Jednoduché účetnictví skutečně ještě úplně nevymizelo, i když si to mnoho lidí myslí. Nejedná se ani o jiný název k často zaměňované „daňové evidenci“. Je stále legálně používanou podobou účetnictví vybranými formami nestátních neziskových organizací.
Jednoduché účetnictví - účetní relikt?
Ing.
Jan
Stejskal
Ph. D.
Univerzita Pardubice, Fakulta ekonomicko-správní
Obsahuje však mnoho problémů, neboť s tímto druhem účetnictví již nikdo v praxi nepočítá a tudíž téměř neexistuje metodika a postupuje se podle zastaralých a mnohdy nefunkčních právních předpisů. Tento příspěvek má ambici poskytnutou čtenáři základní informace o jednoduchém účetnictví a upozornit na jeho zvláštnosti.
Soudobá právní úprava
Až do roku 2004 bylo jednoduché účetnictví zcela standardní součástí problematiky účetnictví. Mohl jej využívat kdokoliv, komu to zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZU“), dovoloval. Teprve až vstupu České republiky do Evropské unie započaly zásadní změny. V průběhu konce roku 2004 byl zveřejněn záměr ministerstva financí zrušit jednoduché účetnictví. Mnoho nestátních neziskových organizací se začalo připravovat na poměrně komplikovaný účetní přechod.
Od 1. 1. 2005 došlo k výrazné změně v soustavách účetnictví. Oficiálně bylo zrušeno jednoduché účetnictví, pro podnikatele - fyzické osoby byla zavedena daňová evidence a vybraným nevýdělečným organizacím bylo přechodným ustanovením ZU dovoleno používat soustavu jednoduchého účetnictví. Odklad platil vždy na následující rok. Takto se postupovalo až do roku 2007. V roce 2007 bylo doplněn nový paragraf § 38a ZU1) v tomto znění:
Občanská sdružení, jejich organizační jednotky, které mají právní subjektivitu, církve a náboženské společnosti nebo církevní instituce, které jsou církevní právnickou osobou a honební společenstva, mohou vést účetnictví podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění zákona č. 117/1994 Sb., zákona č. 227/1997 Sb., zákona č. 492/2000 Sb., zákona č. 353/2001 Sb. a zákona č. 437/2003 Sb., pokud jejich celkové příjmy za poslední uzavřené účetní období nepřesáhnou 3 000 000 Kč; přitom se na ně vztahují ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví a jeho prováděcích právních předpisů, která upravují účtování v soustavě jednoduchého účetnictví ve znění účinném k 31. prosinci 2003.
Tato právní úprava platí do současnosti. Nyní tedy mohou nevýdělečné organizace vést jak podvojné, tak i jednoduché účetnictví. Jednoduché za zmíněné podmínky objemu příjmů do 3 milionů Kč za předchozí uzavřené účetní období.
Problémem uvedené úpravy je však její vágnost. Uvádí se zde, že vybrané organizace „mohou vést“, říká se, že po splnění podmínky musí přejít na podvojné účetnictví. Bohužel tato úprava však neřeší situace, kdy nezisková organizace přejde na podvojné účetnictví a následně se rozhodne přejít zpět do účetnictví jednoduchého. Neexistuje předpis, který by jí tento krok znemožňoval. I sama podmínka uvedená v § 38a je formulována tak, že pokud účetní jednotka v dalším účetním období nepřesáhne danou hranici 3 milionů Kč příjmů, pak jí nic nebrání, aby této možnosti dále využívala a přešla zpátky do jednoduchého účetnictví.
Přechod z jednoduchého na podvojné účetnictví - Český účetní standard č. 414
Jednoduché účetnictví je upraveno těmito aktuálními zněními právních předpisů:
*
zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví,
ve znění účinném k 31. prosinci 2003, upravující účtování v soustavě jednoduchého účetnictví, *
vyhláška č. 507/2002 Sb.,
kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro účetní jednotky účtující v soustavě jednoduchého účetnictví, ve znění účinném k 31. prosinci 2003, (platnost vyhlášky zrušena 1. 1. 2004 zákonem č. 437/2003 Sb.). Po letmém nahlédnutí do vyhlášky č. 507/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro účetní jednotky účtující v soustavě jednoduchého účetnictví (dále jen „vyhláška č. 507/2002 Sb.“), je patrné, že o konkrétní a perfektně propracovanou právní úpravu bohužel nepůjde. Jde o základní informace uvedené na dvou stranách textu upravující pouze základní náplň účetních knih. Vzhledem k tomu je potřebné, aby se účetní jednotky inspirovaly v otázkách praktického vedení jednoduchého účetnictví v minulosti.
Pro pamětníky je třeba uvést, že jednoduché účetnictví bylo dříve upraveno specifickým
Opatření Ministerstva financí
50 pod č.j.: 281, 283/77411/2000 (Finanční zpravodaj č. 12/2000) ve znění Opatření Ministerstva financí pod č.j.: 281, 283/97410/2001 (Finanční zpravodaj č. 12/2001). V něm našli účetní velmi podrobné informace o tom, jak účetnictví vést. V současné době je možné z této již neplatné právní úpravy orientačně vycházet, avšak při plném respektování výše uvedených a dalších právních předpisů.Bohužel i tak mnohdy účetní narazí na problém, se kterým si neví rady, neboť život účetních jednotek běží stále dál a právní úprava jednoduchého účetnictví, byť stále používaného, se zastavila už před víc jak čtyřmi, resp. sedmi lety.
Organizace jednoduchého účetnictví
Jednoduché účetnictví je tzv. evidencí peněžního toku a dalších složek majetku, resp. závazků v čase. Vzhledem k tomu, že jde o druh účetnictví, vztahují se i na jednoduché účetnictví standardní požadavky ZU.
Základním požadavkem je, že veškeré
zápisy
do účetních knih se provádějí
výhradně na základě účetních dokladů.
Za ty jsou považovány účetní záznamy obsahující v ZU stanovené náležitosti.Připomeňme, že každý účetní doklad musí mít tyto náležitosti:
a)
označení účetního dokladu,
b)
obsah účetního případu a jeho účastníky,
c)
peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství,
d)
okamžik vyhotovení účetního dokladu,
e)
okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodné s datem vyhotovení účetního případu,
f)
podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za zaúčtování.
V jednoduchém účetnictví se lze setkat běžně s těmito druhy účetních dokladů2):
*
výdajový pokladní doklad,
*
příjmový pokladní doklad,
*
výpis z běžného (termínovaného, spořícího) účtu,
*
vydaná, přijatá faktura, smlouvy,
*
mzdové listy,
*
příjemky, převodky, výdejky a další.
Pro provádění účetních zápisů slouží výhradně účetní knihy. Účetní jednotky účtující v jednoduchém účetnictví nesmí provádět účetní zápisy o peněžním hospodaření mimo peněžní deník (peněžní deník je možné vést v dané účetní jednotce pouze jeden). Obdobně nesmí činit účetní zápisy mimo ostatní účetní knihy.
Účetní knihy v jednoduchém účetnictví
V jednoduchém účetnictví je odděleno účtování o peněžním hospodaření (peněžním toku) v peněžním deníku od evidence majetku, který se vztahuje k činnosti účetní jednotky a závazků či pohledávek z této činnosti vycházející. Jde o peněžní tok proto, že se skutečně sleduje pouze příjem či výdej peněžních prostředků v pokladně či na běžném účtu.
Účetní jednotky účtující v soustavě jednoduchého účetnictví vedou povinně:
*
peněžní deník,
*
knihu pohledávek a závazků,
*
pomocnou knihu o ostatních složkách majetku.
Peněžní deník a kniha pohledávek a závazků jsou přesně specifikovanou náležitostí soustavy jednoduchého účetnictví
(vyhláška č. 507/2002 Sb.). Bez nich nelze vést formálně správné jednoduché účetnictví.Dále každá účetní jednotka vede tzv.
pomocnou knihu
(pokud má pro ně věcnou náplň; musí jimi zajistit věrné a správné zobrazení skutečnosti), zejména:*
kniha majetku (karty majetku) - zejména dlouhodobého,
*
místní seznamy a osobní karty na svěřené předměty,
*
kniha zásob nebo skladní karty,
*
pokladní knihy,
*
mzdová evidence (mzdové listy),
*
kniha pro evidenci cenin aj.
Charakteristika peněžního deníku
Účetní jednotky sledují peněžní tok hospodaření v peněžním deníku, jehož strukturu stanoví nejen právní předpisy (konkrétně § 3 vyhlášky č. 507/2002 Sb.), ale také účetní jednotka sama podle svých potřeb (samozřejmě při zachování zákonem požadovaných funkcí peněžního deníku).
Peněžní deník (dále jen „PD“) je určen k účtování3):
*
příjmů a výdajů provedených v hotovosti,
*
příjmů a výdajů provedených přes běžný účet,
*
průběžných položek (převody mezi pokladnou a běžným účtem, mezi více účty a také mezi více pokladnami).
V peněžním deníku se neúčtují žádné jiné operace než operace peněžního charakteru jako jsou například předpisy plateb, odvodů, vystavených a přijatých vyúčtování (faktur) apod.
Účtovat je možné pouze na základě 3 účetních dokladů:
*
příjmový pokladní doklad (PPD),
*
výdajový pokladní doklad (VPD),
*
výpis z běžného účtu (Výpis BU).
Do peněžního deníku musí být zapisováno na základě
účetních dokladů v chronologické posloupnosti.
Peněžní deník obsahuje zejména informace o:*
příjmech a výdajích peněžních prostředků v hotovosti a jejich zůstatcích,
*
příjmech a výdajích peněžních prostředků na účtech u finančních institucí a jejich zůstatcích.
Informace se uvádějí v členění příjmů a výdajů, které je potřebné:
*
pro zjištění základu daně z příjmů,
*
pro splnění povinností účetní jednotky, které pro ní vyplývají ze zvláštních právních předpisů,
*
pro její potřeby.
Kvůli povinnosti sledovat příjmy a výdaje
pro zjištění základu daně z příjmů
je nutné, aby peněžní deník obsahoval ideálně zvláštní sloupce příjmů a výdajů z hlavní činnosti a zvláštní sloupce, do nichž se budou zapisovat příjmy, resp. výdaje, z doplňkové činnosti (tedy z reklamy, pronájmu nebo jiné činnosti vykonávané mimo hlavní činnost). Je vhodné odlišit i ty položky, jež jsou osvobozené od daně z příjmů.Nestátní neziskové organizace přijímající dotační prostředky z veřejných rozpočtů mají i povinnost
sledovat odděleně příjmy a výdaje
uskutečněné díky těmto přijatým prostředků, resp. dotacím EU, státu, dotacím měst, obcí a krajů. Tato povinnost vyplývá právě ze zvláštních předpisů - např. ze zákona č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech a o změně některých souvisejících zákonů (rozpočtová pravidla), ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, ve znění pozdějších předpisů, apod. Je vždy uvedena v Rozhodnutí nebo smlouvě o poskytnutí smluvně vázaných prostředků. Porušením této povinnosti se účetní jednotka vystavuje postihu, resp. vrácení finančních prostředků.Také sama účetní jednotka může mít
vlastní potřebu
sledovat příjmy a výdaje nějakých činností odděleně. Jde například o příjmy a výdaje akcí, táborů nebo projektů např. stavebních, zahraničních, vzdělávacích apod.Zmíněné rozdělení příjmů a výdajů musí umožňovat zjistit:
*
po skončení zdaňovacího období hospodářské výsledky hlavní a doplňkové činnosti (pokud je činností vymezeno více, pak musí být zjistitelný hospodářský výsledek každé zvlášť),
*
zjistit hospodářské výsledky jednotlivých akcí, projektů a činností.
Formulář peněžního deníku musí obsahovat minimálně tyto položky:
*
přehled o peněžních prostředcích v hotovosti - v členění na příjem a výdaj,
*
přehled o peněžních prostředcích na bankovních účtech - v členění na příjem a výdaj,
*
přehled o příjmech, které jsou předmětem daně z příjmů,
*
přehled o příjmech, které nejsou předmětem daně z příjmů nebo jsou od daně z příjmů osvobozeny,
*
přehled o výdajích souvisejících s příjmy, které jsou předmětem daně z příjmů,
*
přehled o výdajích souvisejících s příjmy, které nejsou předmětem daně z příjmů nebo jsou od daně z příjmů osvobozeny,
*
přehled o příjmech a výdajích v členění požadovaném zvláštními právními předpisy,
*
přehled o příjmech a výdajích na průběžných položkách.
O dalším členění peněžního deníku může, jak již bylo zmíněno, rozhodnout sama účetní jednotka.
Organizace zápisů do peněžního deníku musí být prováděny vhodným, přehledným a srozumitelným způsobem, např. samostatnými sloupci v deníku, číslováním účetních dokladů nebo kódováním účetních zápisů. Vysvětlivky k těmto systémům musí být připojeny (označení sloupců zkratkami, číslování účetních dokladů atd.).
Peněžní deník musí obsahovat součet příjmů a výdajů nejméně ke konci každého kalendářního měsíce a při uzavírání peněžního deníku. Tuto
absurdní
povinnost je možné realizovat například za pomoci peněžního deníku vedeného v excelu velmi snadno.Je nutné připomenout, že peněžní deník je účetním záznamem a tudíž musí obsahovat ještě:
*
označení „Peněžní deník“,
*
rok či období, za které je veden,
*
počet číslovaných listů,
*
podpisový záznam osoby zodpovědné za vedení peněžního deníku a také podpisový záznam osoby odpovědné za účetnictví.
Informace o konečných úhrnech příjmů a výdajů peněžních prostředků v hotovosti a peněžních prostředků na účtech u finančních institucí a o rozdílu mezi konečným úhrnem příjmů a výdajů v členění potřebném pro zjištění základu daně z příjmů se uvádí v
přehledu o příjmech a výdajích.
Do následujícího roku se v peněžním deníku povinně převádí zůstatky peněžních prostředků a průběžných položek.
Charakteristika knihy pohledávek a závazků
Pohledávky a závazky se vedou v knize pohledávek a závazků. Pokud účetní jednotka potřebuje, může tuto knihu vést v několika částech - zvlášť pohledávky, závazky nebo také ještě odděleně v jednotlivých listech podle dlužníků, resp. věřitelů.
Kniha pohledávek a závazků obsahuje informace o:
*
pohledávkách z obchodních vztahů, s výjimkou pohledávek z poskytnutých záloh,
*
pohledávkách z poskytnutých záloh,
*
pohledávkách z poskytnutých půjček,
*
závazcích z obchodních vztahů, s výjimkou závazků z přijatých záloh,
*
závazcích z přijatých záloh,
*
závazcích z přijatých půjček a úvěrů,
*
pohledávkách a závazcích, které vyplývají z plnění povinností účetní jednotky vyúčtovat např. poskytnuté finanční prostředky (
dotace
),*
šecích vystavených účetní jednotkou a šecích předaných k inkasu,
*
ostatních výše neuvedených pohledávkách a závazcích.
Kniha pohledávek a závazků je určena ke sledování pohledávek a závazků vůči jiným subjektům, např. k záznamům o:
a)
jednotlivých dlužnících za splněné dodávky,
b)
jednotlivých věřitelích za jimi splněné dodávky,
c)
poskytnutých a přijatých zálohách,
d)
ceninách vydaných formou zálohy pracovníkům (příp. funkcionářům) účetní jednotky,
e)
pohledávkách za manka a škody,
f)
poskytnutých a přijatých úvěrech s odděleným sledováním bankovních úvěrů,
g)
závazcích, popř. pohledávkách z daně z příjmů,
h)
zúčtování plateb pojistného na sociální zabezpečení, příspěvku na státní politiku zaměstnanosti a pojistného na všeobecné zdravotní pojištění,
i)
nárocích a závazcích u nepřímých daní (daň z přidané hodnoty a spotřební daně),
j)
materiálu dodaného zákazníkem a převzatého ke zpracování nebo opravám,
k)
ostatních pohledávkách a závazcích.
Do této účetní knihy se provádějí účetní zápisy na základě účetních dokladů, kterými jsou nejčastěji přijaté faktury (závazek), vydané faktury (pohledávka), dále různé typy smluv, vyúčtování odebraného zboží a služeb (elektřina, plyn, voda aj.).
Forma knihy pohledávek a závazků
může být na volných listech, vázaném sešitě nebo např. v excelovském dokumentu. Stačí pouze dodržet vyjmenované náležitosti této knihy tak, aby byla vždy patrná identifikace pohledávky či závazku.Pokud účetní jednotka má pohledávky a závazky vyjádřené v cizí měně, musí být zachyceny v knize pohledávek a závazků v české měně. Přepočítávají se ke dni jejich vzniku na českou měnu směnným kurzem devizového trhu vyhlašovaným Českou národní bankou.
Pohledávky a závazky se ke dni uzavření účetních knih nepřeceňují.
Kniha pohledávek a závazků obsahuje podle stavu zjištěného
při uzavírání
této knihy:*
kursové rozdíly
u jednotlivých neuhrazených pohledávek a závazků, které jsou vyjádřeny v cizích měnách, *
úhrny neuhrazených pohledávek a závazků ve členění podle rozhodnutí účetní jednotky a v souladu s požadavky právního předpisu.
Závěrem je třeba upozornit, že zůstatky (neuhrazené závazky a pohledávky) pohledávek a závazků se uvádějí v přehledu o majetku a závazcích.
Použitá literatura:
STEJSKAL, J.
Jednoduché účetnictví pro občanská sdružení.
Praha: Tiskové a distribuční centrum, 2008. ISBN 978-80-86825-37-3.Pokračování příspěvku v č. 9/2001 časopisu UNES.
1 Novela zákona o účetnictví č. 348/2007 Sb. uveřejněná ve Sbírce zákonů v částce 108/2007 byla rozeslána 21. prosince 2007, účinnost novely je od 1. ledna 2008.
2 Předpokládá se, že vyjmenované doklady obsahují všechny povinné zákonem stanovené náležitosti.
3 V peněžním deníku se také účtuje o kursových rozdílech u devizových účtů a valutových pokladen jako „nepeněžní operace“ (poslední položka před uzavřením peněžního deníku).