Zahraniční pracovní cesta

Pracovní cesty jsou součástí práce mnohých jednotlivců. Abychom si usnadnili život, připravíme si přehledný návod, jak vyřídit všechny potřebné rituály. Tuto směrnici bychom (s trochou nadsázky) mohli nazvat „Průvodce šťastného cestovatele“. Žádné složitosti, jen rutina. Tato směrnice slouží jako praktický nástroj a poskytuje přehledný návod na to, jak správně vyřídit všechny potřebné formality a zajistit, aby byly výdaje v souladu s platnými zákony a vnitřními poměry v účetní jednotce. Klíčovými aspekty směrnice je definice pracovní cesty, schvalovací proces, typy náhrad, výpočet náhrad, dokladování výdajů.

Mateřská společnost plánuje vyslat svého zaměstnance na služební cestu do dceřiné společnosti v Uzbekistánu. Zahraniční pracovní cesta by měla trvat rok. Mateřská společnost bude vyplácet mzdu a cestovní náhrady. Daň z příjmů, zdravotní a sociální pojištění bude hradit v ČR. Bude to tak správně? Nebudeme muset hradit daň z příjmů nebo odvody pojistného v Uzbekistánu? Nehrozí mateřské společnosti povinnost založení stálé provozovny?

Jak určit čas začátku a konce této služební cesty? Pracovník vyletěl z Prahy v 9:20 a ve Španělsku je v 11:20. To znamená, že služební cesta začala v 9:20. A pracovní den je 8 hodin, takže bude pracovat ten den do 18:20 s tím, že měl hodinu na oběd? A stejný dotaz i pro návrat do Prahy. Odlet ze Španělska v 9:20, v 11 bude v Praze a pojede pracovat do kanceláře, takže pracovní cesta skončí v 11:00? 

Jak řešit evidenci docházky a samotné mzdy u zaměstnanců, kteří jezdí částečně pracovat do zahraničí (stavební firma)? Zaměstnanec pracuje pro ČR zaměstnavatele na HPP, zaměstnanec je vysílán pracovat na projektu do Norska (má vydaný A1 dokument) jedná se o projekt na delší období. Někdy je v Norsku celý měsíc, někdy jen část měsíce a zbytek pracovní doby odpracuje v ČR (pracuje na více projektech). V květnu se stala situace, kdy zaměstnanec byl v Norsku, ale prvních 14 dnů na projektu nepracoval, zaměstnavatel ho potřeboval až posledních 14d nů, kdy odpracoval 150 h + 16 h dovolené si vzal dovolenou 2. 5., 3. 5. Nevím, jak správně řešit náhrady mzdy v případě státních svátků, dovolené či nemocenské v době, kdy zaměstnanec nepracuje jako např. v květnu prvních 14 dnů. Řešíme, jak nastavit správně pracovní smlouvu, docházku, interní směrnice, rozvrh směn, aby vše bylo v pořádku. 

Zaměstnanec byl na zahraniční pracovní cestě. Ubytování (bez jídla) a letenku měl hrazeno předem z firemního účtu. Pro drobné útraty měl firemní kartu, firemní kartou si koupil 1) na letišti svačinu - kafe a koláč, 2) další den ve městě svačinu - pizzu a balenou vodu ruky a 3) na zpáteční cestě kolu bez pokrmu (let byl pozdě). Od všech těchto drobných nákupů donesl řádně účtenky. Zažádal si o plné nekrácené stravné o jídlo. Může si žádat na všechny dny plné nekrácené stravné, nebo musí krátit o „svačiny“? Předpokládám, že se samotnou kolu jako nápoj při pracovní cestě můžeme dát do nákladů bez krácení stravného a bez dodanění mzdy zaměstnanvi. Jak ale s pizzou a koláčem? Rádi bychom vyšli zaměstnanci vstříc, a pokud by byla nutná varianta dodanění do mzdy těchto svačin, tak bychom raději pokrátili stravné. Veškeré „svačiny“ dáváme zatím jako nedaňový náklad.

Česká firma zaměstnala Slováka z Prešova. Místo výkonu práce má v sídle firmy v ČR. Nyní má služební cestu za klientem z Prešova do Prahy a zpět (což není do sídla firmy). Nejsem si jista, jak správně spočítat cestovné. Dobu na Slovensku v eurech dle sazeb zahraničního stravného a v Čechách dle tuzemského v korunách? Dále bude zaměstnanec jezdit na služební cesty z místa svého bydliště, tj. Slovensko, různě po EU. Pracovní cesta bude začínat v místě jeho bydliště na Slovensku a budu počítat zahraniční stravné, jako u ostatních českých zaměstnanců?

Plánujeme poskytnout našim zaměstnancům stálou provozní zálohu na úhradu výdajů při služebních cestách, drobné nákupy do kanceláře apod. Záloha bude poskytnuta v CZK bankovním převodem na soukromý účet zaměstnance. Vyúčtování bude probíhat okamžitě na základě doložených účtenek. Doložené výdaje budou zaměstnancům proplaceny rovněž v CZK, čímž dojde k dorovnání poskytnuté zálohy do původní výše. 1. V případě výdajů v cizích měnách doloží zaměstnanec výši nákladů v CZK např. screenshotem z bankovního účtu v případě, kdy zaplatí soukromou bankovní kartou. Jaký kurz ale použít v případech, když zaměstnanec zaplatí v cizí měně v hotovosti, aniž by předtím např. vybíral z bankomatu (kurzem ČNB ke dni vyúčtování, ke dni nástupu na pracovní cestu, platným účetním kurzem)? 2. Musí být tato stálá záloha na konci roku vyúčtována a vrácena nebo ji lze zaměstnanci poskytnout na libovolně dlouhou dobu, např. na celou dobu trvání pracovního poměru? 3. Existují ještě nějaká další úskalí spojená s tímto postupem (zdanění, úročení apod.)?

Zaměstananec byl vyslán na zahraniční pracovní cestu na Slovensko. Doba strávená na Slovensku činila 5 hodin-nárok na stavné vnikl ve výši EUR 11,66. Zaměstnavatel proplácí stravné v měně EUR. Může nárok na výplatu staravého zaokrouhlit na EUR 12 nebo musí proplatit částku přesně, tj. EUR 11,66? Je možné vyplatit EUR 11 v měně EUR a 0,66 EUR přepočíst kurzem ČNB platným v den nástupu na zahraniční pracovní cestu a 0,66 EUR po přepočtu na koruny vyplatit v korunách?

1) Zaměstnanec ztratil doklad týkající se pracovní cesty (např. doklad za ubytování, parkování), který hradil hotově nebo soukromou kartou. V případě, že se zaměstnavatel rozhodne zaměstnanci tento doklad proplatit, jedná se ze strany zaměstnance o příjem navíc, který podléhá dani a odvodům soc. a zdrav. poj.? 2) Zaměstnanec na zahraniční pracovní cestě zmeškal zpáteční let, který byl zajištěn a uhrazen zaměstnavatelem. Novou letenku hradil soukromou kartou. I když zaměstnanec nemá jak prokázat důvod, proč let nestihl (např. kvůli dopravě) a zaměstnavatel mu letenku proplatí, lze dát obě zpáteční letenky do daňově uznatelných nákladů?

Je nutné uvádět v cestovním příkazu i časy přestupu z jednoho letadla na druhé, nebo pokud pracovník zůstane celou dobu v tranzitu a letiště neopustí to nutné není? Může při několikahodinovém čekání na přestup v určité zemi vzniknout nárok na diety z této země i když pracovník zůstává celou dobu v tranzitu?

V návaznosti na Koordinační výbor z 23/6/2022, příspěvek č. 593/18.05.22 Daňová uznatelnost nákladů na zajištění stravování zaměstnanců při pracovní cestě a cestě mimo pravidelné pracoviště, jsem se chtěl dotázat na následující. Zaměstnanec koná časté zahraniční pracovní cesty. Na nich se stravuje většinou spolu se svými zahraničními partnery (společné obědy, večeře atp.). Jídlo si hradí každý sám, ale firemní kartou, tzn. na účet zaměstnavatele. 1) Náklady na zajištění stravování na pracovní cestě jsou dle KOOV daňově uznatelné, ale nesmí být excesivní, tzn. náklady na snídaně (většinou jsou ve faktuře s ubytováním), obědy a večeře – většinou jsou účty zvlášť, jsou daňově uznatelné? 2) Protože bylo na zahraniční pracovní cestě zaměstnanci poskytnuto bezplatné stravování, tzn. z toho vyplývají krácené cestovní náhrady – tyto jsou do zákonných limitů daňově uznatelné? Je krácením cestovních náhrad myšleno to, že bezplatné stravování je jejich „alternativou“ - jak zmíněno v příspěvku KOOV? Jsou tedy jak krácené cestovní náhrady, tak bezplatné stravování (hrazené zprostředkovaně/kartou zaměstnavatelem) daňově uznatelné? 3) Na straně zaměstnance toto stravování nepodléhá zdanění - mimo předmět daně, a to i když jsou v rámci stravování alkoholické nápoje? Nebo je nutné rozlišit – např. přípitek (daňově uznatelný), jedno pivo u oběda uznatelné a zbytek daňově neuznatelný? To samé v případě minibaru v hotelu a jeho využití a v případě jídel mimo hlavní jídla hrazených zaměstnancem. Pokud je občerstvení mimo hlavní jídlo součástí (přednáška, školení) – jedná se o daňově uznatelný náklad? 4) Spropitné - pokud zaměstnanec „dal“ spropitné na firemní kartě, posuzuje se tento příjem jako příjem zaměstnance, nebo pouze jako nedaňový náklad zaměstnavatele?

V návaznosti na současnou situaci se začaly objevovat mylné představy o poskytování cestovních náhrad, zejména v souvislosti s výkonem práce doma, a to konkrétně s požadavky na předmětné náhrady také mimo pracovní cesty. Tuto problematiku upřesníme v následujícím textu.

V posledních měsících se stále častěji objevují dotazy týkající se odměňování zaměstnanců při jejich pracovních cestách. Podstatou je nepochopení a nesprávná aplikace § 210 zákona č. 262/2006 Sb. , zákoníku práce, ve znění pozdějších předpisů. V tomto ustanovení je přesně stanoveno, že doba strávená na pracovní cestě, nebo na cestě mimo pravidelné pracoviště, jinak než plněním pracovních úkolů, která spadá do směny, se považuje za překážku v práci na straně zaměstnavatele, při které se zaměstnanci mzda nebo plat nekrátí s tím, že jestliže však zaměstnanci v důsledku způsobu odměňování mzda ušla, přísluší mu náhrada mzdy ve výši průměrného výdělku.

Na tuzemských i zahraničních pracovních cestách používají zaměstnanci k úhradám nebo k výběru hotovosti z bankomatu poměrně často platební karty, a to jak tzv. firemní platební karty (platební karty vystavené bankou k účtu zaměstnavatele na jméno zaměstnance), tak i své soukromé platební karty, tj. karty vystavené na jméno držitele, který je majitelem účtu. Pokud používají firemní platební karty, tak je při vyúčtování cestovních náhrad vše zpravidla bez problémů. Doporučuji ale vyúčtování cestovních náhrad provést až poté, kdy bude k dispozici výpis z účtu k této kartě. Podrobněji se na téma podíváme níže v článku.

Zaměstnanec byl vyslán na jednodenní zahraniční pracovní cestu. Při této zahraniční pracovní cestě mu nevznikly žádné výdaje. Stravné bylo vyplaceno z valutové pokladny v EUR. Jaký kurz se použije, při zaúčtování účetního případu ve valutové pokladně? Pro přepočet stravného na účet 512 se použije kurz ČNB toho dne, kdy byl zaměstnanec vyslán na zahraniční pracovní cestu nebo pevný měsíční kurz, který účetní jednotka používá? Při účtování na účet 211 se použije pevný měsíční kurz, který účetní jednotka používá?

Zákoník práce umožňuje zaměstnavateli povolit zaměstnanci přerušení tuzemské i zahraniční pracovní cesty z důvodů ze strany zaměstnance. Přestože stanoví, že během takového přerušení zaměstnanci cestovní náhrady nepřísluší, poskytují zaměstnavatelé poměrně často zaměstnancům cestovní náhrady, zejména stravné a zahraniční stravné, i za část doby tohoto přerušení.

Prazákladem problému s daněmi z příjmů je zásadní rozpor: stát je miluje a poplatníci nenávidí. Oba k tomu mají pádné důvody: stát bez těchto prostředků nemůže financovat veřejné služby a správu země a poplatník logicky „nejásá“ nad tím, že z vlastní kapsy přispívá na platy úředníků, pochybné dotace a předražené veřejné zakázky. Nejvýznamnějšími poplatníky daně z příjmů fyzických osob jsou zaměstnanci, kteří navíc přímo vzorně plní své daňové povinnosti; za to může zejména způsob zdanění mezd, který má na starosti obvykle někdo jiný – zaměstnavatel, který tak není motivován k úspoře na dani, protože nejde o jeho příjem.