení s uveřejněním § 29 ZVZ | při splnění zákonem stanovených podmínek § 22 ZVZ | | jednací řízení bez uveřejnění § 34 ZVZ | při splnění zákonem stanovených podmínek § 23 ZVZ | +------------------------------------------+----------------------------------------------------+ | Nadlimitní veřejná zakázka § 12 odst. 1 | +------------------------------------------+----------------------------------------------------+ | otevřené řízení § 27 ZVZ | bez omezení | | užší řízení § 28 ZVZ | bez omezení | | jednací řízení s uveřejněním § 29 ZVZ | při splnění zákonem stanovených podmínek § 22 ZVZ | | jednací řízení bez uveřejnění § 34 ZVZ | při splnění zákonem stanovených podmínek § 23 ZVZ | +------------------------------------------+----------------------------------------------------+
Otevřené řízení
Základním typem výběrových řízení je otevřené řízení. V tomto typu výběrového řízení zadavatel oznamuje neomezenému počtu dodavatelů (uchazečů o veřejnou zakázku), aby podali svoje nabídky. Otevřené řízení je neomezeným výběrovým řízením. K podání nabídky je oprávněn jakýkoliv subjekt, který má o podání nabídky zájem. Je na něm, aby zvážil, zda je schopen splnit podmínky zadavatele stanovené v zadávacích podmínkách a požadavcích zadavatele na kvalifikaci dodavatelů.Zadavatel je povinen toto řízení předběžně oznámit ve Věstníku veřejných zakázek minimálně jeden měsíc před zahájením zadávacího řízení. Dále je zadavatel povinen zakázku odůvodnit na profilu zadavatele. Obsah odůvodnění stanoví prováděcí právní předpis - vyhláška č. 232/2012 Sb., o podrobnostech rozsahu odůvodnění účelnosti veřejné zakázky a odůvodnění veřejné zakázky.
Užší řízení
V užším řízení zadavatel oznamuje neomezenému počtu dodavatelů (uchazečů o veřejnou zakázku), aby podali svoje nabídky. Veřejný zadavatel, s výjimkou zadavatelů v oblasti obrany a bezpečnosti, nesmí omezovat počet zájemců pro účast v užším řízení. Jedná se o řízení dvoukolové. V prvním kole podávají zájemci písemnou žádost o účast a prokazují splnění kvalifikace. Ve druhém kole uchazeči podávají nabídky.I toto řízení je zadavatel povinen předběžně oznámit ve Věstníku veřejných zakázek nejméně jeden měsíc před zahájením zadávacího řízení. Dále je zadavatel povinen zakázku odůvodnit na profilu zadavatele. Obsah odůvodnění opět stanoví prováděcí právní předpis - vyhláška č. 232/2012 Sb.
Jednací řízení s uveřejněním
Jednací řízení s uveřejněním může zadavatel využít při splnění podmínek stanovených v § 22 ZVZ. Představuje jednodušší a méně formální způsob zadání veřejné zakázky, kterým zadavatel vyzývá neomezený počet dodavatelů k podání žádosti o účast v tomto řízení. Vyzvaní zájemci podají nabídku, na základě které s nimi zadavatel dále jedná o konkrétních podmínkách smlouvy.Možnost zadávat opakovaně zakázku v režimu jednací-ho řízení s uveřejněním má zadavatel v případě, že v předchozím otevřeném, užším a zjednodušeném podlimitním řízení byly podány pouze neúplné nebo nepřijatelné nabídky. Zadavatel přitom podstatně nesmí změnit zadávací podmínky a jednací řízení s uveřejněním musí zahájit bezodkladně po zrušení předchozího zadávacího řízení.
Taktéž toto řízení je zadavatel povinen předběžně oznámit ve Věstníku veřejných zakázek alespoň jeden měsíc před zahájením zadávacího řízení. Dále je zadavatel povinen zakázku odůvodnit na profilu zadavatele. Obsah odůvodnění je stanoven prováděcím právním předpisem -vyhláškou č. 232/2012 Sb.
Jednací řízení bez uveřejnění
I toto řízení může zadavatel využít při splnění podmínek stanovených v § 23 ZVZ stanovených podmínek. Jednací řízení bez uveřejnění představuje nejjednodušší a nejméně formální způsob zadání veřejné zakázky. V jed-nacím řízení bez uveřejnění zadavatel veřejné zakázky přímo vyzývá jednoho či více dodavatelů k jednání. Zájemci tak nepodávají svoji nabídku, ale zadavatel s nimi místo toho přímo vyjednává.V jednacím řízení bez uveřejnění má zadavatel možnost zadat opakovaně veřejnou zakázku, pokud v předchozím otevřeném, užším a zjednodušeném podlimitním řízení či předchozím jednacím řízení s uveřejněním nebyly podány žádné nabídky nebo žádosti o účast nebo byly podány pouze nevhodné nabídky dle § 22 odst. 1 písm. a) ZVZ.
Zadavatel má možnost v jednacím řízení bez uveřejnění zadat nové stavební práce a služby pouze, jde-li o "dodatečné nebo nové obdobné stavební práce nebo služby jako v původní veřejné zakázce a odpovídající původní veřejné zakázce". I v tomto případě platí zákonné podmínky:
*
Dodatečné stavební práce nebo dodatečné služby,
1.
které nebyly obsaženy v původních zadávacích podmínkách,
2.
jejich potřeba vznikla v důsledku objektivně nepředvídaných okolností,
3.
tyto dodatečné stavební práce nebo dodatečné služby jsou nezbytné pro provedení původních stavebních prací nebo pro poskytnutí původních služeb, a to za předpokladu, že:
*
dodatečné stavební práce nebo dodatečné služby budou zadány témuž dodavateli,
*
dodatečné stavební práce nebo dodatečné služby nemohou být technicky nebo ekonomicky odděleny od původní veřejné zakázky, pokud by toto oddělení způsobilo závažnou újmu zadavateli, nebo ačkoliv je toto oddělení technicky či ekonomicky možné, jsou dodatečné stavební práce nebo dodatečné služby zcela nezbytné pro dokončení předmětu původní veřejné zakázky, a
*
v případě veřejného zadavatele celkový rozsah dodatečných stavebních prací nebo dodatečných služeb nepřekročí 20 % ceny původní veřejné zakázky.
*
Nové stavební práce a v případě veřejného zadavatele i o nové služby,
spočívající v obdobných stavebních pracích nebo službách, jako v původní veřejné zakázce a odpovídajících původní veřejné zakázce, a to za předpokladu, že: *
nové stavební práce nebo nové služby budou zadány témuž dodavateli,
*
původní veřejná zakázka byla zadána v otevřeném řízení, užším řízení nebo ve zjednodušeném podlimitním řízení a v případě sektorového zadavatele rovněž v jednacím řízení s uveřejněním; v případě veřejné zakázky v oblasti obrany nebo bezpečnosti byla původní veřejná zakázka zadána v užším řízení, jednacím řízení s uveřejněním, soutěžním dialogu nebo ve zjednodušeném podlimitním řízení,
*
v zadávacích podmínkách původního zadávacího řízení byla obsažena možnost zadat veřejnou zakázku na nové stavební práce nebo nové služby v jednacím řízení bez uveřejnění,
*
předpokládaná hodnota veřejné zakázky na nové stavební práce nebo nové služby byla zahrnuta do předpokládané hodnoty původní veřejné zakázky,
*
jednací řízení bez uveřejnění bude zahájeno do tří let a v případě veřejné zakázky v oblasti obrany nebo bezpečnosti do pěti let ode dne uzavření smlouvy na původní veřejnou zakázku; v případě veřejné zakázky v oblasti obrany nebo bezpečnosti lze zahájit jednací řízení bez uveřejnění i později, pokud je to odůvodněno okolnostmi hodnými zvláštního zřetele.
Soutěžní dialog
Zadavatel veřejné zakázky na základě oznámení soutěžního dialogu vyzývá neomezený počet uchazečů k podání žádostí o účast v tomto řízení a k prokázání kvalifikace. Po posouzení kvalifikace uchazečů zadavatel vyzve tyto uchazeče k účasti v soutěžním dialogu za účelem nalezení jednoho či více vhodných řešení plnění veřejné zakázky. Po nalezení tohoto řešení vyzve zadavatel všechny původně vyzvané zájemce k podání nabídek s tím, že tyto nabídky mají respektovat zadavatelem vybrané řešení.Zjednodušené podlimitní řízení
Ve zjednodušeném podlimitním řízení zadavatel vyzve nejméně pět zájemců k podání nabídky na plnění podlimitní veřejné zakázky. Zadavatel je povinen uveřejnit písemnou výzvu k podání nabídky ve zjednodušeném podlimitním řízení včetně zadávací dokumentace a požadavků zadavatele na kvalifikaci dodavatele na profilu zadavatele. Zadavatel je povinen přijmout a hodnotit také nabídku dodavatele, který nebyl k podání nabídky přímo vyzván. Takové opatření zvyšuje rovnost uchazečů a odstraňuje diskriminaci těch, kteří dříve nebyli vyzváni zadavatelem k podání nabídky, a nemohli se tedy zadávacího řízení účastnit.Zadávací řízení podle kategorie zadavatele
Všechny kategorie zadavatelů, tedy zadavatel veřejný, zadavatel dotovaný i zadavatel sektorový, jsou oprávněny zadat veřejnou zakázku v otevřeném řízení, užším řízení a - pokud splní zákonné podmínky - tak také v jed-nacím řízení s uveřejněním i bez uveřejnění. Pro možnost použití těchto druhů zadávacího řízení tak není třeba, aby zadavatel naplnil nějakou další zákonnou podmínku.Lze tedy shrnout, že tyto druhy zadávacího řízení, tedy otevřené řízení, užší řízení, jsou univerzální pro jakoukoliv kategorii zadavatele a pro jakoukoliv veřejnou zakázku. U jednacích řízení s uveřejním i bez uveřejnění musí zadavatel pro jejich použití splnit zákonné podmínky.
Naproti tomu soutěžní dialog a zjednodušené podlimitní řízení je oprávněn pro zadání veřejné zakázky použít pouze veřejný zadavatel.
Proces výběru dodavatelů
Při zadávání veřejných zakázek v rámci dotačních projektů nejde jen o naplnění povinností ze zákona či podmínek daných poskytovatelem dotací. Jde samozřejmě také o potřeby zadavatele a charakter vlastního projektu, pro který se vybírají dodavatelé. Je potřeba nastavit zadávací podmínky tak, aby uchazeči ve svých nabídkách prezentovali právě takové řešení, které je pro zadavatele nejvýhodnější a které opravdu požaduje. K tomu slouží dokument nazývaný zadávací dokumentace.
Nastavení kvalifikačních kritérií
Kvalifikační předpoklady mohou být součástí zadávací dokumentace nebo zadavatel může pro jejich stanovení vydat samostatný dokument. Jejich splněním uchazeč vyjadřuje svou schopnost realizovat zakázku. Nesmí být bodově hodnoceny v rámci hodnotících kritérií.
Posuzuje se pouze splnění či nesplnění
kvalifikačního předpokladu (nebo jeho minimální úroveň), přičemž při nesplnění musí být nabídka vyřazena.Při stanovení kvalifikačních předpokladů se doporučuje
inspirovat
ZVZ (§ 50 až 57). Rozsah využití paragrafů zákona je třeba zvážit přiměřeně k velikosti a rozsahu zakázky. Rozlišují se tři kategorie kvalifikačních předpokladů - základní, profesní a technická kritéria. Dříve uplatňovaná ekonomická kvalifikační kritéria byla nahrazena doložením čestného prohlášení uchazeče o jeho ekonomické a finanční způsobilosti splnit veřejnou zakázku. Kvalifikace uchazeče o zakázku musí být prokázána v rozsahu stanoveném ZVZ a v zadavatelem stanovených požadavků na kvalifikaci dodavatelů.Zadavatel nesmí stanovit takové kvalifikační předpoklady, které nejsou nezbytné pro realizaci předmětu veřejné zakázky a zužují počet potencionálních uchazečů nebo následně zvyšují chybovost nabídek (mohou mít diskriminační charakter).
Hodnotící kritéria
Jedná se o kritéria, podle kterých je hodnoceno nabízené plnění či podmínky jeho realizace, nikoliv uchazeč samotný. Principem stanovení hodnotících kritérií musí být buď nejnižší nabídková cena, nebo
ekonomická výhodnost nabídky.
*
Pokud není nabídka hodnocena podle kritéria nejnižší nabídkové ceny, musí být dílčí hodnotící kritéria a jejich stupeň významu (váha) stanoveny tak, aby vyjadřovaly vztah užitné hodnoty a ceny. Zadavatel je povinen stanovit váhu jednotlivých hodnotících kritérií ekonomické výhodnosti.
*
Vzhledem k tomu, že hodnotící kritéria se mohou vztahovat pouze k předmětu plnění a ne k uchazeči, nelze za hodnotící kritéria stanovit kvalifikační předpoklady či jiné požadavky na dodavatele (například reference, počet pracovníků pro záruční servis, obrat atd.). Nepřípustným dílčím hodnotícím kritériem jsou také smluvní podmínky, jejichž účelem je zajištění povinností dodavatele (smluvní sankce, smluvní pokuta, úroky z prodlení, odstupné, aj.), nebo platební podmínky (například splatnost faktur, aj.).
Každé kritérium musí mít předem stanovenou svoji váhu, která vyjadřuje důležitost daného kritéria vzhledem k ostatním kritériím (tj. například 60 % ze 100 %), a způsob přidělování bodů, tedy popis způsobu, jakým budou jednotlivá kritéria hodnocena.
Jedná-li se o
vyčíslitelné kritérium,
je vhodné přidělovat body na základě následujících vzorců:*
U kritérií, kde
nejvýhodnější nabídka má nejnižší hodnotu
(cena, doba realizace, aj.): 100 x (nejvýhodnější nabídka + hodnocená nabídka)
x váha vyjádřená desetinným číslem.
*
U kritérií, kde
nejvýhodnější nabídka má nejvyšší hodnotu
(například životnost stroje): 100 x (hodnocená nabídka + nejvýhodnější nabídka)
x váha vyjádřená desetinným číslem.
Jedná-li se o
číselně nevyjádřené kritérium,
pak musí být přesně popsáno a specifikováno, co a jakým způsobem bude v rámci daného kritéria hodnoceno. Pokud to není zřejmé z charakteru kritéria, pak je vhodné uvést také to, co zadavatel preferuje (například u kvality, designu, apod.), a způsob přidělování bodů tomuto kritériu.Ze zadávací dokumentace musí být uchazeči předem jasné, co a jakým způsobem bude hodnoceno. Ve zprávě z výběrového řízení je nezbytné uvést zdůvodnění hodnocení subjektivnějších kritérií. Je-li to možné, doporučuje se volit vyčíslitelná kritéria, která jsou vždy objektivní, a hodnocení je pak transparentní. Mezi vhodná kritéria patří například celková cena zakázky, jednotková cena, doba realizace v týdnech od rozhodného data (například od podpisu smlouvy), provozní náklady zařízení na den. Naopak nevhodná jsou kritéria příliš subjektivní (například úroveň prezentace, vlastní zkušenost s dodavatelem, ochota pracovníků dodavatele), příliš obecná (například blíže nespecifikované technické parametry) a také požadavky na uchazeče namísto požadavků na předmět zakázky či smluvní podmínky (splatnost faktur).
Zpracování zadávací dokumentace
Vlastní dokument popisující zadávací podmínky by měl obsahovat následující články:
*
Identifikaci zadavatele,
která specifikuje zadavatele (název, adresa sídla, identifikační číslo) a uvádí kontaktní osobu zastupující zadavatele.*
Přesné vymezení předmětu zakázky (technické, obchodní a platební podmínky předmětu veřejné zakázky) a požadavků zadavatele,
které však nesmí obsahovat konkrétní obchodní názvy firem, názvy nebo specifická označení zboží a služeb. Jedná se pouze o vymezení požadovaného standardu. Obecné doporučení zní uvést v zadávací dokumentaci, že zadavatel umožňuje i jiná technicky a kvalitativně srovnatelná řešení. K technickým podmínkám předmětu veřejné zakázky patří i označení místa plnění veřejné zakázky a doba jejího plnění. V rámci předmětu veřejné zakázky bývá uváděna i předpokládaná hodnota veřejné zakázky. Povinně musí být uvedena v oznámení veřejné zakázky nebo ve výzvě k podání nabídek.*
Požadavky na varianty nabídek,
pokud je zadavatel připustí, resp. vyjádření zadavatele, že nepřipouští varianty nabídek.*
Požadavek na způsob zpracování nabídkové ceny.
*
Způsob hodnocení dle hodnotících kritérií.
Ta sama v zadávací dokumentaci paradoxně nemusí být uvedena. Kritéria musí obsahovat oznámení o zakázce nebo výzva k podání nabídek. Bylo by však poněkud paradoxní, aby zadavatel uváděl způsob hodnocení bez uvedení hodnotících kritérií. Jen musí zajistit shodu kritérií uvedených v oznámení resp. Výzvě a v zadávací dokumentaci.*
Podmínky a požadavky na zpracování nabídky (tzn. požadovaný jazyk nabídky; členění nabídky; požadavky na povinné doklady, jejich obsah a formu; požadavky na označení obálky s nabídkami atd.).
*
Jiné požadavky zadavatele na plnění veřejné zakázky.
Může se jednat o harmonogram realizace projektu, uvádí kontaktní osoby, návrh smlouvy, respektive smluvních podmínek, povinnost dodavatele spolupůsobit při výkonu finanční kontroly, archivační povinnosti, povinnosti dodržovat požadavky na publicitu projektů apod. Součástí může být i požadavek zadavatele na lhůtu a místo pro předkládání nabídky.
Musí však být totožné s údaji uvedenými v oznámení o zahájení výběrového řízení.*
Součástí zadávací dokumentace může být i požadavek zadavatele na prokázání kvalifikačních předpokladů,
stanovených přiměřeně požadované zakázce. Každý kvalifikační předpoklad má tři složky a sice (1), co se má prokázat, (2) jak se to má prokázat a (3) jaká je minimální úroveň daného předpokladu. Například seznam referenčních zakázek za poslední tři roky se může prokázat čestným prohlášením uchazeče, kdy minimální úroveň jsou tři reference a hodnota jednotlivých referenčních zakázek je minimálně polovina předpokládané hodnoty zadávané zakázky.Otevírání a vyhodnocování doručených nabídek
Postupy zadavatele jsou odlišné v případech, kdy se zadavatel musí řídit zákonem o veřejných zakázkách a jiné pro zakázky, u kterých se ustanoveními ZVZ řídit nemusí (např. zakázky malého rozsahu). Nabídky se podávají řádně označené a zajištěné a ve lhůtě a na místě určeném pro podání nabídek. Zadavatel vede evidenci podaných nabídek. Nabídkám přiřadí podací čísla a na obálky se uvede datum a čas doručení nabídek. Následně se po otevření obálek provede posouzení úplnosti nabídek. Na nabídku podanou po lhůtě zadavatel pohlíží, jako by nebyla podána. O této skutečnosti musí prokazatelně uchazeče vyrozumět. Vyrozumí ho i o tom, že jeho nabídka nebude otevírána, posuzována ani hodnocena.
Po uplynutí lhůty pro podávání nabídek musí zadavatel (komise zadavatele) ihned po skončení lhůty pro podání nabídek otevřít obálky se včas doručenými nabídkami. Komise zadavatele kontroluje úplnost podaných nabídek (požadovaný jazyk nabídek a podpis smlouvy a nabídky osobou oprávněnou jednat jménem či za uchazeče o zakázku). Pokud nabídka nesplňuje všechny požadavky stanovené ve výzvě či v zadávací dokumentaci, musí být za zadávacího řízení zadavatelem vyloučena.
Posouzení kvalifikace dodavatelů, posouzení úplnosti a hodnocení nabídek provádí komise jmenované zadavatelem. Může se jednat pouze o jednu komisi, která zajistí pro zadavatele všechny úkony. Členové komise musí prohlásit mlčenlivost o všech okolnostech výběrového řízení a obsahu nabídek. Zároveň musí čestně prohlásit svoji nepodjatost k veřejné zakázce ani k uchazečům, nesmí jim s ohledem na výsledek výběrového řízení vzniknout prospěch nebo újma a nesmí mít osobní zájem na zadání zakázky. Členové komisí se rovněž nesmí podílet na zpracování nabídky a s uchazeči je nesmí spojovat osobní ani pracovní či jiný poměr. O posouzení kvalifikace dodavatelů, posouzení a hodnocení nabídek musí komise sepsat protokoly a závěrečný zápis o posouzení a hodnocení nabídek. Zápis spolu s veškerou dokumentací vzniklou v průběhu výběrového řízení včetně nabídek předají členové komise prokazatelně zadavateli.
Pokud nastane situace, že zadavatel sice osloví alespoň předepsaný počet dodavatelů, ale úplnou nabídku obdrží pouze od jednoho dodavatele, musí u nadlimitní nebo podlimitní zakázky zakázku zrušit. U podlimitní zakázky dle příslušných metodik může zadavatel v tomto případě buď prodloužit lhůtu k podávání nabídek, zahájit nové zadávací řízení, nebo uzavřít smlouvu s dodavatelem, který předložil úplnou nabídku. Pokud se zadavatel rozhodne uzavřít smlouvu s jediným přihlášeným uchazečem, podanou nabídku sice nehodnotí (podle hodnotících kritérií nastavených v zadávací dokumentaci), smlouvu ale smí s dodavatelem uzavřít pouze za předpokladu, že posoudil úplnost nabídky a shledal nabídku jako vyhovující vzhledem k požadavkům výzvy či zadávací dokumentace.
S vybraným dodavatelem uzavírá zadavatel písemnou smlouvu (alespoň ve formě písemné objednávky písemně potvrzené dodavatelem - zakázky malého rozsahu). Po uzavření smlouvy s vítězným dodavatelem musí být všichni uchazeči, jejichž včas podaná nabídka nebyla vyřazena při posuzování úplnosti, informováni o výsledku výběrového řízení doporučeným dopisem, elektronicky nebo osobně s písemným potvrzením uchazeče o předání informace. V případě zakázky zadané ve zjednodušeném podlimitním řízení lze výsledek výběrového řízení stejně jako vyloučení uchazeče oznámit zveřejněním na profilu zadavatele. Zadavatel si to však předem musí vyhradit v zadávacích podmínkách. Všem hodnoceným uchazečům se zasílá dokument sdělující rozhodnutí o výběru nejvhodnější nabídky.
Uzavření a archivace výběrového řízení
Po ukončení výběrového řízení má zadavatel stanoveny další povinnosti. Jsou jimi:
*
Zveřejnění výsledků výběrového řízení ve Věstníku veřejných zakázek a na webových stránkách operačních programů.
*
Zveřejnění smlouvy, jejích změn a dodatků u smluv nad 500 tisíc Kč bez DPH na profilu zadavatele.
*
Zveřejnění skutečně uhrazené ceny plnění a seznamu subdodavatelů v zákonem stanovených termínech na profilu zadavatele.
*
Archivační povinnost úplné dokumentace k veřejné zakázce včetně všech úkonů zadavatele. V rámci archivační povinnosti je potřebné veškeré související dokumenty archivovat jejich založením do složky výběrového řízení. Archivuje se výzva k podání nabídek podepsaná statutárním zástupcem, zadávací dokumentace včetně příloh, dále doklady potvrzující odeslání zadávací dokumentace dodavatelům, což znamená vytisknout všechny e-maily, které odešly osloveným dodavatelům, a potvrzení o tom, že e-mail byl přečten. Můžete přiložit i kopie e-mailů, prostřednictvím kterých proběhla komunikace ohledně doplnění nabídky nebo odmítnutí účasti ve výběrovém řízení. Dále je potřeba archivovat seznam zúčastněných uchazečů (libovolný dokument s popisem, kdo a kdy podal nabídku), ustanovení hodnotící komise a prohlášení o nepodjatosti všech členů komise, zprávu z výběrového řízení, rozhodnutí o výběru nejvhodnější nabídky včetně dokladů o odeslání (opět e-mail s doručenkou) a kopii smlouvy s vítězným uchazečem. Pro účely zakázek financovaných ze zdrojů EU začíná archivační lhůta běžet od roku následujícího po vypořádání projektu. Prakticky tak může trvat i 13 let.