Vnitřní kontrolní systém veřejných zakázek (dále také „VZ“) je jedním za základních prvků řádné správy subjektů veřejné správy. Zákon č. 320/2001 Sb. , o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZFK“), ho daným subjektům (z pohledu zákona č. 137/2006 Sb. , o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů [dále jen „ZVZ“]) veřejným zadavatelům ukládá zavést a udržovat. Nyní navazujeme na předchozí část příspěvku v časopise UNES č. 11/2013.
Jak nastavit vnitřní kontrolní systém VZ - veřejní zadavatelé V. část
Mgr.
Pavel
Bláha
I------------------------------------------I---------I------------------------------------------I I Ohodnocená rizika I Celková I Ošetření rizik procesu VZ I I I hodnota I I I I rizika I I I------------------------------------------I---------I------------------------------------------I I Riziko neporovnání předmětu VZ s cíli a I 25 I Do vnitřních předpisů zadavatele před I I záměry veřejné správy, a tím nedosažení I I zahájením přípravy VZ upravit: I I předpokládaných cílů VZ. I I - povinnost porovnávání předmětu VZ se I I Riziko neprovedení analýz potřebnosti, I I schválenými cíli a záměry veřejného I I přesné specifikace předmětu VZ a jeho I I zadavatele + určit odpovědnost za to, I I podmínek + I I že se jedná o skutečnou potřebu I I + neprovedení součtu spolu souvisejících I I veřejného zadavatele, I I plnění v rámci účetního období, a v I I - povinnost před zpracováním ZD 1) I I důsledku toho riziko porušení ZVZ v I I (zadávacích podmínek) provést analýzu I I části zákazu záměrně dělit VZ. I I plnění, jeho potřebnosti, parametrů I I I I norem a předpisů vztahujících se na I I I I předmět VZ, I I I I - povinnost sečíst všechna spolu I I I I související plnění za celé účetní I I I I období, I I I I - určit odpovědnost konkrétního I I I I zaměstnance (popis pracovní činnosti I I I I a vnitřní směrnice) za věcnou, I I I I formální správnost a správnost všech I I I I číselných údajů, I I I I - určit odpovědnost za schválení údajů v I I I I provedených analýzách, I I I I - zakázat změnu odborně posouzených I I I I parametrů. I I------------------------------------------I---------I------------------------------------------I I Riziko nesplnění povinnosti zveřejnit I 10 I Určit odpovědnost konkrétního útvaru a I I předběžné oznámení o VZ - viz hrozba I I zaměstnance (popis pracovní činnosti a I I správního deliktu dle § 120 odst. 1 I I vnitřní směrnice) za včasné zveřejnění I I písm. b) ZVZ. I I předběžného oznámení a za věcnou a I I I I formální správnost uvedených dat. I I------------------------------------------I---------I------------------------------------------I I Rizika: I 25 I Do vnitřních předpisů zadavatele I I - neujasněnost předmětu a podmínek VZ, I I před zahájením přípravy VZ upravit: I I - odlišnosti ZD od příslušných předpisů, I I 1. Povinnost spolupráce všech útvarů a I I norem, metodiky EU, závazných I I externích poradců při zpracování ZD a I I ukazatelů, podmínekdotace... , I I zadávacích podmínek s tím, že nesou I I - porušení zásady rovného zacházení v I I plnou odpovědnost za výsledek tedy I I tom smyslu, že předmět a podmínky VZ I I věcně správnou a úplnou zadávací I I jsou popsány zvýhodňujícím způsobem I I dokumentaci (včetně všech případných I I pro některého z dodavatelů, I I příloh), která stanoví podmínky tak, I I - diskriminační stanovení předmětu a I I aby byly zajištěny: I I podmínek předmětu VZ, I I - úplné a správné přenesení dat z I I - porušení zásady transparentnosti v tom I I provedených analýz (ve vazbě na I I smyslu, že předmět, podmínky předmětu I I příslušné normy a skutečné potřeby I I VZ a kvalifikační kritéria jsou I I zadavatele) viz ošetření rizika I I popsána nejasně a natolik volně, že I I č. 1, I I každý z případných uchazečů si je může I I - soulad se ZVZ a všemi normami, I I vykládat jiným způsobem, I I projekty a předpisy, které se I I - přílišné odkazy na další normy, I I vztahují na předmět VZ, dodržení I I metodiky a směrnice, takže není jasné, I I zásad z § 6 odst. 1 ZVZ, I I jaké požadavky mají dodavatelé splnit, I I - úplnost a správnost zadávací I I - neúplná dokumentace k VZ, I I dokumentace a jejích příloh, I I - v ZD chybí jasný a přesný popis I I - stanovení hodnotících kritérií, I I způsobu hodnocení nabídek, I I která budou nediskriminační a I I - ZD a podmínky odkazují na názvy I I transparentní tak, aby je všichni I I dodavatelů, výrobků a služeb, aniž je I I uchazeči vnímali stejným způsobem. I I to odůvodněno předmětem VZ, I I 2. Určit vrcholovou odpovědnost za I I - stanovení hodnotících kritérií, která I I schválení zadávací dokumentace dle I I se nevztahují k předmětu VZ, I I prováděcí vyhlášky k ZFK č. I I - ZD nezveřejněna na profilu zadavatele, I I 416/2004 Sb., § 13 (věcnou I I - ... I I správnost) tzv. příkazci operace za: I I I I A. Nezbytnost připravované operace I I I I k zajištění stanovených úkolů I I I I a schválených záměrů a cílů orgánu I I I I veřejné správy. I I I I B. Správnost operace [§ 2 písm. l) I I I I ZFK 1) ] zejména ve vztahu I I I I k dodržení: I I I I 1. právních předpisů a opatření I I I I přijatých orgány veřejné správy I I I I v mezích těchto právních I I I I předpisů, I I I I 2. kritérií stanovených pro I I I I hospodárný, efektivní a účelný I I I I výkon veřejné správy, I I I I 3. postupu a podmínek stanovených I I I I pro zadávání VZ. I I I I C. Přijetí opatření k vyloučení nebo I I I I zmírnění provozních, finančních, I I I I právních a jiných rizik, která se I I I I při uskutečňování připravované I I I I operace mohou vyskytnout. I I I I D. Doložení připravované operace I I I I věcně správnými a úplnými I I I I podklady. I I I I 3. Určit vrcholovou odpovědnost za I I I I schválení zadávací dokumentace I I I I (finanční krytí po celou dobu I I I I připravované operace - tzv. I I I I limitovaný příslib) tzv. správci I I I I rozpočtu. I I I I 4. Vrcholová odpovědnost v bodech 2 a 3 I I I I je zásadní z toho důvodu, že právě v I I I I zadávacích podmínkách se nastavují I I I I limity budoucího plnění a na základě I I I I VZ uzavíraná smlouva se od těchto I I I I podmínek nesmí lišit. I I I I Rovněž § 82 odst. 7 ZVZ zakazuje ve I I I I formě dodatků měnit podstatnou měrou I I I I práva a povinnosti vyplývající ze I I I I smlouvy. I I I I 5. Určit odpovědnost konkrétního útvaru I I I I a zaměstnance (popis pracovní I I I I činnosti a vnitřní směrnice) za I I I I včasné zveřejnění úplné zadávací I I I I dokumentace na profilu zadavatele. I I------------------------------------------I---------I------------------------------------------I I Diskriminační stanovení požadavků I 15 I Do vnitřních předpisů zadavatele před I I zadavatele na kvalifikaci dodavatelů. I I zahájením přípravy VZ upravit: I I Požadavky zadavatele na kvalifikaci I I 1. Povinnost spolupráce všech útvarů a I I dodavatelů nezveřejněny na profilu I I externích poradců při zpracování I I zadavatele. I I požadavků zadavatele na kvalifikaci I I I I dodavatele s tím, že nesou plnou I I I I odpovědnost za výsledek tedy I I I I kvalifikační dokumentaci, která I I I I stanoví podmínky tak aby byl I I I I zajištěn: I I I I - soulad se ZVZ v oblasti požadavků I I I I na kvalifikaci dodavatelů, I I I I - dodržení zásad z § 6 odst. 1 ZVZ, I I I I - úplnost a správnost požadavků I I I I zadavatele na kvalifikaci I I I I dodavatele po věcné a formální I I I I stránce s požadavky ZVZ a I I I I stanovisek MMR a ÚOHS, I I I I - stanovení požadavků zadavatele na I I I I kvalifikaci dodavatele, které budou I I I I nediskriminační a transparentní I I I I tak, aby je všichni uchazeči I I I I vnímali stejným způsobem. I I I I 2. Určit vrcholovou odpovědnost za I I I I schválení požadavků zadavatele na I I I I kvalifikaci dodavatele dle vyhlášky I I I I č. 416/2004 Sb., § 13 (věcnou I I I I správnost) tzv. příkazci operace za: I I I I A. správnost operace [§ 2 písm. l) I I I I ZFK] zejména ve vztahu k dodržení: I I I I 1. právních předpisů a opatření I I I I přijatých orgány veřejné správy I I I I v mezích těchto právních I I I I předpisů, I I I I 2. postupu a podmínek stanovených I I I I pro zadávání VZ. I I I I B. Přijetí opatření k vyloučení I I I I nebo zmírnění provozních, I I I I finančních, právních a jiných I I I I rizik, která se při uskutečňování I I I I připravované operace mohou I I I I vyskytnout. I I I I C. Doložení připravované operace I I I I věcně správnými a úplnými I I I I podklady. I I I I 3. Vrcholová odpovědnost v bodě 2 I I I I je zásadní z toho důvodu, že právě I I I I v požadavcích zadavatele na I I I I kvalifikaci dodavatele se nastavuje I I I I základní představa zadavatele o tom, I I I I jakou kvalifikaci musí dodavatel I I I I splnit pro to, aby mu mohla být VZ I I I I přidělena (pokud splní i další I I I I požadavky zadavatele na předmět I I I I VZ...). I I I I 4. Určit odpovědnost konkrétního útvaru I I I I a zaměstnance (popis pracovní I I I I činnosti a vnitřní směrnice) za I I I I včasné zveřejnění úplných požadavků I I I I zadavatele na kvalifikaci dodavatele I I I I na profilu zadavatele. I I------------------------------------------I---------I------------------------------------------I I Chyby zadavatele v oznámení o VZ. I 8 I Určit odpovědnost konkrétního útvaru a I I I I zaměstnance (popis pracovní činnosti a I I I I vnitřní směrnice) za včasné zveřejnění I I I I oznámení a za věcnou a formální I I I I správnost v něm uvedených dat. I I------------------------------------------I---------I------------------------------------------I I Odůvodnění nezveřejněno nebo I 15 I Do vnitřních předpisů zadavatele před I I nezveřejněno v příslušné lhůtě na I I zahájením přípravy VZ upravit povinnost I I profilu zadavatele. Odůvodnění není I I spolupráce všech útvarů a externích I I provedeno v rozsahu, jak požaduje I I poradců při zpracování ZD a zadávacích I I prováděcí vyhláška č. 232/2012 Sb. I I podmínek s tím, že nesou plnou I I Odůvodnění je obecné a je v rozporu se I I odpovědnost za obsah odůvodnění VZ v I I zněním zadávací dokumentace. I I rozsahu požadovaném vyhláškou I I I I č. 232/2012 Sb., a jeho zveřejnění na I I I I profilu zadavatele v zákonem stanovené I I I I lhůtě. I I------------------------------------------I---------I------------------------------------------I I Požadavky na kvalifikaci dodavatelů nebo I 15 I Do vnitřních předpisů zadavatele před I I nezveřejněny v příslušné lhůtě na I I zahájením přípravy VZ upravit povinnost I I profilu zadavatele. I I spolupráce všech útvarů a externích I I Požadavky na kvalifikaci dodavatelů I I poradců při zpracování požadavků I I nejsou specifikovány v rozsahu, jak I I zadavatele na kvalifikaci dodavatele s I I požaduje prováděcí vyhláška č. 232/2012 I I tím, že nesou plnou odpovědnost za obsah I I Sb. I I odůvodnění požadavků na kvalifikaci I I Požadavky na kvalifikaci dodavatelů jsou I I dodavatele v rozsahu požadovaném I I obecné a jsou v rozporu se zněním I I vyhláškou č. 232/2012 Sb., a jeho I I zadávací dokumentace (část kvalifikace I I zveřejnění na profilu zadavatele v I I dodavatelů). I I zákonem stanovené lhůtě. I I------------------------------------------I---------I------------------------------------------I I Nesprávně stanovené lhůty v rozporu s I 10 I Povinnost spolupráce všech útvarů a I I ustanoveními § 39a ZVZ. I I externích poradců při zpracování I I Riziko neprodloužení lhůty přiměřeně I I požadavků zadavatele na kvalifikaci I I obsahu dodatečných informací zadavatele. I I dodavatele s tím, že nesou plnou I I I I odpovědnost za správné stanovení lhůt VZ I I I I a za případné odpovídající prodloužení I I I I lhůty pro podání nabídek I I I I (viz § 40 odst. 3 ZVZ), pokud došlo v I I I I průběhu této lhůty ke změně zadávacích I I I I podmínek (a to odpovídajícím způsobem I I I I dle charakteru provedené změny). I I------------------------------------------I---------I------------------------------------------I I Rizika diskriminačního a I 20 I Určit vhodný termínu pro prohlídku I I netransparentního přístupu zadavatele k I I místa plnění tak, aby si všichni I I dodavatelům spočívající např. v: I I potencionální uchazeči měli reálnou I I - umožnění prohlídky místa plnění I I možnost prohlédnout místo plnění. I I odděleně jednotlivým uchazečům, I I Určit transparentním způsobem konkrétní I I - poskytnutí preferovaných informací I I termín a prohlídky místa plnění s I I některému z uchazečů, I I uvedením jednoznačného místa srazu I I - nezveřejnění dotazů uchazečů k VZ I I účastníků. Neumožnit prohlídky místa I I a odpovědí zadavatele na tyto dotazy. I I plnění individuálně jednotlivým I I I I uchazečům o VZ, taky aby zadavatel I I I I nemohl být podezříván z poskytnutí I I I I preferovaných informací některému z I I I I uchazečů. Z prohlídky místa plnění I I I I sepsat záznam o průběhu, projednávaných I I I I skutečnostech a o závazných stanoviscích I I I I zadavatele. Zápis zveřejnit na profilu I I I I zadavatele, stejně jako znění dotazů I I I I uchazečů o zakázku a odpovědí zadavatele I I I I na ně. Totéž se týká i dodatečných I I I I informací zadavatele k zadávacím I I I I podmínkám. Určit odpovědnost za věcnou I I I I správnost, kvalifikovanost a soulad výše I I I I uvedených dokladů a úkonů zadavatele se I I I I ZVZ (tj.: osoby znalé předmětu VZ, I I I I právní službu zadavatele, externí I I I I poradenské a správní služby). I I------------------------------------------I---------I------------------------------------------I
Dokončení, resp. celé znění, příspěvku naleznete na www.ucetnikavarna.cz.
1) zadávací dokumentace