Tuzemská pracovní cesta

Pracovní cesty jsou součástí práce mnohých jednotlivců. Abychom si usnadnili život, připravíme si přehledný návod, jak vyřídit všechny potřebné rituály. Tuto směrnici bychom (s trochou nadsázky) mohli nazvat „Průvodce šťastného cestovatele“. Žádné složitosti, jen rutina. Tato směrnice slouží jako praktický nástroj a poskytuje přehledný návod na to, jak správně vyřídit všechny potřebné formality a zajistit, aby byly výdaje v souladu s platnými zákony a vnitřními poměry v účetní jednotce. Klíčovými aspekty směrnice je definice pracovní cesty, schvalovací proces, typy náhrad, výpočet náhrad, dokladování výdajů.

Česká firma zaměstnala Slováka z Prešova. Místo výkonu práce má v sídle firmy v ČR. Nyní má služební cestu za klientem z Prešova do Prahy a zpět (což není do sídla firmy). Nejsem si jista, jak správně spočítat cestovné. Dobu na Slovensku v eurech dle sazeb zahraničního stravného a v Čechách dle tuzemského v korunách? Dále bude zaměstnanec jezdit na služební cesty z místa svého bydliště, tj. Slovensko, různě po EU. Pracovní cesta bude začínat v místě jeho bydliště na Slovensku a budu počítat zahraniční stravné, jako u ostatních českých zaměstnanců?

V článku si uvedeme změny v daňových limitech pro rok 2023 pro osvobození stravenkového paušálu od daně z příjmů u zaměstnanců a pro uplatnění stravenky do daňových výdajů u zaměstnavatele. Zákon č. 586/1992 Sb. , o daních z příjmů (dále jen „ZDP “), stanoví dva hodnotové limity pro daňové řešení příspěvku zaměstnavatele na stravování zaměstnanců. Výše obou limitů je shodná: hodnotový limit pro daňově uznatelné výdaje (náklady) zaměstnavatele v případě příspěvku na stravování poskytovaného jako nepeněžní plnění a hodnotový limit pro osvobození od daně z příjmů ze závislé činnosti v případě peněžitého příspěvku na stravování. Oba hodnotové limity se odvozují od horní hranice stravného, které lze poskytnout zaměstnancům odměňovaným platem při pracovní cestě trvající 5–12 hodin [§ 176 odst. 1 zákona č. 262/2006 Sb. , zákoník práce (dále jen „zákoník práce “)].

Ředitelka odjíždí na dvoudenní pracovní cestu (která je stanovena na 9. až 10. 3. 2022 v Praze). Bude odjíždět dne 8. 3. v odpoledních hodinách a chce, aby jí byla proplacena náhrada i za nocležné (tj. 8. 3.) s tím, že jako zaměstnavatel si může určit, kdy začne pracovní cesta. Už v loňském roce jsme ředitelce neproplatili první noc za přespání v hotelu, kdy jí "školení, či porada" začaly až druhý den, rovněž se jednalo o dvoudenní pracovní cestu. Nyní nám sdělila, že jí to budeme muset proplatit, protože ostatní sociální zařízení to ostatním ředitelům proplácejí, jen ona tuto cestu nedostala plně uhrazenou. Kolega ředitelku odváží služebním autem do Brna, kde by měla přestoupit do vozidla její kolegyně a společně s ní odjíždět do Prahy. Dne 10. 3. odpoledne kolega pro ředitelku zase pojede služebním vozidlem do Brna a odveze ji zpět. Dle našeho názoru proplatíme ředitelce stravné za dobu, kdy bude na školení s tím, že se bude stravné krátit o bezplatně poskytnutá jídla. Nocležné dostane jen za jednu noc (ve směrnici máme uvedeno, že nocležné naše organizace proplatí jen do výše 1 200 Kč za noc) a cestovné jí nebude proplaceno. Je to tak?

V návaznosti na současnou situaci se začaly objevovat mylné představy o poskytování cestovních náhrad, zejména v souvislosti s výkonem práce doma, a to konkrétně s požadavky na předmětné náhrady také mimo pracovní cesty. Tuto problematiku upřesníme v následujícím textu.

Dnem 1. 1. 2021 nabyla účinnosti nová vyhláška Ministerstva práce a sociálních věcí ze dne 21. 12. 2020 č. 589/2020 Sb. , o změně sazby základní náhrady za používání silničních motorových vozidel a stravného a o stanovení průměrné ceny pohonných hmot pro účely poskytování cestovních náhrad (dále jen „vyhláška č. 589/2020 Sb. “), a stejně tak i vyhláška Ministerstva financí ze dne 4. 12. 2020, o stanovení výše základních sazeb zahraničního stravného pro rok 2021, a to pod číslem 510/2020 Sb. (dále jen „vyhláška č. 510/2020 Sb. “) Citovaná vyhláška Ministerstva práce a sociálních věcí současně zrušila vyhlášku č. 358/2019 Sb. , o změně sazby základní náhrady za používání silničních motorových vozidel a stravného a o stanovení průměrné ceny pohonných hmot pro účely poskytování cestovních náhrad, a citovaná vyhláška Ministerstva financí vyhlášku č. 310/2019 Sb. , o stanovení výše základních sazeb zahraničního stravného pro rok 2020.

O paušalizaci cestovních náhrad zaměstnanců při jejich pracovních cestách (tuzemských i zahraničních) se snaží většina jejich zaměstnavatelů. Je to pochopitelné, protože paušalizace vždy znamená zjednodušení poskytování náhrad. Podstatným problémem v této souvislosti však vždy zůstává splnění stanovených podmínek pro tento právní úkon.

Zákoník práce umožňuje poskytovat zaměstnancům cestovní náhrady formou paušální částky. Využití této možnosti znamená výrazné zjednodušení administrativních činností souvisejících zejména s vyúčtováním cestovních náhrad. Při stanovení paušální částky je však nutno postupovat zcela v souladu s § 182 zákona č. 262/2006 Sb. , ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákoník práce ).

V posledních měsících se stále častěji objevují dotazy týkající se odměňování zaměstnanců při jejich pracovních cestách. Podstatou je nepochopení a nesprávná aplikace § 210 zákona č. 262/2006 Sb. , zákoníku práce, ve znění pozdějších předpisů. V tomto ustanovení je přesně stanoveno, že doba strávená na pracovní cestě, nebo na cestě mimo pravidelné pracoviště, jinak než plněním pracovních úkolů, která spadá do směny, se považuje za překážku v práci na straně zaměstnavatele, při které se zaměstnanci mzda nebo plat nekrátí s tím, že jestliže však zaměstnanci v důsledku způsobu odměňování mzda ušla, přísluší mu náhrada mzdy ve výši průměrného výdělku.

Na tuzemských i zahraničních pracovních cestách používají zaměstnanci k úhradám nebo k výběru hotovosti z bankomatu poměrně často platební karty, a to jak tzv. firemní platební karty (platební karty vystavené bankou k účtu zaměstnavatele na jméno zaměstnance), tak i své soukromé platební karty, tj. karty vystavené na jméno držitele, který je majitelem účtu. Pokud používají firemní platební karty, tak je při vyúčtování cestovních náhrad vše zpravidla bez problémů. Doporučuji ale vyúčtování cestovních náhrad provést až poté, kdy bude k dispozici výpis z účtu k této kartě. Podrobněji se na téma podíváme níže v článku.

Zákoník práce umožňuje zaměstnavateli povolit zaměstnanci přerušení tuzemské i zahraniční pracovní cesty z důvodů ze strany zaměstnance. Přestože stanoví, že během takového přerušení zaměstnanci cestovní náhrady nepřísluší, poskytují zaměstnavatelé poměrně často zaměstnancům cestovní náhrady, zejména stravné a zahraniční stravné, i za část doby tohoto přerušení.

Novela zákona č. 262/2006 Sb. , zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákoník práce “), s účinností od 1. 1. 2012, přinesla zásadní změnu pro počítání stravného při dvoudenních tuzemských pracovních cestách zaměstnanců. A navzdory uplynulým rokům od zmíněného data, činí tato právní úprava v řadách podniků a organizací (u jejich pracovníků zabývajících se právě problematikou poskytování cestovních náhrad při pracovních cestách zaměstnanců a dalších osob) stále problémy.