Elektronická fakturace

Asi všichni vnímáme, jak důležité je v dnešní době neusnout na vavřínech a získávat informace o nových technologiích, jako je bezpochyby umělá inteligence. To byl jeden z hlavních důvodů, proč jsme se rozhodli se společností Redque uspořádat webinář na téma digitalizace v účetnictví. Na webináři jsme také rozebrali jak s digitalizací začít a jestli opravdu AI nahradí účetní (a další profese), jak mnohdy slýcháme v médiích. Probrali jsme také životní cyklus dokladu, zjednodušení práce pro účetní díky AI, archivaci dokladů, časová razítka a mnoho dalšího. Přihlaste se nebo se zaregistrujte a pusťte si záznam webináře zdarma!

Není tajemstvím, že umělá inteligence (AI) začíná hrát důležitou roli v mnoha odvětvích včetně účetnictví. Přestože někteří mohou mít obavy z možné náhrady lidské práce, realita je jiná. V našem nedávném podcastu, který připravil Ing. Jaroslav Ždímal z Redque s.r.o., jsme se podrobněji zaměřili na to, jak AI mění účetní praxi – a to ke spokojenosti účetních.

Digitalizace účetnictví je nevyhnutelná. Budoucnost účetnictví není v papírové formě a již dnes plno firem využívá zcela digitální řešení. Každá změna s sebou nese obavy. Ta digitální se dotýká většinou každého zaměstnance, který musí upravit své rutinní činnosti. Na začátku digitalizace jsou tak důležité nejen výběrové řízení na dodavatele, zabezpečení dat a vhodné programy, ale také komunikace a zapojení celého týmu do samotné implementace. Naslouchat a zodpovídat všechny dotazy je nutné pro hladký průběh i otevřenost týmu ke změně, novým nástrojům a jejich přijetí za vlastní. Díky urychlení procesů dostává vedení společnosti přístup k datům, které jim pomáhají rychleji reagovat na vývoj a trendy jejich podnikání. Mohou tak činit rozhodnutí ve velmi krátkém čase a s relevantními daty. Mění se také účetní profese, která již neodpovídá představě široké veřejnosti. Získává tak opět prestiž, kterou si bezesporu zaslouží.

Je vaše účetnictví stále papírové? Právě nastává nejvyšší čas poohlédnout se po možnostech přechodu na jeho digitální formu! Transformace papírového účetnictví na elektronické je vhodná k prvnímu dni nového účetního období, takže máte celé léto a podzim na to zvážit všechny možnosti – následující informace vám mohou pomoci se lépe zorientovat.

Pokrok nelze zastavit, a to se týká i oblastí účetnictví a daní. Elektronizace a digitalizace se nezadržitelně vtírají i do těchto oblastí podnikatelské činnosti. České firmy si sice na jednu stranu stěžují na administrativní zátěž a byrokracii, ale na druhou prozatím nevyužívají mnohdy možností moderních technologií, které by jim od administrativy mohly ulehčit tak, jak by bylo možné, anebo je používají ne zcela efektivním a správným způsobem.

Hlavním cílem tohoto příspěvku je charakterizovat proces elektronické fakturace v podmínkách české účetní legislativy a objasnit, jakými způsoby je možné tento typ fakturace realizovat tak, aby účetní jednotka celý proces uskutečnila s vynaložením co nejnižších nákladů při zachování maximální bezpečnosti jak z pohledu eliminace chybovosti v rámci celého fakturačního procesu, tak i z pohledu bezpečné archivace účetních záznamů. Je možné konstatovat, že elektronická fakturace je nedílnou součástí digitalizovaného účetnictví. Rozhodne-li se účetní jednotka vést digitální účetnictví, měla by implementovat elektronickou fakturaci (vystavení faktur obchodním partnerům / příjem faktur od obchodních partnerů v elektronické podobě) do svého podnikového prostředí. A obráceně platí, že pokud se účetní jednotka rozhodne pro elektronickou fakturaci, měla by zvážit přínosy digitálně vedeného účetnictví a v ideálním případě zdigitalizovat veškeré své procesy tak, aby mohla těžit z veškerých výhod, které jí digitálně vedené účetnictví s sebou přináší.

Digitální účetnictví je v současné době velmi diskutované téma. Jedná se o komplexní vedení účetnictví výhradně v elektronické formě. Úkolem digitálně vedeného účetnictví je usnadnit a zrychlit zachycení veškerých účetních transakcí, které nastaly v průběhu účetního období a současně zajistit maximální automatizaci veškerých účetních prací, které musí účetní jednotka vykonat na konci účetního období tak, aby mohla ve finální fázi sestavit účetní závěrku za příslušné období. Současně musí platit pravidlo, že takto vedené účetnictví musí být v maximálně možné míře vedeno bezpečně takovým způsobem, aby byla eliminována možnost ztráty dat či jejich zneužití třetí osobou. Hlavním cílem tohoto příspěvku je poskytnout praktická doporučení a rady, které mohou vaší účetní jednotce usnadnit samotnou transformaci účetnictví vedeného v papírové podobě do jeho digitální formy.

Rozhodne-li se zákonodárce, že z rozumných důvodů je potřeba trvat na listinné podobě dokladů předkládaných při kontrole, může zpřísnit požadavky na formu dokumentů. V opačném případě je žádoucí zohlednit technologický i společenský pokrok. Právo je zapotřebí vykládat tak, aby reflektovalo potřeby ekonomické a společenské reality; nesmí tomu být naopak. Ekonomická a společenská realita nemá sloužit potřebám práva, jeho formalit a podřizovat se „přirozeným tendencím orgánů veřejné moci o maximální usnadnění rozhodovacího procesu“ (rozsudek Nejvyššího správního soudu ze dne 16. 4. 2008, č. j. 1 Ans 2/2008 - 52, č. 1626/2008 Sb. NSS ). Lpění na listinné podobě dokumentů v situaci, kdy to není pro naplnění účelu právní úpravy nezbytné, je přepjatě formalistické.

Podle rozsudku Nejvyššího správního soudu ze dne 20. 10. 2021, čj. 1 Afs 369/2020-54

I v tomto letním vydání pokračujeme seriálem věnovaným DPH u tuzemských obchodních transakcí. Tentokráte se věnujeme ustanovení o daňových dokladech, která jsou sice obsáhlá, ale myšlenkově nenáročná. Jsou tak vhodná i ke čtení u bazénu nebo někde na pláži pod slunečníkem.

Jeden z hlavních problémů při externím zpracovávání účetnictví je to, že klienti nedodávají dokumenty včas a kompletní. Týká se to hlavně přijatých faktur a účtenek, ale i bankovních výpisů. Při tom se ale dá spolupráce mezi klientem a účetní firmou nastavit tak, aby klient nemusel doklady připravovat ani je účetní firmě předávat. Jsou to totiž činnosti, které zákazníci nemají rádi a nechtějí je dělat. Vše lze nastavit tak, aby účetní firma měla všechny doklady včas a kompletní a zákazník se nemusel angažovat. Odpadne také neustálé urgování chybějících dokladů. A přesně proto jsme vyvinuli wflow.com. Služba wflow.com je určená k bezpečnému a průkaznému předávání a oběhu dokumentů, jejich schvalování a zabezpečené elektronické archivaci. Propojením s umělou inteligencí na vytěžování faktur firmy ROSSUM a libovolným informačním systémem pak umožňuje plně automatizované zpracovávání přijatých faktur včetně schvalovacího procesu, zaúčtování a nákladových objektů (střediska, zakázky…).

Dodací podmínky INCOTERMS vznikly přibližně před osmdesáti lety se záměrem odstranit nejednotný náhled obchodních zákoníků různých zemí do kupních smluv. Jejich odlišnosti potom vedly ke sporům ohledně odpovědnosti za řádný způsob dodávky a zajištění přepravy mezi prodávajícím a kupujícím. Nyní jsou standardně obsahem kupních smluv v mezinárodním obchodu, avšak jejich využití se rozšířilo i do obchodu tuzemského.

Volba platební podmínky má bez jakékoli diskuze vliv na peněžní tok firmy a manažeři nákupu i prodeje jsou vedeni k tomu, aby zvažovali velmi pečlivě všechny nabízené možnosti. V první řadě jde o vliv platební podmínky na již zmíněné cash flow firmy a v neposlední řadě velmi dobře vybalancovaná podmínka kultivuje celý obchodní případ. Přestože neexistuje stoprocentně využitelná rada pro všechny, tak je dobré se držet při sjednávání platební podmínky několika obecných pravidel. Tato pravidla jsou obecně poplatná, nejen v tuzemských zakázkách, ale i v těch zahraničních obchodních případech…

Daň z přidané hodnoty se mezi ostatními daněmi pyšní hned několika NEJ. Jednak jde o daň s nejvyšším fiskálním přínosem pro stát, dále jde o nejvíce harmonizovanou daň z pohledu Evropského daňového práva nebo jde o nejčastěji kontrolovanou oblast ze strany správce daně. Výčet by mohl být jistě delší, nicméně velmi často se jí říká také „dokladová daň“. Tímto přízviskem mám na mysli fakt, že správně vystavené daňové doklady se všemi náležitostmi přispívají k dobrému průchodu přes elektronické systémy správce daně, kde jsou faktury párovány a podrobeny různým testům z hlediska časových souvislostí, přenesení daňové povinnosti, povinností přiznat daň v návaznosti na uplatněný odpočet atd.

Dvě právnické osoby si sjednají pronájem pracovního místa, který zahrnuje místo, pracovní stroj a služby, které zahrnují – elektřinu, vytápění, vodu, úklid a odvoz komunálního odpadu. Ve smlouvě je stanovena cena za místo, stroj a paušální částka za služby. Je to takto správně? Je možné, aby ve smlouvě byla elektřina a voda součástí paušálních služeb, nebo musí být odděleny samostatně jako energie dohromady a opět paušální částkou? A jak to bude potom s fakturací? Je možné fakturovat vše jednou částkou, např. „pronájem pracovního místa včetně služeb“, a jednou sazbou 21 % DPH? Nebo je vše nutné rozdělit dle smlouvy a u energií by byla také 21% DPH, i když u vody je 15 %, ale ve smlouvě není stanoveno, kolik je za vodu?

Chování většiny firem je motivováno ekonomicky. Výrazným nástrojem k cestě za efektivitou je snižování výdajů a automatizace procesů. To se nevyhýbá ani administrativě a účetnictví. Firmy využívají účetní software, případně za jeho používání platí externímu dodavateli. Trendem posledních let se v oblasti administrativního chodu firmy stalo hledání optimálního řešení přenosu faktur či jiných dokumentů v elektronické podobě v podstatě bez zásahu lidské ruky. To přináší firmám mnohé výhody, například eliminaci možné chyby, která může lehce nastat při ručním přenosu dat do vlastního systému, rychlejší získávání potřebných informací pro rozhodování firmy (aktuální stav závazků, skladového hospodářství apod.) či snížení režijních nákladů na počet osob zpracovávajících administrativu.

V tomto příspěvku si naznačíme postupy pro „efektivní“ vedení účetnictví, tj. jak účtovat, aby účetnictví bylo co nejméně pracné, a tedy co nejméně časově náročné. Přitom ale, aby bylo vedeno správně a poskytovalo veškeré potřebné výstupy pro všechny uživatele (výkazy, informace pro řízení atd.). Zmíníme se tedy o tom, jak využívat možností moderních účetních softwarů a elektronické komunikace, jak využívat vnitřních kontrolních vazeb v účetnictví k průběžné kontrole účtování atd.