Náhrada cestovní

S.r.o. pořádalo pro své zaměstnance školení v hotelu mimo sídlo firmy (BOZP, zhodnocení roku 2024 atd...). Bylo to v klasické pracovní době zaměstnanců. U této příležitosti byl jako občerstvení raut. Všichni zaměstnanci mají stravenkový paušál ve výši 80,- Kč. Nyní přišla faktura na pronájem prostor + občerstvení. Nájem jsme ponechali jako daňově uznatelný náklad (nárokovali jsme DPH), občerstvení je nedaňový náklad - reprezentace (bez nároku na DPH). Je občerstvení osvobozeno u zaměstnanců (prosím o jaký se jedná paragraf zákona)? Můžeme ponechat na tento den stravenkový paušál?

Jednatel a jediný společník má v s.r.o. sjednanou DPP (do 10 tis/ měsíc) a smlouvu o výkonu funkce jednatele - bez finanční odměny. V rámci své činnosti létá či jezdí firemním vozem na zahraniční pracovní cesty za účelem sjednávání nových kontraktů. Letenky a ubytování plně hradí obchodní společnost. Jedná se v tomto případě o účet 512 - cestovné? Má jednatel nárok na výplatu cestovních náhrad z titulu smlouvy o výkonu funkce jednatele a jak je to v případě jeho uzavřené DPP?

Jsme s. r. o. a provádíme úklidové činnosti. Naši zaměstnanci provádí úklidy v jednotlivých továrnách. Konkrétně např. 2 měsíce jsou v jedné továrně, další dva měsíce v jiné atd. Prostě uklízí podle potřeb zaměstnavatele na různých místech. Jejich pracovní doba je max. 4 hodiny denně. V pracovní smlouvě mají jako výkon práce sídlo našeho s.r.o. Některé zaměstnance do jednotlivých továren firemním autem dovážíme. Je to pro s.r.o. daňově uznatelný náklad (PHM) a pro zaměstnance osvobozené? Můžeme ponechat výkon práce v pracovní smlouvě sídlo zaměstnavatele nebo je nutné pokaždé, když změní továrnu měnit výkon práce v pracovní smlouvě? Předpokládáme, že nemají nárok na cestovní náhrady, když mají zkrácený úvazek?

Jednatelé se zúčastnili akce s názvem Snídaně pro podnikatele, kterou pořádá Krajská hospodářská komora. Jedná se o daňově účinný náklad s nárokem na odpočet DPH? Mají ten den nárok na stravenkový paušál - pokud nevznikne nárok ten den na dietu z tuzemské služební cesty? Pokud vznikne nárok na cestovní náhradu z titulu SC - bude se dieta krátit? Na letáku je napsáno účastníkům bude poskytnuto občerstvení. Na jaká případná další úskalí si dát při takových událostech pozor?

Lékařka potřebuje zabezpečit ve své ordinaci pro své pacienty dentální hygienu, proto se rozhodla, že studium bude hradit zdravotní sestře, kterou zaměstnává. Sestra bude po ukončení studia dentální hygienu v ordinaci vykonávat. Je tento výdaj daňovým nákladem? Může sestra uplatnit cestovní náhrady spojené s tímto studiem a budou tyto cestovní náhrady pro lékařku daňovým nákladem?

Vznikne nárok na dovolenou, pokud zaměstnanec na DPP měl uzavřenou dohodu v lednu od 8.1.-19.1., kdy odpracoval 30 hodin. Nyní by měl uzavřenou dohodu od 30.9. - 29.11, během této doby by měl odpracovat 160 hodin. Sčítají se tyto dvě dohody, pro výpočet nároku na dovolenou, když nenavazují nebo se počítá dovolená jen z druhé dohody? Jak to bude v situaci, kdybychom zaměstnance na DPP chtěli poslat společně se zaměstnancem na pracovní smlouvu na montáž mimo místo výkonu práce? V dohodě nemá sjednaný nárok na cestovní náhrady, s cestou souhlasí a zaměstnavatel by mu uhradil pouze ubytování. Bude faktura za ubytování vystavená na společnost daňově uznatelná nebo je potřeba nějaké ujednání v dohodě o provedení práce?

Má zaměstnanec pracující na DPP nárok na cestovní náhrady a stravné? Je toto třeba mít zakomponované v dohodě? 

Pracovník má místo výkonu práce Prahu, místo pravidelného pracoviště konkrétní adresu, trvalé bydliště mimo Prahu. Bude se účastnit komerční akce pořádané zaměstnavatelem (akce k dosažení zisku, ne teambuilding) , která je do pozdních večerních hodin a pokračuje druhý den ráno. Zaměstnavatel by mu rádo proto v Praze proplatilo ubytování na jednu noc (1 500 Kč). Jedná se o benefit, ze kterého by se měla odvést daň i odvody? Nebo se jedná o přechodné ubytování zaměstnance do zákonného limitu 3.500 Kč a není to jeho zdanitelný příjem.

Firma má v pracovní smlouvě u zaměstnanců sjednané místo výkonu práce v Olomouci (provozovna zaměstnavatele). Místo pravidelného pracoviště sjednáno není. Zaměstnanci mají dále podepsanou dohodu o práci na dálku z okolních obcí, např. 20 až 50 km. Nejčastěji pracují cca 2–3 dny týdně z home office, u některých tedy práce na dálku reálně i převažuje. Předpokládám, že pokud není výslovně sjednáno v pracovní smlouvě místo pravidelného pracoviště, tak je pravidelným pracovištěm Olomouc na základě ustanovení zákoníku práce: „Zaměstnanec na pracovní cestě koná práci podle pokynů vedoucího zaměstnance, který ho na pracovní cestu vyslal.“ (Zaměstnavatel má obavy, zda by nemohl být posouzen např. Přerov jako pravidelné pracoviště z důvodu dohody o práci na dálku, kde pracovník nejčastěji pracuje v místě bydliště.) Dále, pokud je zaměstnanec na pracovní cestě a jede přímo firemním vozidlem z místa práce na dálku z Přerova (kde má auto zaparkované z předchozího dne) do Ostravy, je považována pracovní cesta ve smyslu cestovních náhrad pouze za úsek Olomouc – Ostrava, nebo může zaměstnavatel benevolentně ustoupit a vyslat zaměstnance na celý úsek Přerov – Ostrava (cesta vede kolem Olomouce)? Pokud by jel pracovník z Přerova do Brna, tak by samozřejmě zaměstnavatel i zaměstnanec chtěli, aby jel rovnou z Přerova do Brna. Může být cestovní náhrada logicky poskytnuta za úsek z Přerova (kde vyjíždí firemním vozidlem z home office, i když není Přerov místem pravidelného pracoviště)? Jsou všechny tyto cesty firemním vozidlem považovány za služební, a nikoliv za soukromé cesty zaměstnance? Zaměstnanec je servisní technik a občas musí jezdit k zákazníkům.

Pokud má zaměstnanec sjednané místo výkonu práce Česká republika a pracuje jako obchodní zástupce, musí mu být vypočtené a proplacené stravné? Pokud ne, stačí zaúčtovat pouze fakturu za ubytování a jízdenky, a to bez nutnosti zpracování cestovního příkazu?

Nově budeme mít dvě provozovny, jednu v katastrálním území obce Olomouc a druhou v katastrálním území obce Hněvotín, obě provozovny jsou v místě výkonu práce zaměstnance. Máme pracovníky, kteří se musí určité dny pohybovat buď v Hněvotíně, nebo v Olomouci. Místo výkonu práce mají stanoveno jako provozovny zaměstnavatele v Olomouckém kraji. Nově chceme do smluv dávat pravidelné pracoviště z důvodu jasnosti při vyúčtování cestovních náhrad. Můžou mít tito pracovníci určena 2 pravidelná pracoviště, i když nejsou v jedné obci, a tím pádem jim nebudou náležet cestovní náhrady, pokud budou na těchto dvou provozovnách? Nebo mohou být 2 pravidelná pracoviště, ale protože nejsou v katastrálním území jedné obce (pravidelné pracoviště nesmí být určeno šířeji, než jedna obec), tak stejně budou náležet cestovní náhrady? A musíme tedy určit, které z těchto dvou pracovišť je bráno na zřetel pro účely výpočtu cestovních náhrad? 

V minulém článku jsme se přesvědčili, že i když je pracovní cesta tradičním a v praxi hojně aplikovaným institutem pracovního práva, neznamená to, že bychom v tomto tématu nenašli problémy nebo aplikační nejasnosti. Něco obdobného je možné konstatovat i o právní úpravě cestovních náhrad, kterým je věnován následující text. S ohledem na rozsah problematiky se v něm budeme zabývat pouze tuzemskými pracovními cestami.

Společnost s r. o. s obchodní činností (nákup a prodej zboží), jednočlenná společnost, jediný společník je současně jednatel, žádní zaměstnanci nejsou, veškerá potřebná firemní činnost je vykonávaná jednatelem + externě účetnictví), má v majetku automobil vhodný m.j. i pro dopravu zboží prodaného odběratelům. Většinou se pro tuto dopravu využívá externí přepravce, ale někdy zboží odveze odběrateli jednatel firemním autem. Je potřeba tyto přepravy námi prodaného zboží nějak extra zohledňovat v účetnictví, tj. účtovat něco jako aktivaci dopravy vlastním autem? Doposud jsou tyto cesty jednatele zachyceny jako ostatní pracovní cesty jednatele, tedy v rámci „cesťáku“ PHM, stravné - proti tomu je výnos z fakturace zboží (ceny jsou kalkulovány vč. dopravy). Je toto dostačující?

Nově vzniklá s.r.o. má čtyři společníky a jeden z nich je současně jednatel. Všichni pojedou na pracovní cestu do zahraničí. Jsou náklady na cestu (letenky, ubytování) pro společníky daňově uznatelným nákladem společnosti. Se společností nemají uzavřenou žádnou smlouvu. Je nutné vypracovat protokol o pracovní cestě?

Společnost se sídlem v EU má zřízen v ČR svůj odštěpný závod , který je zapsán v obchodním rejstříku, je registrován k DPH, DPPO, dani ze závislé činnosti. Zřizovatel se rozhodl do tohoto odštěpného závodu přidělit zaměstnance na dobu cca 2 let. Zaměstnanec bude mít v dopise o vyslání uvedenu práci v prostorách OZ v ČR a bude úkolován management z OZ; zaměstnanec bude mít nadále bydliště mimo ČR. Tomuto zaměstnanci bude po dobu přidělení plně hrazeno ubytování v bytě. Přestavuje hrazené ubytování nepeněžní příjem zaměstnance, nebo jej lze podřadit pod § 177 zákoníku práce?

Jak určit čas začátku a konce této služební cesty? Pracovník vyletěl z Prahy v 9:20 a ve Španělsku je v 11:20. To znamená, že služební cesta začala v 9:20. A pracovní den je 8 hodin, takže bude pracovat ten den do 18:20 s tím, že měl hodinu na oběd? A stejný dotaz i pro návrat do Prahy. Odlet ze Španělska v 9:20, v 11 bude v Praze a pojede pracovat do kanceláře, takže pracovní cesta skončí v 11:00? 

Zaměstnanec pojede na SC do Švýcarska spolu s dalším kolegou jedním autem. Cesty zpět se ale nezúčastní - zůstane ve Švýcarsku a bude mít 3 dny dovolené. V rámci dovolené docestuje do Itálie, kde mu po skončení dovolené začíná další pracovní cesta. Z pracovní cesty pojede zase zpět do ČR společně autem s dalším kolegou. Jak postupovat při vyúčtování první a druhé SC? Zahájení bude mít z místa výkonu pravidelného pracoviště, ale ukončení nebude ...? Následně u druhé SC nebude mít zahájení, ale pouze ukončení.... Jak se na to dívá legislativa..? Jaký postup byste doporučili..?

Na žádost zaměstnavatele zaměstnanec použil pro pracovní cestu svůj vlastní osobní automobil. Jednalo se kratší cestu (60 km, trvání 3 hodiny - dle cestovního příkazu). Zaměstnanci tedy přísluší náhrada za spotřebované pohonné hmoty a náhrada za použití vozidla. Jedná se o daňové náklady společnosti? Jsou s tím spojené ještě nějaké další povinnosti (před rokem 2022 byla ještě silniční daň, ale ta už je zrušena)?

V osvědčení o registraci vozidla, 2. strana, oddíl V.8, je uveden údaj "Spotřeba paliva (g.km / L.100 km) 169/7.4. Při výpočtu Náhrady výdajů za spotřebované pohonné hmoty použijeme hodnotu 7,4 jako hodnotu spotřeby použitého vozidla × počet kilometrů ujetých vozidlem na pracovní cestě × cena PHM?

Zaměstnanec byl na zahraniční pracovní cestě. Ubytování (bez jídla) a letenku měl hrazeno předem z firemního účtu. Pro drobné útraty měl firemní kartu, firemní kartou si koupil 1) na letišti svačinu - kafe a koláč, 2) další den ve městě svačinu - pizzu a balenou vodu ruky a 3) na zpáteční cestě kolu bez pokrmu (let byl pozdě). Od všech těchto drobných nákupů donesl řádně účtenky. Zažádal si o plné nekrácené stravné o jídlo. Může si žádat na všechny dny plné nekrácené stravné, nebo musí krátit o „svačiny“? Předpokládám, že se samotnou kolu jako nápoj při pracovní cestě můžeme dát do nákladů bez krácení stravného a bez dodanění mzdy zaměstnanvi. Jak ale s pizzou a koláčem? Rádi bychom vyšli zaměstnanci vstříc, a pokud by byla nutná varianta dodanění do mzdy těchto svačin, tak bychom raději pokrátili stravné. Veškeré „svačiny“ dáváme zatím jako nedaňový náklad.