Spotřební materiál představuje i v organizacích veřejného sektoru položky aktiv, které jsou v průběhu rozpočtového období postupně spotřebovávány, a to buď bez vytvoření další hodnoty (slouží k provoznímu chodu organizace), nebo jsou spotřebovávány k produkci výrobků nebo služeb, které s přidanou hodnotou buď slouží organizaci samé, nebo mohou být určeny k dalšímu prodeji. Podstatou obou pojetí je, že dané aktivum bude dříve nebo později spotřebováno. Neslouží k zajištění dlouhodobého chodu vybrané účetní jednotky tak jako majetek dlouhodobý.
Spotřební materiál ve vybraných účetních jednotkách (OSS a ÚSC a příspěvkové organizace OSS a ÚSC) – I. část
Mgr.
Pavel
Bláha
Část tohoto oběžného majetku může být produkována vlastní činností organizace ve formě zásob vlastní výroby, i když u vybraných účetních jednotek je to záležitost spíše okrajová. Některá aktiva spotřebního charakteru mohou být ve formě zboží určena k dalšímu prodeji. Výjimečně se prodávají nebo převádí i zásoby. Z uvedeného plyne, že z účetního hlediska nejde o aktiva dlouhodobého charakteru, jejichž doba použitelnosti (nebo setrvalosti) v organizaci by byla delší než jeden rok. Zásoby naopak slouží pro zajištění běžných provozních potřeb účetní jednotky v průběhu účetního období. Přesto se může stát, že určité konkrétní spotřební aktivum v organizaci nebude během roku spotřebováno a ani jako zboží prodáno, a i přes roční časový limit v organizaci pro další spotřebu zůstane. Pro ten případ je třeba jej správně a do správného účetního období nákladově zachytit, aby tím nebyl zkreslován výkaz zisků a ztrát.
Pojďme se na úvod podívat, z jakých položek se oblast materiálu a zboží skládá a jaké vztahy na ně mají vliv a v souvislosti s nimi se používají. Vodítkem tu pro vybrané účetní jednotky bude vyhláška č. 410/2009 Sb., § 20, a Český účetní standard č. 707, který jednotlivé součásti v části majetkové váže na čísla rozvahových položek, včetně jejich popisu a označení syntetického účtu. Ty si účetní jednotky mohou dále ve svém účtovém rozvrhu analyticky rozčlenit např. podle jednotlivých druhů zásob, nebo jejich umístění. Pravidla pro analytické členění upravuje pro vybrané účetní jednotky ČÚS č. 701 v bodu 4.2., a dále i ČÚS č. 707 bod 3.6. c).
| Č. položky rozvahy | Název položky rozvahy | Syntetický účet |
| B.I.1. | Pořízení materiálu | 111 |
| B.I.2. | Materiál na skladě | 112 |
| B.I.3. | Materiál na cestě | 119 |
| B.I.4. | Nedokončená výroba | 121 |
| B.I.5. | Polotovary vlastní výroby | 122 |
| B.I.6. | Výrobky | 123 |
| B.I.7. | Pořízení zboží | 131 |
| B.I.8. | Zboží na skladě | 132 |
| B.I.9. | Zboží na cestě | 138 |
| B.I.10. | Ostatní zásoby | 139 |
| B.III.17. | Pokladna | 261 |
| B.III.37. | Dohadné účty pasivní | 389 |
Kromě věcného zobrazení položek zásob je důležité vnímat, jak se tyto položky v účetnictví projevují nákladově a výnosově. I toto členění vybraným účetním jednotkám stanoví ČÚS č. 707:
| Č. položky rozvahy | Název položky výkazu zisku a ztráty | Syntetický účet |
| A.I.1. | Spotřeba materiálu | 501 |
| A.I.4. | Prodané zboží | 504 |
| A.I.6. | Aktivace oběžného majetku | 507 |
| A.I.7. | Změna stavu zásob vlastní výroby | 508 |
| A.I.10. | Náklady na reprezentaci | 513 |
| A.I.11. | Aktivace vnitroorganizačních služeb | 516 |
| A.I.25. | Prodaný materiál | 544 |
| A.I.26. | Manka a škody | 547 |
| B.I.1 | Výnosy z prodeje vlastních výrobků | 601 |
| B.I.4. | Výnosy z prodaného zboží | 604 |
| B.I.8. | Jiné výnosy z vlastních výkonů | 609 |
| B.I.12. | Výnosy z prodeje materiálu | 644 |
| B.I.17. | Ostatní výnosy z činnosti | 649 |
Právní předpisy v oblasti spotřebního materiálu pro vybrané účetní jednotky
Na oblast spotřebního materiálu vybraných účetních jednotek se vztahuje poměrně velké množství právních předpisů, kterými se příslušné subjekty musí řídit. Pokusme si je rozdělit s ohledem na charakter úpravy.
Nakládání s finančními zdroji na pořízení a výnosy z prodeje nastavují v obecné rovině rozpočtová pravidla veřejných subjektů:
Zákon č. 218/2000 Sb.,
o rozpočtových pravidlech a o změně některých souvisejících zákonů (rozpočtová pravidla), ve znění pozdějších předpisů, se týká hospodaření OSS a státních příspěvkových organizací (dále jen „PO“) a dalších státních subjektů.–
Rozpočet, pravidla jeho sestavení a nakládání s ním + rozpočtové příjmy a výdaje
–
Rozpis rozpočtu u správců rozpočtových kapitol státního rozpočtu
–
Vázání rozpočtu, rozpočtové změny a opatření
–
Odpovědnost za výkon finanční kontroly
–
Hospodaření OSS a státních PO
Zákon č. 250/2000 Sb.,
o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, ve znění pozdějších předpisů, se vztahuje na ÚSC (obce, kraje, Hlavní město Prahu, dobrovolné svazky obcí, Regionální rady, rozpočtové a příspěvkové organizace a další subjekty zřizované ÚSC).–
Rozpočet, pravidla jeho sestavení a nakládání s ním + rozpočtové příjmy a výdaje
–
Rozpis rozpočtu neprodleně po schválení zastupitelstvem
–
Odpovědnost za výkon finanční kontroly
–
Hospodaření ÚSC, organizačních složek, PO, regionálních rad a svazků obcí
–
Hlavní a hospodářskou činnost ÚSC (na tu se nevztahuje rozpočtové třídění)
Zatřídění rozpočtových položek organizací veřejného sektoru v hlavní
(nepodnikatelské) činnosti
popisuje vyhláška č. 323/2002 Sb., o rozpočtové skladbě, ve znění pozdějšcích předpisů. Popisuje mimo jiné druhové třídění (základní systém, který klasifikuje veškeré transakce veřejných rozpočtů) podle toho, zda se jedná o:–
inkaso
(prodej spotřebního materiálu) x platbu
(pořízení spotřebního materiálu/zboží),–
nenávratnou
(pořízení spotřebního materiálu) x návratnou,
–
domácí
(pořízení a prodej spotřebního materiálu v ČR) x zahraniční
(pokud by spotřební materiál pocházel ze zahraničí, nebo byl do zahraničí distribuován),–
opětovanou
(dostane protihodnotu = pořízení spotřebního materiálu) x neopětovanou,
–
povinnou
x dobrovolnou
(pořízení spotřebního materiálu/zboží je dobrovolné rozhodnutí),–
běžnou
(materiál nebo zboží se pořizuje ke spotřebě nebo prodeji) x kapitálovou (není pro spotřební materiál a zboží
relevantní
),–
týkající se pasiv
x aktiv
(spotřební materiál a zboží jsou oběžná aktiva),–
pro účely rozpočtové politiky
x řízení likvidity.
Konkrétní zatřídění zohledňuje skutečné okolnosti transakce se spotřebním materiálem nebo zbožím. Týká se však výhradně transakcí z hlavní činnosti (veřejné služby) subjektu veřejného sektoru. V rozpočtové skladbě lze najít charakteristiky druhů spotřebního materiálu ve třídě 5 běžné výdaje.
Týká se zejména podseskupení položek:
–
513-Nákup materiálu
[Potraviny 5131; Ochranné pomůcky 5132; Léky a zdravotní materiál 5133; Prádlo, oděv, obuv 5134; Učebnice a školní potřeby 5135; Knihy, pomůcky a tisk 5136; drobný dlouhodobý hmotný majetek (dále jen „DDHM“) 5137; Zboží za účelem prodeje 5138; Nákup materiálu jinde nezařazený 5139],–
515-Nákup vody paliv a energie
(zejména pohonné hmoty a maziva 5155),–
517-Ostatní nákupy
(Ostatní nákupy jinde neuvedené 5179),–
518-Poskytnuté zálohy, jistiny, záruky
… (Ostatní poskytované zálohy na neinvestiční výdaje 5189).V rámci uvedených rozpočtových položek najdeme veškerý materiál spotřebního charakteru. Do některé musí být vždy zatříděn.
Do těchto položek (čtyřmístný kód) je rozepsán rozpočet a zobrazuje se na nich i jeho čerpání. Čtyřmístný kód může být ještě podrobnější o podpoložky (např. položka 5139 – Nezařažený materiál se může dělit na položky: 001-materiál pro výpočetní techniku; 002-papír pro tisk a množení; 003-kancelářské potřeby; 004-úklidové prostředky; 005-propagační materiál; 006-autoprovoz; 009-ostatní všeobecný materiál). Dle konkrétní potřeby organizace se podrobnější členění rozpočtové položky využívá i u dalších položek.
Schvalování,
kompetence
a odpovědnost a finanční kontrolu upravují v obecné rovině:–
Jen pro organizační složky státu a v zákoně dále vyjmenované subjekty státu – zákon č. 219/2000 Sb.,
o majetku České republiky a vystupování v právních vztazích, ve znění pozdějších předpisů (organizační složky státu – § 47: „Osoby, které z titulu svých funkcí, nebo pracovního zařazení … právně nebo jinak jednají ohledně majetku … jsou povinny provádět tuto činnost s odbornou péčí … odpovídají za porušení povinností a za škodu…“).
–
Zákon č. 128/2000 Sb
, o obcích, ve znění pozdějších předpisů, č. o krajích, ve znění pozdějších předpisů, a č. o hlavním městě Praze, ve znění pozdějších předpisů). Úprava § 84 a 85 zákona č. 128/2000 Sb. (obdobně viz zákon č. 129/2000 Sb. a zákon č. 131/2000 Sb.) svěřuje rozhodovací pravomocí obce kolektivnímu orgánu – zastupitelstvu obce + radě + vazba na zákon č. 320/2001 Sb. (resp. vyhlášky č. 416/2004 Sb.) – příkazce operace, správce rozpočtu a hlavní účetní..
–
Zákon č. 320/2001 Sb.,
o finanční kontrole, ve znění pozdějších předpisů (resp. jeho prováděcí vyhláška č. 416/2004 Sb.). Tento zákon lze z několika ohledů považovat za zásadní, protože v obecné rovině určuje povinnost vedoucích orgánů veřejné správy určit konkrétní vedoucí zaměstnance odpovědné za nakládání s konkrétními příjmy a výdaji po stránce věcného schválení (příkazce operace), po stránce nakládání s rozpočtem (správce rozpočtu) a po stránce účetního zachycení a vyjádření (hlavní účetní). Kromě toho by vedoucí orgánu veřejné správy měl předem stanovit kritéria účelnosti
(k jakému účelu bude materiál nebo zboží pořízen a zda je potřebný a zda odpovídá náplni orgánu veřejné správy), efektivnosti
(zvážit cenu pořizovaného materiálu ve vazbě na jeho potřebnou užitnou hodnotu) a hospodárnosti
(pořizovat materiál ve správnou dobu, v dostatečném množství a struktuře v přiměřené kvalitě za odpovídající cenu. Vedoucí orgánu veřejné správy a jeho vedoucí zaměstnanci by měli průběžně identifikovat a
. K tomu by měl sloužit smysluplně nastavený eliminovat
rizika oblasti spotřebního materiálu a zbožívnitřní kontrolní systém oblasti spotřebního materiálu
. Systém
pořízení spotřebního materiálu a zboží a nakládání s ním by měl být podrobován kontrolním činnostem
v režimech řídící kontroly, případně Kontrolním výborem ÚSC, zkoumán auditem (interním i příp. externím v režimu přezkumu hospodaření ÚSC), případně dalšímu externími kontrolními orgány.Odpovědnost zaměstnanců řeší pro zaměstnance územně samosprávných celků zákon č. 312/2002 Sb., o úřednících územně samosprávných celků, ve znění pozdějších předpisů, a dále pro státní zaměstnance zákon č. 234/2014 Sb., o státní službě, ve znění pozdějších předpisů, resp. zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZP“), na který se citované předpisy odvolávají:
Odpovědnost zaměstnanců za hodnoty svěřené k vyúčtování, formální a věcné předpoklady pro naplnění odpovědnosti.
I spotřební materiál a zboží, pokud nejsou účtovány přímo do spotřeby, nýbrž je vedeno skladové hospodářství, lze považovat z pohledu ZP za hodnoty, které mohou být svěřeny zaměstnancům s tím, že je musí vyúčtovat. Pokud tak organizace hodlá učinit, musí s dotčeným zaměstnancem v pracovní smlouvě sjednat vedení skladové evidence jako požadovanou práci. Dále je velice vhodné, aby s dotčeným zaměstnancem, starším 18 let sjednala písemnou dohodu o odpovědnosti za hodnoty svěřené k vyúčtování, ve kterém konkrétně tyto hodnoty vymezí. A na těchto hodnotách před předáním odpovědnému zaměstnanci musí být provedena inventarizace s přesným vyčíslením předávaných hodnot. Organizace rovněž musí zajistit a průběžně vytvářet podmínky „hmotně“ odpovědnému zaměstnanci (např. přístup do skladu zásob má mít výhradně správce skladu…), aby s těmito svěřenými hodnotami mohl po celou dobu nakládat.
Způsob pořízení materiálu, zboží a jeho souvislosti řeší:
Zákon č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „Zozvz“).
Zabývá se způsobem a formou pořízením materiálu (v pojetí Zozvz se jedná o tzv. dodávky). Dále řeší princip součtu nebo nesčítání hodnot předmětu veřejných zakázek – dále jen „VZ“ (spolu související plnění). Zozvz obecně nastavuje princip, že v průběhu účetního období musí zadavatel sčítat předpokládané hodnoty spolu souvisejících plnění a dle konečné předpokládané hodnoty zvolit správný druh výběrového řízení s ohledem na konečný limit veřejné zakázky (nadlimitní, podlimitní, malého rozsahu). Pro dodávky však existuje určitá výjimka z povinnosti hodnoty obdobných spolu souvisejících plnění sečítat. Týká se těch dodávek, které si zadavatel pořizuje opakovaně dle své aktuální potřeby a jejichž hodnota je v průběhu účetního období proměnlivá. Pro tento případ zadavatel hodnoty zakázek v průběhu účetního období sčítat nemusí. Popsaný případ se týká například pohonných hmot a jiných provozních kapalin a náplní do dopravních prostředků. I u zakázek malého rozsahu do 2 mil. Kč včetně bez DPH (v součtu za účetní období) musí zadavatel dbát na to, aby jejich pořízení bylo transparentní, nediskriminační vůči dodavatelům, přiměřené, a aby zadavatel nemusel ctít zásadu rovného zacházení. Rovněž by měl pro předmět zakázky (zásoby), soutěž a její průběh stanovit přiměřené požadavky. V praxi u menší vybrané účetní jednotky (dále jen „ÚJ“) nemusí roční spotřeby papíru, tonerů a dalšího materiálu přesáhnout limit 2 mil. Kč bez DPH. V dalších případech si rozsáhle strukturované veřejné subjekty mohou stanovit tzv. Provozní jednotky (viz. § 18 Zozvz), a ty pak jako samostatní zadavatelé sčítají předpokládaný limit VZ na úrovni provozní jednotky. Ten rovněž nemusí přesáhnout 2 mil. Kč bez DPH. I menší subjekty nebo provozní jednotky by měly, i v případě objemově významnějších pořízení zásob na základě dodavatelské smlouvy (např. papír, tonery, většina kancelářských potřeb…), které však nepřesáhnou limit pro zakázky malého rozsahu, soutěžit. To však neznamená, že není provozně vhodné stanovit si, že některé málo významné nebo operativně potřebné materiálové položky budou pořizovány např. v hotovosti a za ceny v místě a čase obvyklé. Rovněž je vhodné stanovit si rozumný finanční limit pro takové pořízení ve vnitřní směrnici pro výběrová řízení.
Pořízení spotřebního materiálu, pokud je zajišťováno na základě písemné smlouvy (totéž splňuje i písemná objednávka a je-li písemně potvrzena dodavatelem), za kterou zadavatel zaplatí, od 1 Kč výše zůstává veřejnou zakázkou (viz. § 7 odst. 1 Zozvz).
Zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů.
–
druh a náležitosti smlouvy, objednávky,
–
práva a povinnosti smluvních stran,
–
dodání a převzetí materiálu nebo zboží,
–
záruční podmínky obecně a vady zboží.
Zákon č. 634/1992 Sb., o ochraně spotřebitele, ve znění pozdějších předpisů.
–
odpovědnost dodavatele za vady zboží,
–
nárok odběratele na opravy zboží, resp. jeho vrácení a vrácení peněz.
Účetní zachycení operací souvisejících s oblastí spotřebního materiálu a zboží
Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, vyhláška č. 410/2009 Sb. a České účetní standardy ČÚS č. 701 Účty a zásady účtování na účtech a zejména č.
707 Zásoby,
vyhláška č. 270/2010 Sb., o inventarizaci a závazků, ve znění pozdějších předpisů, vymezují: –
Povinnost vést řádné, správné a včasné účetnictví a inventarizovat majetek, aby účetní závěrka poskytovala věrný poctivý obraz předmětu účetnictví (materiál a zboží). Zvláštní důraz je nutno klást na inventarizaci zásob při způsobu evidence B).
–
Povinnost řádně a správně oceňovat majetek (spotřební materiál a zboží).
–
Povinnost vést řádnou a správnou účetní a skladovou evidenci stavu a pohybu zásob (způsob A), nebo průběžnou spotřebu materiálu (způsob evidence B) a jejich správné (časově i cenově) promítnutí (zaúčtování) do nákladů, účetní postupy materiálu.
–
Zvláštnosti účtování zásob vlastní výroby.
Na základě výše uvedených účetních předpisů jsou stanoveny:
–
Účtový rozvrh organizace v členění Syntetické účty (SU) / Analytické účty (AU např. dle druhů materiálu a zásob. I analytická evidence může být dobrým zdrojem informací o tom, jaké všechny položky spotřebního materiálu byly v organizaci pořizovány a jaký byl jejich počáteční stav, jeho změny a konečný zůstatek).
–
Interní směrnice pro inventarizaci majetku (včetně zásob).
–
Oběh účetních dokladů.
–
Interní stanovení norem přirozených úbytků zásob „do normy x nad normu“.
–
Interní stanovení druhů materiálu účtovaných přímo do spotřeby bez zaúčtování materiálu na sklad – pokud je ve vybrané ÚJ využíváno.
–
Interní určení pravidel pro členění syntetických účtů zásob na analytické účty v oblasti oceňování pro vnitroorganizační potřeby.
–
Stanovení míry a hranice „závažnosti“ v oblasti zásob (např. míry přirozeného úbytku zásob tzv. „rozprachem“ u písku, posypové soli…) …
Co předpisy neupravují:
–
Konkrétní kritéria
pro účelnost, hospodárnost a efektivnost
pořízení spotřebního materiálu a zboží. V mnohých případech se setkáváme se stavem, že ani žádná kritéria pro výdaje veřejných prostředků na spotřební materiál a zboží stanoveny v subjektech veřejného sektoru nejsou. Oblast je považována za natolik nevýznamnou, že se vedoucím zaměstnancům zdá určování kritérií zcela zbytečné. Na jednu stranu to může být pravda. Jednotlivý kus spotřebního materiálu opravdu může mít hodnotu zcela zanedbatelnou. Orgán veřejné správy by však měl sledovat, jaké celkové množství daného materiálu za sledované období používá. Může se jednat o palety papíru do tiskáren, stovky tonerů do tiskáren, desítky a stovky položek kancelářských potřeb… Z tohoto úhlu pohledu pak samozřejmě celková pořizovací cena nebude rozhodně zanedbatelná. A organizaci by se pak určitě vyplatilo zjistit a znormovat skutečnou spotřebu a její zbytnost nebo nezbytnost. Dále stanovit potřebnou kvalitu potřebného materiálu, sumarizovat požadavky a vhodným výběrem dodavatelů dosahovat výrazných úspor.–
Praktické zásady, nastavení a fungování vnitřního kontrolního systému
a jeho nastavení na základě identifikovaných a ohodnocených rizik. Znamená to sledovat nezbytnost používání materiálu a nastavit kritéria jeho pořizování na počátku. A dále zvládnout celý proces od požadavků na pořízení materiálu, přes jeho sumarizaci a určení parametrů, zvládnout výběrová řízení, dodávky a převzetí materiálu, jeho výdej do spotřeby nebo přijetí na sklad, skladovou evidenci a sledování spotřeby, včetně správného ocenění a účetního vyjádření. V neposlední řadě dostatečně správné provedení inventur spotřebního zboží. Z popisu vidíme, že se jedná o mix systémových, organizačních a výkonových parametrů a postupů. Přinejmenším by se mělo jednat o vyjádření osobní odpovědnosti nejen příkazce operace, správce rozpočtu a hlavní účetní, ale i kontrol věcné, formální, početní a číselné správnosti a legality. Systém by zároveň měl popsat četnost, místa, periody kontrol, oprávnění a odpovědnost kontrolujících a jejich informační povinnosti – role pro management.
Management orgánů veřejné správy by se měl zaměřit na hlavní cíle a ošetřit zásadní rizika oblasti spotřebního materiálu, resp. zboží v organizaci. Týkají se zejména následujících okruhů:
Specifikace materiálu a zboží:
–
Zda objednávky byly zaslány na základě řádně zdůvodněných, zdokladovaných a schválených požadavků.
–
Zda povaha zboží včetně objednaných množství věcně odpovídá potřebám organizace – opodstatněnost požadavků na nákup. Jde také o to, zda objednávky byly parametricky a matematicky správné a byly schvalovány oprávněnými osobami a v rámci nastavených kritérií.
Zboží za správnou cenu:
–
Zda nákupčí využívají všechny konkurenční nabídky na všechny produkty, stanovené maximálním limitem částky a parametry požadovaných zásob.
–
Zda dochází k porovnání konkurenčních nabídek. Jestli byly vyžádány a pro potřeby výběru využity k porovnání parametrů (zajištění co nejvýhodnějších podmínek nákupu).
Materiál nebo zboží ve správný čas:
–
Jde o to, aby uživatelé připravili požadavky v takovém termínu, aby nákupčí mohli využít všechny postupy pro hospodárné zajištění požadovaného zboží nebo služby. Jde např. o případ, kdy správci zásob mají narychlo zajistit zásoby, a přitom příslušní žadatelé o potřebě vědí delší dobu a jen zapomněli o pořízení zásob požádat. Když by měla proběhnout soutěž, nedají se dodržet buď zákonné, nebo interní postupy. Nebo se i při včasném uplatnění požadavku na zásoby soutěž neúměrně protáhne a zásoby nutné pro zajištění činnosti chybí.
Materiál nebo zboží ve správném množství:
–
Smyslem je nastavit systém, aby organizace nenakupovala nadbytečný materiál a suroviny. V první řadě by měli odpovědní vedoucí zaměstnanci organizace veřejné správy zmapovat skutečné potřeby ve vazbě na výkon organizace a nastavit parametry pořizovaných zásob:
–
Kvalitativní parametry:
Jde o to vyhodnotit adekvátní požadavky na kvalitu pořizovaných zásob s ohledem na jejich využitelnost. Aby se např. nenakupoval sice levný, ale do používaných tiskáren a kopírek ne zcela použitelný papír, jehož velká část bude znehodnocena bez užitku, nebo znehodnotí používanou techniku.–
Kvantitativní parametry:
Jde o to pořizovat jen to vyhodnocené množství zásob, které bude co nejpřesněji korespondovat se skutečnou spotřebou. Do kvantitativních parametrů se může zařadit i věcně a finančně zdůvodněné předzásobení s využitím výhodných, akčních nebo slevových cen.–
Periodické parametry:
V průběhu roku má potřeba materiálu kolísající úroveň např. v důsledku sezónních period použitelnosti. To znamená, že jeho pořízení by tomu mělo odpovídat. Je zbytečné se s výjimkou skutečně výhodných podmínek dodání předzásobovat, zásoby skladovat a případně vynakládat i další náklady na jejich uskladnění i použití.Současně záleží i na koordinaci systému od požadavku, přes výběr, objednávku, dodání, po spotřebu, a zda jsou parametry používány při stanovení množství a kvality materiálu a zboží, které má být nakoupeno.
Materiál nebo zboží ve správné kvalitě:
–
Jde o kontrolu dodávek materiálu a zboží a toho, zda a do jaké míry odpovídá požadavkům na jejich kvalitu. Je nutné přijímat pouze zásoby a zboží, které splňují požadovanou specifikaci. Tomu by měla napomoci skutečná věcná i formální kontrola přebíraného materiálu odborně zdatným zaměstnancem, který bude mít k dispozici buď objednávku, nebo příslušnou obchodní smlouvu s dodacími podmínkami.
Materiál nebo zboží na správném místě:
–
Smyslem uvedených požadavků je, aby probíhal příjem materiálu a zboží na sklad výhradně na správných a požadovaných místech. Aby byly rovněž určeny postupy a náležitosti žádosti o výdej zásob a zboží a jejich vydání. Smyslem je, aby nedocházelo ke zbytečným průtahům při předávání informací a průběhu systému.
Příjem zboží:
–
Smyslem tohoto požadavku je přijímat pouze objednané zboží. Musí být tedy systémově a i z hlediska praktického výkonu nastaveno porovnávání záznamů ze skladu s množstvím materiálu nebo zboží uváděným v dodacích listech nebo příjemkách.
Úhrada dodavatelských faktur:
–
Cílem požadavku je hradit pouze faktury na řádně nasmlouvaný, nebo objednaný a v množství, kvalitě a čase skutečně dodaný materiál a zboží. Zároveň je třeba položit důraz na účetní a daňové náležitosti faktur, zejména za situace, že se jedná o plátce DPH a jejich soulad s příslušnou smlouvou, objednávkou a dodávkou. Důležitá je i správnost početních údajů a shoda v čísle účtu dodavatele.
Postupy organizace by měly vykazovat tyto charakteristické znaky:
–
Systematičnost
– tím je myšleno, že se v organizaci někdo zabývá vnitřní situací organizace v oblasti pořizování spotřebního materiálu a zboží; někdo řeší základní manažerské cíle a aktivity jak směrem dovnitř organizace, tak k jejímu okolí, tzn. především k dodavatelům.–
Periodičnost –
oblast pořizování a spotřeby materiálu by měla být podrobena běžným periodickým kontrolám a ověřování (vnitřní kontrolní systém, schvalování, interní audit, …) periodicky, nikoliv když nastane určitá krizová situace.Organizace by měla ošetřit administrativní rizika
oblasti zásob. Měla by si vytvořit, zavést, aktualizovat a kontrolovat organizační schéma pro nákupní úsek. Aby bylo zřejmé, který nákupčí odpovídá za konkrétní produkty nebo služby. Tomuto účelu by měl sloužit manuál nákupního úseku
(schválený postup pro práci nákupčích).Manuál by měl popsat existující ucelený systém operativního řízení zásob. Do něj by měl patřit zejména:
–
Jednotný číselník materiálu.
–
Limit zásob.
–
Likvidace nepotřebných nebo nepoužitelných zásob.
–
Závazná norma postupu a norma přirozených úbytků zásob. Zda jsou normy aktuální a aktualizované.
–
Formy zajištění ochrany spotřebního materiálu.
–
Perioda, způsob a provedení inventarizací dle zákonných požadavků a namátkových kontrol dle interních norem.
–
Správnost postupů při likvidaci došlých faktur.
–
Spolupráce odborných útvarů, vzájemná informovanost zúčastněných, spokojenost s plněním objednávek. Jaké problémy v této oblasti vznikají, co je jejich příčinou a jak jsou řešeny.
–
Kdo sleduje reklamace, vyřizuje je a způsob vyřizování reklamací.
–
Jak je do procesu nákupu zapojena výpočetní technika. Ideální je softwarem propojený systém požadavků na pořízení, jejich sumarizace a specifikace, soutěže při výběru objednávek, dodávek, příjmu, fakturace, reklamací a jejich vyřizování, a to včetně platební části.
–
Kdo eviduje problémy, které v oblasti nákupu vznikají, kdo hodnotí jejich příčiny a kdo a s jakým oprávněním rozhoduje o jejich řešení.
–
Příjemky a výdejky zboží, jejich náležitosti, způsob vydávání a archivace.
–
Jak je zajištěna ochrana zásob. Zda jsou sjednány dohody o odpovědnosti za hodnoty svěřené k vyúčtování přesně dle ZP. Mají věcné i formální náležitosti. Zda zajistila organizace všechny požadavky, aby sjednané dohody mohly být vymáhány. Jak je zajištěna ochrana a zabezpečení zásob.
–
V manuálu nastavený systém musí zajistit jasné stanovení oběhu výchozího dokumentu i operace, které se s ním uskutečňují
(
žádanky na služby, na zboží; správnost postupů při evidence požadavků, příjemek, likvidace došlých faktur, reklamací, výdejek, archivace dokladů)
a dále archivaci dat a dokladů oblasti zásob.Kontrolní mechanismy oblasti zásob nastavené ve vnitřním kontrolním systému
Kontrolní mechanismy by měly minimálně ctít zásady, které jsou dále uvedeny. Jedná se o následující požadavky:
–
Je nutno zamezit stavu, aby jednotlivé organizační úseky mohly jednat přímo s dodavateli. To z toho důvodu, že o zásoby by se měli starat zaměstnanci a útvary, kteří a které jsou k tomu ustanoveni. Nemělo by docházet k situaci, že každý odborný útvar si něco vyjednává s dodavateli sám a bez ohledu na vnitřně nastavené limity a postupy.
–
Kontrolní mechanismy by měly průběžně ověřovat, jakým způsobem se iniciuje potřeba nákupu i všechny operace, které se na jeho základě uskutečnily.
–
V žádankách by měl být dostatečně přesně specifikován požadavek na nákup a lhůty. Musí existovat přesná evidence požadavků (žádanek). Systém by měl zabezpečit zpětnou vazbu pro žadatele.
–
Jednotlivé podpisy pověřených zaměstnanců musí být v souladu s platnými pověřeními a podpisovými vzory.
–
Úsek řízení nákupu musí odpovídat za dodržení požadované lhůty na nákup i za požadavky na potřebnou kvalitu pořizovaného materiálu.
–
Systém by měl zajistit, aby nákupy materiálu a zásob za hotové byly považovány pouze za výjimečné a byly povoleny pouze v nezbytně nutných případech.
–
Za zásadní parametr pořízení zásob a materiálu je nutno považovat
systém výběru dodavatelů
Ten by měl důsledně vycházet z hodnocení dodavatelů, kvalitativní a cenové úrovně jejich dodávek. Aby při zadávání veřejných zakázek byli oslovováni (pokud to příslušný druh výběrového řízení připouští) zejména ti pro organizaci nejvýhodnější a byl zajištěn rovněž soulad s platnou legislativou. Zejména jde o dodržení zásad rovného zacházení, zákazu diskriminace, přiměřenosti a transparentnost všech úkonů. Veřejnou soutěží dle uvedených parametrů lze dosáhnout významných úspor..
Ne vždy to však lze realizovat beze zbytku. Soutěžit v oblasti zásob by se mělo zejména tam, kde to má smysl a ekonomický přínos, např. již zmiňovaný papír a tonery. I v jejich případě je však potřeba přesně definovat jednotlivé technické parametry předmětu VZ. Například v případě papíru pro tisk je nutno určit nejen gramáž, ale i lesklost, opacitu, míru prašnosti… tak, aby byl poptáván skutečně takový papír, který je vhodný pro tisková zařízení a zároveň jeho použití nevyvolává další zvýšené náklady např. na opravy a údržbu tiskáren z důvodu používání nekvalitního papíru. Ne vždy je to však možné a do předmětu zakázky popsatelné. Pak může dojít k tomu, že se „vysoutěží“ lepidla, která v podstatě nelepí. V tom případě je otázka, jestli by nebylo efektivnější a hospodárnější pořídit lepidla kvalitní za ceny v místě a čase obvyklé, a tím ušetřit na jejich množství. To však výrazně závisí na zákonné úpravě veřejného zadávání, resp. na vnitřně nastavených postupech vybrané ÚJ.
Organizační zajištění procesu pořízení materiálu a s tím spojená rizika
Organizační zajištění procesu by jednoznačně mělo odpovídat struktuře a rozvrstvení organizace a musí z ní vycházet. V některých zejména malých organizacích mají vedoucí odborných úseků stanoven limit na nákup materiálu a zajišťují jej vlastními silami. Pro evidenci a přehlednost systému se jedná o nejhorší variantu, která by měla být doplněna vysokou mírou kontrolních mechanismů minimálně při stanovení a přehodnocování limitů potřebnosti, schvalování operací, spotřebě a zaúčtování jednotlivých operací.
Většina organizací veřejné správy má proces nákupu a výdeje materiálu do spotřeby nastaven tak, že požadavky na pořízení iniciují jednotlivé odborné úseky, a vlastní pořízení, evidenci a výdej materiálu do spotřeby zajišťuje ekonomický úsek (při další náplni ekonomického nebo účetního charakteru). Jedná se o model často dobře fungující, protože úkony od pořízení materiálu po zaúčtování spotřeby spravuje jeden útvar, který si všechny fáze odborně pohlídá. Rizika se mohou vyskytovat nejspíše ve fázi schvalování (aby potřeba pořízení byla řádně odůvodněna skutečnými požadavky, správně určena a parametrizována).
V některých případech u větších organizací existuje dokonce specializovaný nákupní úsek. Toto uspořádání je možno v subjektech veřejné sféry považovat za často nedostupný ideál. Když však existuje, je třeba zajistit správný přenos skutečných potřeb na materiál, fázi schvalování (odůvodnění a parametry), a zejména fázi výběru. Rizikem zde často bývá „navázanost“ příslušných referentů na konkrétní dodavatele a snaha zadat požadavek přímo dotčeným dodavatelům často bez řádných a objektivních výběrových řízení. Tím může dojít k nárůstu nákladů na pořízení materiálu. Další rizika lze spatřovat v cestě dokladů, které mají vstoupit do účetnictví (jejich včasnost, úplnost a správnost).
U všech variant organizace existují rizika „neřádné správy“ pořízeného materiálu, nadspotřeby, pořizování nepotřebného materiálu, nesprávných výběrových řízení, ztráty a zneužívání spotřebního materiálu:
–
Rizika můžeme spatřovat i v oblasti nesprávných, neúplných, popř. jinak „vadných“ dodávek. Zda organizace řádně uplatňuje možné a sjednané přirážky, pokuty a sankce.
–
Dalším rizikem může být neprovádění analýzy a zpětné kontroly v nákupu. Často neexistuje
zpětná vazba informací, ani statistika. Organizace nevěnují dostatečnou pozornost nákladům, zásobám, kvalitě nákupu. Bývá prováděn další nákup materiálu a nejsou prováděny korekce ve vztahu k zásobám a účelnosti uspokojení potřeby.–
Rizikem bývá i situace v personálním zabezpečení nákupu. Struktura a rozmístění pracovníků v nákupu i správy zásob po stránce kvantitativní i kvalitativní často neodpovídá potřebám organizace. Tím není myšlena nekvalita zaměstnanců. Ale spíše např. to, že
agenda
zásob se zdá být natolik podružná, že je zaměstnanci přidružena k jiné odborné agendě. Nebo stav, kdy systemizace „shora“ ustanoví pozici v místě, kde to není úplně organizačně a výkonově vhodné. Organizace, která si může stanovovat vnitřní strukturu sama, by měla věnovat pozornost zejména logice úpravy, místu potřebného výkonu a přiměřenému rozsahu pracovní náplně zaměstnanců odpovědných za zásoby.–
Někdy nejsou vhodně a dostatečně ošetřeny vazby nákupu na rozpočet organizace, není zajištěna kontrola nepřekročení plánovaných výdajů, zodpovědnosti za sledování, řízení a za včasné předávání správných a úplných podkladů. Často chybí seznámení pracovníků s legislativními předpisy, interními předpisy, oprávněními, odpovědností a postupy.
–
Výrazným rizikem bývá často zejména
způsob pořízení
(na základě objednávky, smlouvy, za hotové). Nejsou stanoveny priority. Existuje nedůvodně vysoký podíl nákupu za hotové na celkových nákladech. Právě pořizování materiálu „za hotové ad hoc“ způsobem bývá zdrojem častého plýtvání. V daných případech nikdo zpravidla odkazem na nutnost potřeby neaplikuje ani neprověřuje pravidla účelnosti, hospodárnosti a efektivity konkrétního výdaje.–
Samotný způsob pořízení materiálu skýtá mnohá rizika spojená s nesprávnou aplikací nebo nedodržováním příslušných ustanovení Zozvz.
–
Za riziko svébytné povahy je třeba považovat poskytování stálých záloh zaměstnancům na pořízení materiálu. Je třeba dbát na to, aby existovala přímá vazba pracovní smlouvy nebo pracovní náplně dotčeného zaměstnance obsahující úkony pořizování materiálu. Dále podle rozpočtových pravidel musí být s dotčeným zaměstnancem sjednána Dohoda o odpovědnosti za hodnoty svěřené k vyúčtování. Sjednání dohody, aby byla hodnota následně vyložitelná, musí naplňovat příslušná ustanovení ZP (písemná, s osobou starší 18 let a před předáním hodnot provedení inventury + vytvoření odpovídajících podmínek pro manipulaci s hodnotami).
Poznámka:
OSS - Organizační složky státu
ÚSC - Územní samosprávné celky
Spotřební materiál ve vybraných účetních jednotkách (OSS a ÚSC a příspěvkové organizace OSS a ÚSC) - 1. část
Spotřební materiál ve vybraných účetních jednotkách (OSS a ÚSC a příspěvkové organizace OSS a ÚSC) - 2. část
Spotřební materiál ve vybraných účetních jednotkách (OSS a ÚSC a příspěvkové organizace OSS a ÚSC) - 3. část